I årtionden har vissa människor velat ha ett bättre sätt att ha flera personer i samma arbetsbok samtidigt. Den gamla Shared Workbook-funktionen var besvärlig. Folk använde sig av att endast en person hade skrivåtkomst åt gången ", vilket ledde till att någon öppnade filen och sedan glömde att stänga den innan de gick till en två-timmars lunch och band upp filen hela tiden.
Efter att Googles kalkylarkprodukt började erbjuda möjligheten för flera personer att redigera samma kalkylblad spenderade Excel-teamet över två år på att utveckla en funktion som de kallar medförfattare. Funktionen släpptes till Office 365-kunder sommaren 2017.
Funktionen fungerar bra när du har ställt in den. Men det är svårt att räkna ut alla steg för att låta flera personer använda Excel på sina datorer i stället för att vissa människor fastnar med Excel online.
För att börja, välj en person som ska vara ägare till arbetsboken. Den här personen ska redan ha en One Drive For Business- eller SharePoint Online-mapp konfigurerad. Dokumentets ägare ska använda Arkiv, Spara som och välja att spara dokumentet i antingen OneDrive eller SharePoint Online.
Ägaren till arbetsboken klickar på ikonen Dela i det övre högra hörnet av Excel.
Dela-panelen ber dig bjuda in personer via e-postadress.
Men om du tittar längst ner på panelen kan du skapa en delningslänk.
Skapa en delningslänk där alla med länken kan redigera arbetsboken.
Kopiera länken och skicka den till andra i ditt team.
Nästa steg är den irriterande delen. När de följer länken tas de som gäst till Excel Online. Kalkylarket visas och de kan redigeras i Excel Online. Jag pratade med människor från ett företag som slutade vid denna tidpunkt. En person (arbetsbokens ägare) skulle redigera i Excel och alla andra fastnade i Excel Online.
Varning
Som visas nedan är knappen "Redigera i webbläsaren" mycket framträdande och det är vad du troligen klickar på. I desperation kan du försöka klicka på Ladda ner, men detta tar bort möjligheten att medförfattare. Inte så uppenbart i det övre högra hörnet är inloggningsknappen.
För att de andra medförfattarna ska kunna använda arbetsboken i den verkliga versionen av Excel som körs på en dator måste de först logga in på Excel online. Använd referenser som visas i Excel under Arkiv, Konto.
När de har loggat in visas rullgardinsmenyn Redigera arbetsbok. Öppna menyn och välj Redigera i Excel. Det här är det enda sättet att alla är medförfattare och använder det riktiga skrivbordet Excel istället för Excel Online.
Medan du och andra arbetar i ett dokument kommer din aktiva cell att visas i grönt. De aktiva cellerna för andra kommer att ha andra färger. Om du vill veta vem som redigerar en cell, håll muspekaren över den cellen.
Medförfattare fungerar bra förutsatt att alla undviker att redigera samma cell samtidigt.
När någon (förmodligen din chef) dyker in för att redigera en cell som du redan redigerar, bestämmer en förvirrande uppsättning regler vem som redigerar vinner. I stället för att hantera dessa regler, var glad att medförfattare mest fungerar och få alla överens om att inte redigera samma cell samtidigt.
Medförfattare är en helt ny upplevelse. Det finns bra saker och dåliga saker som du behöver vänja dig vid när du är medförfattare.
