Det finns ett snabbare sätt att använda filtren i Excel. Det påminner om Filter by Selection from Access, men kallas AutoFilter i Excel. Du måste anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst för att hitta kommandot.
Listrutorna för filter har funnits i Excel i årtionden, men det finns ett mycket snabbare sätt att filtrera. Normalt väljer du en cell i dina data, väljer Data, Filter, öppnar rullgardinsmenyn på en kolumnrubrik, avmarkerar Markera alla och bläddrar sedan genom en lång lista med värden och försöker hitta önskat objekt.
Microsoft Access uppfann ett koncept som heter Filter by Selection. Det är enkelt. Hitta en cell som innehåller det värde du vill ha. Klicka på Filtrera efter markering. Listrutorna för filter aktiveras och data filtreras till det valda värdet.
Ingenting kan vara enklare.
Gissa vad? Filtret efter val-trick är också inbyggt i Excel, men det är dolt och felaktigt märkt.
Så här kan du lägga till den här funktionen i ditt verktyg för snabbåtkomst. Titta längst upp till vänster på din Excel-skärm för den lilla raden med ikoner med Spara, Ångra och Gör om. Högerklicka på någon av dessa ikoner och välj Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst.
Det finns två stora listrutor i dialogrutan. Ovanför den vänstra listrutan öppnar du rullgardinsmenyn och byter från populära kommandon till kommandon som inte finns i menyfliksområdet.
Bläddra till kommandot AutoFilter i den vänstra listrutan och välj det kommandot. Det stämmer - ikonen som gör Filtrera efter markering är felaktigt märkt som AutoFilter.
I mitten av dialogrutan klickar du på knappen Lägg till >>. AutoFilter-ikonen flyttas till höger listruta. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.
Så här använder du kommandot. Säg att du vill se all försäljning av widgets i västra regionen. Välj först vilken cell som helst i kolumn B som innehåller West. Klicka på ikonen Autofilter i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Excel aktiverar filterrullarna och väljer automatiskt endast väst från kolumn B.
Välj sedan vilken cell som helst i kolumn E som innehåller Widget. Klicka på AutoFilter-ikonen igen.
Du kan fortsätta den här processen. Välj till exempel en Verktygscell i kolumnen Sektor och klicka på Autofilter.
Varning
Det vore kul om du kunde välja flera celler innan du klickade på ikonen AutoFilter, men det fungerar inte. Om du behöver se försäljning av widgets och gadgets kan du använda Filter by Selection för att få widgets, men då måste du använda rullgardinsmenyn Filter för att lägga till gadgets. Också. Filtrera efter markering fungerar inte om du befinner dig i en Ctrl + T-tabell.
Hur kan det vara så att den här coola funktionen har funnits i Excel sedan Excel 2003, men Microsoft dokumenterar inte den? Det var egentligen aldrig en officiell funktion. Historien är att en av utvecklarna lade till funktionen för internt bruk. Tillbaka i Excel 2003 fanns det redan en filterikon i verktygsfältet Standard, så ingen skulle bry sig om att lägga till den uppenbarligen redundanta AutoFilter-ikonen.
Naturligtvis lades den här funktionen till i högerklickmenyn i Excel 2007, men tre klick djupt: Högerklicka på ett värde, välj Filter och välj sedan Filtrera efter vald cellvärde.
Kolla på video
- Det finns ett snabbare sätt att använda filtren i Excel. Det påminner om Filter by Selection from Access, men kallas AutoFilter i Excel. Du måste anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst för att hitta kommandot.
Videoutskrift
Podcasten sponsras av "MrExcel XL", en bok med 40+ Excel-tips, Excel-tecknade serier, cocktails, tweets och skämt.
Lär dig Excel från podcast, avsnitt 1975 - Filtrera efter urval!
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. Och jag vet att många av er använder datafilterkommandot, men uppriktigt sagt är detta ett långsamt kommando att använda. Om jag behövde ett filter till en viss kund här, måste du först klicka på data, ett andra klick för Filter, som ger oss rullgardinsmenyerna. Sedan öppnar vi rullgardinsmenyn, det är klick # 3, avmarkerar "Välj alla", klickar på # 4, och då vet jag inte hur många klick det här räknas, för att dra ner genom den här långa listan för att hitta vad vi vill, låt oss ring det klick # 5, klicka # 6 för kunden, klicka # 7 för OK.
