Fyll samman sammanslagna celler - Excel-tips

Innehållsförteckning

Sammanfogade celler är problemet idag, men dessa är vertikala sammanslagna celler. Ta en titt på figuren nedan. Om det finns 7 rader för Midwest-regionen visas ordet Midwest bara på första raden. Någon slår sedan samman de återstående sex tomma cellerna med Midwest-cellen för att skapa en sammanslagen cell som är 7 celler hög.

Sammanlagda celler är onda.

Detta är ett hemskt sätt att skicka ut data. Om någon är skicklig i Excel kanske de vill sortera data, lägga till delsummor, använda pivottabeller. Sammanlagda celler förhindrar detta.

För att göra saken värre får du en ny fil från huvudkontoret varje dag strukturerad så här. HQ skickar liknande filer till 500 kontor. Att vara bara en liten utpost har du inte mycket chans att övertyga huvudkontoret att detta är ett hemskt sätt att skicka ut data.

Dagens artikel handlar om hur man snabbt löser detta problem med Power Query. Power Query-lösningen blir enklare dag 2 till 9999 än följande steg i Excel:

Excel-guruer kan föreslå dessa steg varje dag:

  1. Markera alla celler genom att välja rektangeln ovan och till vänster om A1.
  2. Klicka på dialogrutan i nedre högra hörnet i gruppen Justering på fliken Hem.
  3. Klicka på rutan Sammanfoga celler två gånger för att avmarkera den.
  4. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Formatera celler
  5. Välj från slutet av kolumn A tillbaka till A1.
  6. Hem, Sök & välj, Gå till Special, Tomt, OK
  7. Typ = Uppåtpil. Tryck på Ctrl + Enter
  8. Välj från slutet av kolumn A tillbaka till A1.
  9. Ctrl + C för att kopiera. Högerklicka och klistra in värden

Men det finns ett mycket enklare sätt. De nya Power Query-verktygen är inbyggda i Windows-versioner av Office 365 och Excel 2016. Om du har en Windows-version av Excel 2010 eller Excel 2013 kan du ladda ner Power Query gratis från Microsoft.

Här är strategin med Power Query:

  1. Gör en plan för att spara varje dags arbetsbok från högkvarteret i samma mapp med samma namn.
  2. Öppna en ny tom arbetsbok som innehåller de fasta uppgifterna från HQ.

  3. I den tomma arbetsboken väljer du Data, Hämta data, Från fil, Från arbetsbok.

    Starta Power Query-processen
  4. Bläddra till mappen och filen från steg 1.

  5. När Power Query-fönstret öppnas märker du att de sammanslagna cellerna är borta. Du har Midwest i rad 1 och sedan sex celler som innehåller "null". Välj den här kolumnen genom att klicka på Region-rubriken.

    Power Query tar automatiskt bort de sammanslagna cellerna

  6. Välj fliken Transformera i Power Query. Välj Fyll, Ner. Ordet Midwest kopieras från rad 1 till rad 2 till 7. Liknande tranformationer händer genom hela datamängden.

    Fyll nollcellerna med värdet ovanifrån

  7. Hem, stäng & ladda. Power Query stängs. På cirka 10-20 sekunder visas de rensade uppgifterna från HQ i ett nytt kalkylblad i arbetsboken.

    Återställ data till Excel
  8. Spara arbetsboken med ett namn som CleanedDataFromHQ.xlsx.
  9. När data väljs bör du se panelen Frågor och anslutningar på höger sida. Om du inte ser panelen, gå till Data, frågor och anslutningar.

  10. Högerklicka på frågan i frågan och anslutningar-panelen. Välj Egenskaper.

    Öppna egenskaperna för den här frågan

  11. Välj "Uppdatera data när filen öppnas". Klicka på OK.

    Ställ in frågan så att den körs varje gång du öppnar arbetsboken.

Ditt arbetsflöde blir då: (a) Ta emot arbetsboken från huvudkontoret via e-post. (b) Spara bilagan i rätt mapp med rätt namn. (c) Öppna arbetsboken CleanedDataFromHQ.xlsx. De nya uppgifterna laddas in i arbetsboken.

Kolla på video

Videoutskrift

Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2221: Fyll sammanslagna celler ner.

