Lärde mig hur man gör kopior av ark snabbt i podcast 1981.
Du har hört talas om chefens 15-minutersregel, eller hur? Varje gång din chef ber dig om något, kommer han eller hon tillbaka 15 minuter senare och ber om en udda vridning som han eller hon inte angav första gången. Nu när du kan skapa kalkylbladskopior väldigt snabbt finns det större chans att du måste göra ändringar i alla 12 ark istället för bara ett ark när din chef kommer tillbaka.
Jag kommer att visa dig ett otroligt kraftfullt men otroligt farligt verktyg som heter Gruppläge.
Vid den här tiden har du 12 kalkylblad som oftast är identiska. Du måste lägga till summor i alla 12 kalkylblad. För att gå in i gruppläge, högerklicka på fliken januari och välj Välj alla ark.
Namnet på arbetsboken i namnlisten anger nu att du är i gruppläge.
Allt du gör i januari-kalkylbladet kommer nu att hända med alla ark i arbetsboken.
Varför är detta farligt? För om du blir distraherad och glömmer att du är i gruppläge kan du börja skriva in januari-data och skriva över data på de 11 andra kalkylbladen!
När du är klar med att lägga till totala, glöm inte att högerklicka på en arkflik och välj Ta bort gruppark.
Kolla på video
- Lärde mig hur man gör kopior av ark snabbt i podcast 1981
- Chef 15 minuters regel säger att din chef kommer att ändra sig 15 minuter efter en begäran
- Välj Jan-ark. Skift-klicka på Dec-arket för att starta gruppläget
- Varje ändring av Jan sker för alla ark i gruppen
- Lätt att glömma att du är i gruppläge
- Varje gång jag är i gruppläge ringer telefonen
- Tre sätt att avsluta gruppläget
- Välj ett ark som inte ingår i gruppen.
- Om alla ark är grupperade väljer du något annat ark än det aktiva arket
- Högerklicka på fliken ark och välj urgruppsark
Videoutskrift
Podcasten sponsras av boken: "MrExcel XL"!
Lär dig Excel från podcast, avsnitt 1983 - Ändra alla ark med gruppläge!
Långt tillbaka i avsnitt 1981 visade jag dig hur du snabbt skapar ark, kom ihåg CTRL-drag och så, medan vi bygger en rapport här för januari, kan vi göra kopior otroligt snabbt. Men tyvärr nu bryter vi mot en affärsregel som du kanske har hört av, kallad "Manager 15 Minute Rule". Nåväl, du kanske inte har lärt dig det här i handelshögskolan, för jag tror att jag har gjort det, och det går så här: det står om din chef kommer in och bad dig göra något för en uppgift, det handlar vanligtvis om 15 minuter senare kommer chefen tillbaka och säger: "Du vet, hej, jag ändrade mig, jag behövde göra något annat." Men du vet, nu är problemet att vi kan göra ark så snabbt att vi istället för att behöva göra en ändring måste göra 12 ändringar,Januari till december. Jag ska visa dig ett trick som är otroligt kraftfullt men otroligt otroligt farligt.
Så jag börjar här på januaribladet, och jag ska skiftklicka på december. Okej, och vad det har gjort kan du se här uppe, nu säger vi att vi är i gruppläge, så. Även om vi tittar på januari händer alla ändringar vi gör med alla ark i gruppen. Så kanske chefen säger "Titta, jag behöver totalen markerade med fet stil." Så jag gör CTRL + B där, CTRL + B, och vi måste redigera den här januarirapporten, jag vill kalla den "Försäljningsrapport för januari". Så jag går in i redigeringsläge och säger här uppe: "Försäljningsrapport", faktiskt låt oss skrika i alla bokstäver, "FÖR" &, och då behöver jag inte "Rapporter" i slutet, bara ÖVRE där. Det ser bra ut. Och låt oss ställa in det i någon annan färg. Kanske en fin djupblå. OK. Så där har vi gjort ändringen för januari,men det har faktiskt gjort samma förändring i alla ark i gruppen.
