Idag en gammal teknik som kallas datakonsolidering. Om du måste kombinera data från flera kalkylblad eller flera arbetsböcker kan konsolidering hantera jobbet om dina data är i ett specifikt format. Lär dig mer om detta gamla verktyg.
Det finns två gamla konsolideringsverktyg i Excel.
För att förstå dem, säg att du har tre datamängder. Var och en har namn på vänster sida och månader överst. Observera att namnen är olika och att det finns olika antal månader i varje datamängd.
Du vill kombinera dessa i en enda datamängd. Vänd på sidan för en diskussion om de två metoderna.
Det första verktyget är kommandot Konsolidera på fliken Data. Välj ett tomt avsnitt i arbetsboken innan du startar kommandot. Använd RefEdit-knappen för att peka på var och en av dina datauppsättningar och klicka sedan på Lägg till. I den nedre vänstra delen väljer du Översta raden och Vänster kolumn.
När du klickar på OK skapas en överuppsättning av alla tre datamängderna. Den första kolumnen innehåller vilket namn som helst i någon av de tre datamängderna. Rad 1 innehåller vilken månad som helst i vilken datamängd som helst.
Lägg märke till tre irritationer i figuren ovan. Cell A1 lämnas alltid tom. Data i A sorteras inte. Om en person saknades i en datamängd, lämnas cellerna tomma istället för att fyllas med 0.
Att fylla i cell A1 är enkelt nog. Att sortera efter namn innebär att du använder Flash Fill för att få efternamnet i kolumn N. Så här fyller du tomma celler med 0:
- Markera alla celler som ska ha siffror: B2: M11.
- Välj Hem, Sök och välj, Gå till Special.
- Välj Blanks och klicka sedan på OK. Du kommer att lämna alla tomma celler valda.
-
Skriv 0 och sedan Ctrl + Enter.
Gå till Special
Resultatet: en snyggt formaterad sammanfattningsrapport.
Kolla på video
- Consolidate är en gammal funktion i Excel
- Ange flera intervall att konsolidera
- Använd etiketter i översta raden och vänster kolumn
- Irriterande: A1 är alltid tom, kolumn A sorteras inte, tomt i data
- Gå till Special, Blanks, 0, Ctrl + Enter
- Consolidate kan peka på externa arbetsböcker
Videoutskrift
Lär dig Excel från podcast, avsnitt 2046 - Konsolidera arbetsblad!
Jag podcastar alla mina tips från den här boken, klicka på "i" i det övre högra hörnet för att komma till spellistan!
Okej, jag har ett fantastiskt, fantastiskt gammalt gammalt trick. Jag har tre datamängder här, Q1, Q2, Q3, de har alla samma form och att de har namn längst till vänster, månader går överst, men inte exakt samma form. Q1 har Jan-Feb-Mar, Q2 har 5 månader, jag antar att vi blev lat och inte räknade ut att göra detta i slutet av juni och någon gjorde det äntligen i slutet av augusti, och sedan har Q4 fyra månader. Okej, den första går A: D, 2: a A: F, 3: e A: E. Olika namn, några av namnen är desamma, som Michael Seeley finns där i alla, men andra namn kommer och går. Okej, det här är en fantastisk funktion, den har funnits för alltid. Jag kommer ihåg att jag gjorde det redan 1995, även Data, Consolidates!
Okej, vi ska använda SUM-funktionen, jag har aldrig använt någon av de andra, men jag antar att de är där. SUM-funktion, det första vi ska göra är att gå tillbaka till Q1 och peka på detta intervall, de fyra kolumnerna, klicka på Lägg till och gå sedan till Q2, välj dessa kolumner, klicka på Lägg till och sedan Q4, välj dessa kolumner . Okej, kryssa i den här rutan för Använd etiketter i den översta raden och den vänstra kolumnen. Bläddringsknappen betyder att dessa datamängder kan finnas i olika arbetsböcker! Skapa länkar till källdata, vi ska prata om den i slutet. När jag klickar på OK kommer de att få alla namn som finns i någon av de tre listorna, månaderna där i någon av de tre listorna, och vi har nu denna fantastiska superset, ok, irritationer!
Det här är en fantastisk funktion, men här är de saker som bara hackade mig. De ger mig inte etiketten i A1, de bryr sig inte om att sortera data som går ner, och om någon inte hade någon post i den första ger de mig tomma istället för nollor. Okej, för att fylla tomrummen med nollor, Hem, Sök och välj, Gå till Special, välj Mellanslag, klicka på OK, skriv en noll, Ctrl + Enter fyller i dem. Lätt nog att sortera data, Data, AZ och det kommer att sortera data, okej. Skapa länkar, jätte, det fungerar aldrig rätt, okej, skapa länkar, för att skapa länkar ska det vara i en extern arbetsbok. Okej, så jag ska klicka på Bläddra här, jag skapade en arbetsbok som heter OtherWorkbook, och data finns i A1: D7, klicka på Lägg till, okej, och det är den första. Nästa data finns i G1: L8, så jag ska bläddra i OtherWorkbook, G1: L8,klicka på Lägg till, okej. Så nu har jag två referenser till andra arbetsböcker, översta raden, vänster kolumn, skapa länkar till källdata. Excel-hjälp säger att när du använder Skapa länkar källdata, kommer du aldrig att kunna redigera dessa intervall, klicka igen på OK, och här är vad vi får.
Okej, först, det ser ut som att det gav oss resultaten, det gav oss resultaten, men det finns en extra kolumn B här, och vi har grupp och disposition. Och när vi går till nummer 2-vyn, ah. Så idealiskt, vad du skulle ha är att du skulle ha en arbetsbok som heter januari och en annan arbetsbok som heter februari, och den kommer att visa dig här är januari, här är februari. Här är summan för Mike Seeley, det här är formler som pekar på dessa försäljningar, och här är en summa av dessa två, okej, det är konstigt.
Om du faktiskt använder det här hela tiden vill jag höra från dig i YouTube-kommentarerna. Jag är säker på att det finns ett enklare sätt att göra det för mig, aldrig gjort det i mitt liv, en gång före idag och sedan idag, bara så att jag kunde förklara det, okej. Konsolidera dock, när vi konsoliderar ark från den nuvarande arbetsboken, fantastiskt, fantastiskt knep. I morgon ska vi jämföra flera konsolideringsintervall, pivottabeller, men alla dessa knep finns i boken, klicka på "i" i det övre högra hörnet för att komma till den boken.
Konsolidera, forntida, forntida funktion i Excel, du anger flera intervall att konsolidera, jag markerar alltid rutan för översta raden och vänster kolumn. Resultaten är fantastiska, men A1 är tom, kolumn A sorteras inte och det finns tomma i data, använd Gå till specialmellanrum, skriv en 0, Ctrl + Enter för att fylla dessa tomrum. Och sedan det sista exemplet där, konsolidera kan peka på externa arbetsböcker, kan vara användbart!
Okej hej, jag vill tacka för att jag kom förbi, vi ses nästa gång för en ny netcast från!
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast2046.xlsm