Hej, välkommen tillbaka till netcast. Jag är Bill Jelen, jag var i Calumet City, Elizabeth dyker upp och säger att hon får den här filen - vår fil, som den här filen - varje dag och det är hemskt. Härifrån i kolumn A är det inte bara att de satte mellanvästern och lämnade en massa tomma, det är en sammanslagen cell. OK? De skickar … HQ skickar dessa filer ut till platser runt om i världen med dessa freaking sammanslagna celler här. Sammanlagda celler är onda.

Okej, här är hur man kan bli av med detta. För det första ska jag högerklicka, flytta eller kopiera, skapa en kopia och flytta den till den nya boken. Så vi låtsas att det är som arbetsboken som Elizabeth får. Arkiv, Spara som, och varje gång Elizabeth får en av dessa arbetsböcker vill jag att hon ska sätta den på exakt samma plats med exakt samma namn. OK? Exakt samma namn - perfekt. Så nu har vi bara den enda filen, det enda arket, jag arkiverar nära. Och sedan ska vi skapa en helt ny arbetsbok. Jag ska bara infoga ett nytt kalkylblad här och det här nya kalkylbladet kommer att kallas rapporten. Och på det här tomma, kommer vår rapport att göra data, få data, från fil, från en arbetsbok, peka på filen som vi ska spara den i - så med exakt samma namn varje gång - klicka på Importera , välj det första kalkylbladet,och klicka sedan på Redigera. OK. För det första är det här otroligt fantastiskt - kraftförfrågan kommer inte att ha något av det här sammanslagningscellens nonsens, de omvandlar omedelbart sammanslagningscellerna till enskilda celler och alla dessa celler är noll. Välj den kolumnen, den har redan valts här och sedan Transformera, Fyll, Fyll ner, så och sedan Hem, Stäng & Ladda. Okej, så det finns min arbetsbok.

Nu ser jag att vissa har några extra kolumner här ute. Låt mig högerklicka så redigerar vi.

Och det ser ut som att allt till höger om kostnaden måste försvinna. Hur mycket extra saker där ute? Högerklicka och ta bort dessa kolumner - perfekt-- Stäng och ladda. Okej, nu blir arbetsflödet, varje gång Elizabeth får en ny rapport från huvudkontoret, kommer hon att spara den på samma plats med tillförlitligt namn eller vad som helst - vad vi än kallar det och sedan öppna den här arbetsboken, och klicka sedan på Uppdatera här ute.

Eller, om vi ville arbeta automatiskt, högerklicka här, gå ner till Egenskaper, precis utanför skärmen hela vägen längst ner, och säg sedan, Varje gång jag öppnar den här filen, uppdatera data. Så varje gång jag öppnar den här arbetsboken kommer den att gå ut till den nya arbetsboken vi fick från huvudkontoret, den kommer att ersätta de tomma sammanslagna cellerna med de värden som borde finnas där, och livet är så bra.

Power Query behandlas i min bok, men det behandlas också i den här boken av Ken Puls och Miguel Escobar, M är för (DATA) MONKEY.

Okej, så Elizabeth: Hur blir jag av med vertikala sammanslagningsceller? Mitt huvudkontor skickar mig de här filerna varje dag. Så planen: Vi kommer att spara arbetsboken på en pålitlig plats med ett tillförlitligt namn; skapa en tom rapportarbetsbok, Data, Hämta data, Från fil, Från arbetsbok, ange arket, BAM! Sammanfogningscellerna är borta. Jag markerar den kolumnen och fyller ner, stänger och laddar; sedan varje gång du får en ny arbetsbok, spara den nya arbetsboken på ett tillförlitligt ställe med samma tillförlitliga namn; Jag öppnar Reporting-arbetsboken och Refresh eller så ställer vi bara in Reporting-arbetsboken till Uppdatera automatiskt när den är öppen.

Att ladda ner arbetsboken från dagens video är URL: en i YouTube-beskrivningen.

Vill du tacka Elizabeth för att ha varit på mitt seminarium i Calumet City, jag vill tacka dig för att du kom förbi. Vi ses nästa gång för en ny netcast från.

Ladda ner Excel-fil

För att ladda ner excel-filen: fill-merged-cells-down.xlsx

Power Query är ett fantastiskt verktyg - det låter dig lösa en mängd olika

saed Alimohammadi

Intressanta artiklar...