Här är ett bra knep som jag lärde mig från södra Kalifornien-baserade Excel-konsult Szilvia Juhasz.
Pivottabellen nedan visar produkter överst och kunder på sidan. Pivottabellen är sorterad så att de största kunderna är högst upp. Fältet Försäljare finns i rapportfiltret.
Om du öppnar rullgardinsmenyn Rep kan du filtrera informationen till en säljare.
Detta är ett utmärkt sätt att skapa en rapport för varje säljare. Varje rapport sammanfattar intäkterna från en viss säljares kunder, med de största kunderna högst upp. Och du får se skillnaden mellan de olika produkterna.
Excel-teamet har dolt en funktion som heter Visa rapportfiltersidor. Välj vilken pivottabell som helst som har ett fält i rapportfiltret. Gå till fliken Analysera (eller fliken Alternativ i Excel 2007/2010). Längst till vänster finns den stora alternativknappen. Bredvid den stora alternativknappen finns en liten nedrullningspil. Klicka på den här rullgardinsmenyn och välj Visa rapportfiltersidor ….
Excel frågar vilket fält du vill använda. Välj den du vill ha (i det här fallet den enda tillgängliga) och klicka på OK.
Under de närmaste sekunderna börjar Excel infoga nya kalkylblad, en för varje säljare. Varje arkflik är namngiven efter säljaren. Inuti varje kalkylblad replikerar Excel pivottabellen men ändrar namnet i rapportfiltret till den här säljaren.
Du får en rapport för varje säljare.
Detta skulle fungera med alla fält. Om du vill ha en rapport för varje kund, produkt, leverantör eller något annat, lägg till den i rapportfiltret och använd Visa rapportfiltersidor.
Tack till Szilvia Juhasz för att visa mig den här funktionen under ett seminarium som jag undervisade vid universitetet i Akron för många år sedan. För rekordet var Szilvia i rad 1.
