Du har precis sett hur man går med i data, men folk frågar ofta om det motsatta problemet: hur man analyserar data som alla finns i en enda kolumn. Säg att du ville sortera data i figuren nedan efter postnummer:
Välj data i A2: A99 och välj Data, text till kolumner. Eftersom vissa stadsnamn, som Sioux Falls, är två ord, kan du inte bryta data vid varje förekomst av ett utrymme. Istället måste du använda ett kommatecken för att få staden i kolumn A och tillståndet och postnummer i kolumn B, så välj Avgränsad i steg 1 i guiden och klicka på Nästa.
I steg 2 i guiden avmarkerar du Tab och väljer Komma. Förhandsgranskningen längst ner i dialogrutan visar hur dina data kommer att se ut. Klicka på Nästa.
Varning
Under resten av dagen efter att du har använt Text till kolumner kommer Excel ihåg de val du har valt i steg 2 i guiden Konvertera text till kolumner. Om du kopierar data från Anteckningar och klistrar in i Excel delas den med komma. Detta är ofta galet, för de flesta dagar analyseras inte data med kommaet, men för resten av idag kommer det att vara. För att fixa det, stäng och öppna Excel igen.
Steg 3 i guiden ber dig att förklara varje kolumn som Allmänt, Text eller Datum. Det går bra att låta kolumnerna vara allmänna.
När du har delat tillståndet och postnummer till kolumn B, välj B2: B99 och välj sedan Data, Text till kolumner. Den här gången, eftersom varje tillstånd består av två tecken, kan du använda fast bredd i steg 1 i guiden. För att bevara ledande nollor i postnumret markerar du den andra kolumnen och väljer Text som datatyp i steg 3 i guiden.
Dricks
Mycket data kommer att fungera bra med Fixed Width, även om det inte ser ut som det stämmer. I nästa figur är de första tre raderna i Calibri-teckensnitt och verkar inte vara uppradade. Men om du ändrar teckensnittet till Courier New, som i rader 4: 7, kan du se att kolumnerna är perfekt uppradade.
Ibland hittar du en datamängd där någon använde Alt + Enter för att placera data på en ny rad i en cell. Du kan bryta ut varje rad till en ny kolumn genom att skriva Ctrl + j i rutan Annat i steg 2 i guiden, som visas nedan. Varför Ctrl + j? Tillbaka på 1980-talet förklarade IBM att Ctrl + j var en linefeed. Ctrl + j kan också skrivas i dialogrutan Sök & ersätt.
Det finns tre speciella situationer som text till kolumner enkelt hanterar:
- Datum i ÅÅÅÅMMDD-format kan ändras till riktiga datum. I steg 3 i guiden, klicka på kolumnrubriken i dialogrutan, välj Datum och välj sedan YMD i rullgardinsmenyn.
- Om du har negativa siffror där minustecknet visas efter numret, gå till steg 3 i guiden, klicka på knappen Avancerat och välj Efterföljande minus för negativa nummer.
- Data som kopieras från en innehållsförteckning har ofta punktledare som sträcker sig från texten till sidnumret som visas nedan. I steg 2 i guiden väljer du Annat, skriver en period och markerar sedan kryssrutan för Behandla på varandra följande avgränsare som en.