Det finns ett mycket, mycket snabbare sätt att gå. Nu, innan Excel 2007 gav oss en miljon rader, brukade jag vara ett ganska stort fan av Microsoft Access, inte för att jag gjorde några databas saker, men för att jag kunde dra en stor CSV-fil i kanske 80 000 rader, dela den i två bitar med frågor och ta sedan tillbaka den för att utmärka sig på två olika kalkylblad. Men nu vet du, vi har inte bara 65 536 rader utan 1 048 576. Jag har inte mer data än så så jag har uppriktigt sagt inte använt Access sedan Excel 2007 kom. Men en av mina favoritfunktioner tillbaka i Access, i filtergruppen var något som heter "Filtrera efter val". Och allt du behöver göra är att bara välja cellen som hade vad du ville ha och klicka på Filtrera efter markering. Och jag minns, redan när jag startade podcasten, långt tillbaka 2007, skrev någon och sa: "Du vet,Filtrera efter markering så bra i Access, varför har vi inte det i Excel? "Okej, och vid den tiden skrev jag faktiskt ett makro, och någonstans ute på YouTube är videon, där jag visar att det filtrera efter markeringsmakro, och du vet, som nästa dag, någon skrev in och sa: "Vänta en stund, varför skrev du det makrot?" Det var faktiskt före 2007, för vi var fortfarande i Excel 2003. De sa "Du vet Filter av Selection's i Excel 2003! "Det var dolt, du kunde inte hitta det.varför skrev du det makrot? "Det var faktiskt före 2007, eftersom vi fortfarande var i Excel 2003. De sa" Du vet att Filtrera efter markeringar i Excel 2003! "Det var dolt, du kunde inte hitta det.varför skrev du det makrot? "Det var faktiskt före 2007, eftersom vi fortfarande var i Excel 2003. De sa" Du vet att Filtrera efter markeringar i Excel 2003! "Det var dolt, du kunde inte hitta det.
Så här skulle du kunna hitta det idag: Nu ska vi antingen lägga till det i menyfliksområdet eller springa ut till verktygsfältet Snabbåtkomst, och jag lägger alltid till det i verktygsfältet Snabbåtkomst där, så jag är kommer att högerklicka och säga att jag vill anpassa snabbåtkomstverktygsfältet, och de börjar med att visa mig en lista med 40 eller så populära kommandon. Men det här är inte ett populärt kommando eftersom ingen vet att det är där! Så vi går antingen till Alla kommandon eller min favoritaktivitet på fredag eftermiddag - Kommandon inte i menyfliksområdet. Rätt? Det här är saker som Microsoft gömmer från oss, saker som finns i Excel, som de inte vill att vi ska se, kanske för att de vill ta bort dem någon dag. Okej, så det här är fantastiskt att gå igenom här och se om något ser intressant ut som du kanske kan använda.Nu skulle du självklart tro att Filtrera efter markering antingen kommer att finnas i F eller ner i S ', som Val, Filtrera efter, men det är inte i någon av dessa. Vad vi måste göra är att vi måste gå tillbaka till det gamla namnet. Kommer du ihåg det gamla namnet tillbaka i Excel 2003? Det kallades ett autofilter, eller hur? Så det finns en annan ikon som heter Filter, om vi gick till alla kommandon, men vi vill ha den som heter AutoFilter, vi ska lägga till det, okej. Och se, det är problemet, det är fel märkt. De kallar det AutoFilter classic. Det är verkligen Filtrera efter urval.Kommer du ihåg det gamla namnet tillbaka i Excel 2003? Det kallades ett autofilter, eller hur? Så det finns en annan ikon som heter Filter, om vi gick till alla kommandon, men vi vill ha den som heter AutoFilter, vi ska lägga till det, okej. Och se, det är problemet, det är fel märkt. De kallar det AutoFilter classic. Det är verkligen Filtrera efter urval.Kommer du ihåg det gamla namnet tillbaka i Excel 2003? Det kallades ett autofilter, eller hur? Så det finns en annan ikon som heter Filter, om vi gick till alla kommandon, men vi vill ha den som heter AutoFilter, vi ska lägga till det, okej. Och se, det är problemet, det är fel märkt. De kallar det AutoFilter classic. Det är verkligen Filtrera efter urval.
Så här fungerar det: Om jag vill ha en viss kund klickar jag på den kunden, det är ett klick, behöver inte ens gå till datafliken, kom bara hit till snabbåtkomstverktygsfältet, och BAM, där är vi ! Det är ett 2-klick sätt att filtrera. Om jag behöver filtrera ytterligare alla Gizmos, välj Gizmo, klicka på Filtrera efter markering, välj måndag, Filtrera efter markering. Okej, och ett riktigt, väldigt snabbt sätt att gå. Akta nu bara en försiktighet, naturligtvis vad jag skulle älska, är om jag kunde välja kund, välja dag, välja produkt och sedan göra Filtrera efter urval, men tyvärr fungerar det inte. Du kan inte göra det på det sättet, synd. Det hade varit ett coolt trick.
Okej, så bara för att sammanfatta här: Filtrera efter markering, det fantastiska verktyget från Access, fungerar i Excel. Jag pratade om hur man lägger till en ikon i snabbåtkomstverktygsfältet och sedan innehåller "Kommandon som inte finns i menyfliksområdet" Excel-funktioner som du inte hittar.
Och igen, en plugg för boken "MrExcel XL", detta är bara tips # 2, av mer än 40 tips i boken, klicka på det "i" i det övre högra hörnet för att köpa boken! Och tack till Sam Rad i Excel-teamet, inte för att föreslå Filtrera efter urval för boken, men faktiskt är han killen som formaliserade Filtrera efter urval, gjorde det till en riktig funktion, så om du älskar den här funktionen, tipsa hatten Sam Rad.
Tack för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från!
