Tre enkla visualiseringsverktyg lades till rullgardinsmenyn Villkorlig formatering i Excel 2007: Färgskalor, datafält och ikonuppsättningar.
Tänk på den här rapporten, som har alldeles för många decimaler för att vara användbar.
Välj siffrorna i rapporten och välj Hem, Villkorlig formatering, Färgskalor. Klicka sedan på den andra ikonen, som har rött längst upp och grönt längst ner.
Med bara fyra klick kan du nu se trender i data. Linje 2 började dagen med höga avvisningsgrader men förbättrades. Linje 3 var dålig hela dagen. Linje 1 var bäst, men även dessa avvisningsgrader började stiga mot slutet av skiftet.
Nästa verktyg, datafält, är som ett litet stapeldiagram som fyller en cell. I följande bild markerar du alla intäktscellerna förutom totalsumman.
Välj Villkorlig formatering, Datafält, Grön. Varje nummer får nu en färgsträng, som visas nedan. Stora siffror får mer färg och små siffror får knappast någon färg.
Varning
Var noga med att inte ta med totalsumman innan du väljer Datafält. I följande exempel kan du se att Grand Total får hela färgen och att de andra cellerna knappast får någon färg.
Med det tredje verktyget Ikonuppsättningar kan du välja mellan uppsättningar som har tre, fyra eller fem olika ikoner.
De flesta håller sina siffror i linje med cellens högra kant. Ikoner visas alltid i cellens vänstra kant. För att flytta numret närmare ikonen, använd ikonen Öka indrag, som visas nedan.
Alla tre dessa datavisualiseringsverktyg fungerar genom att titta på de största och minsta siffrorna i intervallet. Excel delar upp det området i tre delar av samma storlek om du använder en ikonuppsättning med tre ikoner. Det fungerar bra i exemplet nedan.
Men i följande figur gjorde Eddy hemskt under första kvartalet och fick en 30. Eftersom Eddy gjorde det dåligt tilldelas alla andra en guldstjärna. Det verkar inte rättvist eftersom deras poäng inte förbättrades.
Du kan ta kontroll över var räckvidden för en ikon börjar och slutar. Gå till Hem, Villkorlig formatering, Hantera regler och välj Redigera regel. I följande figur erbjuder rullgardinsmenyn Procent, procent, formel och nummer. För att ställa in guldstjärnan så att den kräver 90 eller högre, använd inställningarna som visas nedan. Observera att de två andra ikonerna har ersatts med Ingen cellikon.
