Notera
Katie Sullivan är projektledare i Microsoft Word-teamet. För detta tips vänder jag över pallen till Katie.
Medan Excel-fans ibland retar att Word och PowerPoint är freeware-appar som kommer med Excel, finns det tillfällen när Microsoft Word erbjuder en funktion som Excel inte gör. I dessa fall är det vettigt att kopiera dina data från Excel, klistra in i Word, göra kommandot och sedan kopiera tillbaka till Excel. Här är några exempel på tekniker som hanteras bättre i Word än i Excel.
Teknik 1: Konvertera till övre, nedre, korrekta
Om du måste konvertera från versaler till gemener eller versaler, har Word en kortkommando. Kopiera data till Word och växla fallet med Shift + F3.
Teknik 2: Lägg till kulor
Om du vill lägga till kulor i Excel-celler är det mycket enklare i Word än i Excel. Kopiera cellerna till Word och använd en punktform. Kopiera från Word och klistra in tillbaka till Excel. Du kan behöva använda ikonen Minska indrag några gånger.
Dricks
Om du har ett antal celler som innehåller text, markerar du intervallet och trycker på Ctrl + 1 för att öppna dialogrutan Formatera celler. Välj sedan Anpassad på listan till vänster på fliken Nummer. Klicka i rutan Typ och rensa bort vad som finns där. Håll ner alt = "" medan du trycker på 7 på det numeriska tangentbordet. En kula ska visas. Skriv ett mellanslag och sedan ett @.
Teknik 3: Visualisera och färgformler
Om du har en massiv lång formel, säg en med 10 kapslade IF-uttalanden, kan du klistra in i Word och använda färger och Skift + Enter för att rymma formeln för att göra det meningsfullt. (En motbevis från Excel-teamet: Du kan expandera formelfältet och använda Alt + Enter för att dela upp en formel i många rader. Eller så kan du använda det fantastiska tillägget RefTreeAnalyser från Jan Karel Pieterse.
Teknik 4: Snabbare SmartArt
Word erbjuder alternativet Konvertera text till SmartArt. Även om Excel erbjuder SmartArt är det inte särskilt praktiskt där eftersom du måste kopiera posterna en i taget till SmartArt-rutan.
Teknik 5: Extrahera data från en PDF
Säg att någon har en Excel-arbetsbok och sparar den som PDF. De skickar det till dig. Detta är irriterande, och tydligt vill de inte att du ska återanvända data. Om du öppnar PDF-filen i Acrobat Reader, kopierar data och klistrar in i Excel kommer den att lindas i en enda kolumn. Men här är hemligheten: Klistra in data i Word först. Raderna och kolumnerna klistras ordentligt. Du kan sedan kopiera från Word och klistra in tillbaka i Excel. (Om du fastnar i en version före 2013 av Office rekommenderar jag Able2Extract.)
Originaldata visas till vänster nedan och du kan se till höger och hur det ser ut när du klistrar in direkt från PDF till Excel. Du kan se att data "avlindas", med B1: C1 som går till A2: A3 och så vidare.
Klistra in samma data i Word.
Kopiera från Word och klistra in i Excel.
Uppgifterna förblir i den ursprungliga ordningen. Du kan avanvända Word Wrap och justera kolumnbredden för att komma tillbaka till originaldata.
Teknik 6: Ändra formatering av ord inom Excel
Om du har meningar med text i Excel är det möjligt att välja ett ord i redigeringsläget och ändra färgen på det ordet. Men globalt att ändra färgen på alla förekomster av ordet i Excel är tråkigt. Klistra istället in data i Word och tryck på Ctrl + H. Byt hund till hund. Klicka på Mer >> och välj sedan Format, teckensnitt. Välj Rött. Klicka på Ersätt alla.
Kopiera från Word och klistra in tillbaka till Excel. Figuren nedan visar vad du slutar med.
Teknik 7: Byt ut medan teckenformatering behålls
Word hanterar också ett liknande problem: att ersätta text men lämna textformateringen som den är. Nedan följer en undersökning om det bästa husdjuret. Någon har markerat vissa ord i texten.
Använd Ctrl + H för att göra en Sök och ersätt, som visas till vänster. När du använder Ersätt alla, om en mening har ändrats, kommer dina cellformat att gå förlorade. I figuren nedan förblir genomträngningen i den första raden eftersom den raden inte hade en förekomst av ordet valp och därför inte ändrades.
Kopiera till Word för att behålla formateringen i originaltexten. Gör ersättningen i Word. Kopiera från Word och klistra in tillbaka till Excel.
Tack till Katie Sullivan (en projektledare i Word-teamet!) För att du har bidragit med detta tips. Katie föredrar helt klart hundar framför katter. Tack till Glenna Shaw och Oz du Soleil för att du har bidragit med idéer till detta tips.
