Tyst och utan någon fanfare har Microsoft ändrat standardbeteendet för hantering av tomma celler i en pivottabellkälla. I mina Power Excel-seminarier kan jag räkna med att minst en person frågar mig: "Varför mina pivottabeller som standard räknas istället för summa när jag drar inkomster till pivottabellen . " Om du har Office 365 kommer en ändring till Excel för att minska antalet gånger detta händer.
När jag får frågan förklarar jag att det är en av två saker:
- Finns det någon chans att du har en eller flera tomma celler i kolumnen Intäkter?
- Jag visar att när jag skapar en pivottabell väljer jag en cell i källdata. Men jag vet att många kommer att välja hela kolumnen, till exempel A: I. Jag uppskattar denna idé, för om du lägger till mer data senare blir den en del av pivottabellen med ett klick på Uppdatera.
Notera
För de personer som väljer hela kolumnen, föreslår jag vanligtvis att konvertera deras pivottabellkälldata till en tabell med Ctrl + T. Alla data som klistras in under tabellen blir också en del av pivottabellen med ett klick på Uppdatera. Detta behandlades i Podcast 2149.
Tidigare är det här som skulle hända:
Du har en enda tom cell i din pivottabelldata.
Om du markerar intäkter i pivottabellens fältlista flyttas den till området Rader istället för Värden. Detta är sällan vad du vill ha.
Människor som rutinmässigt har detta problem har vanligtvis lärt sig att du vill dra intäkter till området Värden. Men detta skulle misslyckas, för nu får du en räkning istället för en summa.
Tänk på vad som hände: En enda tom cell i intäktskolumnen kommer att orsaka en räkning istället för summan. För de personer som väljer A: I istället för A1: I564 väljer du i huvudsak 563 numeriska celler och 1 048 012 tomma celler.
Den nya förbättrade funktionen
Det vackra med att vara en Office 365-prenumerant är att Excel-teamet kan driva ut uppdateringar varje tisdag istället för en gång vart tredje år. Jag började lägga märke till för några seminarier sedan att om jag visar "problemet" med en tom cell, skulle Excel på rätt sätt ge mig en summa av intäkter istället för ett antal intäkter.
Efter mina senaste seminarier i Fort Wayne, Atlanta och Nashville sträckte jag mig till Ash i Excel-teamet. (Några av er kanske kommer ihåg de nya tipsen från Ash varje onsdag berättar om mina senaste 40 dagars Excel-serier.) Ash noterar att någon skrev till Excel-teamet och rapporterade ett fel om att Excel skulle känna igen en kolumn som text om kolumnen innehåller en blandning antal siffror och tomma celler. Excel-teamet lappade upp felet.
Nu - även med en tom cell som visas i figur 1 kan du skapa följande pivottabell i fem musklick:
- Föra in
- Pivottabell
- OK
- Bockmarkregion
- Bock för intäkter
Funktionen har redan gjort det till Microsoft Insiders Channel. Det har också kommit till den månatliga kanalen. Det är definitivt i version 1804, även om det kan ha varit i tidigare versioner. Om din IT-avdelning har gjort dig för kvartalsuppdateringar, se till att version 1804 kommer fram och problemet kommer att lösas.
Observera att det nya beteendet endast gäller data där kolumnen innehåller siffror eller tomma celler. Om din kolumn innehåller ord som "Ingen" eller "Ej tillämpligt" eller "Noll" kommer du att fortsätta att få ett intäktsräkning istället för en summa. Var också uppmärksam på personen som rensar en cell genom att trycka på mellanslagstangenten några gånger. En cell som innehåller "" är inte en tom cell. Det bästa sättet att rensa en cell är att välja cellen och trycka på Radera-tangenten.