Okej nu, anledningen till att detta är så farligt, är att varje gång jag går i gruppläge ringer min telefon, och det är inte ett kort samtal, någon med någon komplicerad sak, eller kanske till och med min chef, du vet, som ger mig, saker att göra i 15 minuter. Och jag kommer tillbaka från det samtalet och sitter här och inser att jag tittar på försäljningsrapporten för januari och jag började ändra nummer i januari. Och problemet med det är, även om jag tror att jag jobbar med januari-rapporten, så skruvar jag faktiskt upp alla siffror på alla andra rapporter i gruppen! Jag menar, låt oss inse det, det är verkligen subtilt, riktigt subtilt, arkflikarna här nere är inte så olika i färg och riktigt små där uppe, verkligen utom synhåll, att du är i gruppläge, så. Mitt verkliga tips här,är ett tips som verkligen inte behöver göra något med Excel, det är bara att jag har bränts av detta så många gånger, varje gång jag går in i gruppläge har jag en klisterlapp på min vägg. Jag fäster den där klisterlappen i monitorn, det står "Bill … Du är i gruppläge!" Okej, bara för att när du väl har bränts av detta är det en smärtsam, smärtsam sak.
Nu, frågan, hur kommer du ut ur gruppläget, okej? Det finns ett par olika sätt, om alla ark inte är markerade, kan du bara klicka på ett annat ark i arbetsboken så kommer du ur gruppläget. Men om alla lakan är markerade, så jag ska välja alla lakan, måste du bara välja något som inte är det aktiva arket, så om jag klickar på februari, skulle det få oss ut. Men det fungerar inte om vi inte finns i alla ark. Så som rätt, om jag klickar på februari, januari till december, gör det bara det aktiva arket. Du måste klicka utanför. Så, det sätt som fungerar pålitligt hela tiden är att högerklicka på valfri arkflik och välja "Uppdela ark". Jag inser att det är ur din syn där. Men det fungerar hela tiden.
Bara ett bonustips här, om du inte behöver markera alla ark, kan du välja januari och sedan CTRL-klicka på mars och maj och juli och september och sätta dem i gruppläge, så.
Hej, om du gillar dessa tips, prenumerera på XL-spellistan, poddsänder jag alla 40 tips i XL-boken. Eller hej, du kan spara tid och köpa hela boken nu, det finns en länk där uppe i "jag" uppe till höger. Du kan köpa hela boken nu, det är 25 $, det är billigt, alla dessa fantastiska Excel-tips, bra referensguide till hela denna serie podcaster vi gör här.
Okej, Episode Recap: Du lärde dig hur man snabbt kopierar ett ark, tillbaka i podcast 1981, Manager 15 Minute Rule, säger min skapelse: varje gång en chef ber om något ändrar de sig 15 minuter senare, men nu måste göra ändringar i 12 exemplar istället för bara en. Så du väljer januaribladet, Skift-klicka på december för att börja gruppläge, ändrar alla ark i gruppen. Men det är lätt att bli distraherad och glömma att du är i gruppläge. Telefonen ringer, kallas till ett personalmöte, du kommer tillbaka och ser att du är i januari, börja om med att skriva saker. Det finns tre olika sätt att avsluta gruppläget: Om alla ark inte är markerade väljer du det ark som inte finns i gruppen. Om alla ark är grupperade väljer du det ark som inte är det aktiva arket. Eller pålitligt,oavsett hur många ark som är markerade, högerklicka på arkfliken och välj Ta bort gruppark.
Hej, en hel del av idéerna i boken var massmatade, så Olga K skickade i gruppläge, det är en av hennes idé så tack vare henne. Och jag vill tacka dig för att du kom förbi, vi ses nästa gång för en ny netcast från!
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast1983.xlsx
