Phil skrev i morse och frågade om att skapa diagram i Excel.
Finns det något sätt att ta två kolumner som innehåller start- och stoppdatum för enskilda händelser och skapa ett Gantt-typdiagram utan att behöva lämna Excel?
Detta ämne behandlades i tipset Skapa tidslinjediagram. Det tipset från sommaren 2001 nämnde att du också kunde skapa ett Gantt-typdiagram på ett kalkylblad med villkorlig formatering. Denna typ av diagram skulle lösa Phils fråga.
Jag föreställer mig att Phils data ser ut som tabellen till vänster. Det finns en händelse, sedan startdatum i kolumn B och slutdatum i kolumn C. Jag använder år för mitt exempel, men du kan enkelt använda vanliga Excel-datum.
Nästa steg kan enkelt införlivas i ett makro, men det verkliga fokuset för denna teknik är att ställa in villkorlig formatering. Jag skannade igenom mina data och märkte att datumen sträcker sig från 1901 till 1919. Från och med kolumn D gick jag in första året 1901. I E1 skrev jag 1902. Du kan sedan välja D1: E1, klicka på fyllningshandtaget nedre högra hörnet av markeringen med musen och dra ut till kolumn W för att fylla i alla åren från 1901 till 1920.
För att få åren att ta mindre utrymme, välj D1: W1 och välj sedan alternativet Vertikal text med Format - Celler - Justering. Välj sedan Format - Kolumn - Autowidth så kan du se alla 23 kolumner på skärmen.
Välj den övre vänstra cellen i Gantt-diagramområdet, eller D2 i detta exempel. Välj Format - Villkorlig formatering på menyn. Dialogrutan har ursprungligen en listruta på vänster sida som standard är "Cellvärde är". Ändra den här rullgardinsmenyn till "Formel är" och den högra sidan av dialogrutan ändras till en stor textruta för att ange en formel.
Målet är att ange en formel som kontrollerar om året i rad 1 ovanför denna cell faller inom intervallet år i kolumner B & C i denna rad. Det är viktigt att använda rätt kombination av relativa och absoluta adresser så att formeln vi anger i D2 kan kopieras till alla celler i intervallet.
Det kommer att finnas två villkor att kontrollera och båda måste vara sanna. Det betyder att vi ska börja med =AND()funktionen.
Det första villkoret kommer att kontrollera om året i rad 1 är större än eller lika med året i kolumn B. Eftersom jag alltid vill att den här formeln ska hänvisa till rad 1 är den första delen av formeln D $ 1> = $ B2 . Observera att dollartecknet före 1 i D $ 1 säkerställer att vår formel alltid pekar på rad 1 och att dollartecknet före B i $ B2 säkerställer att det alltid jämförs med kolumn B.
Det andra villkoret kommer att kontrollera om året i rad 1 är mindre än eller lika med datumet i kolumn C. Vi behöver fortfarande använda samma relativa och absoluta adressering, så det här blir D $ 1 <= $ C2
Vi måste kombinera båda dessa villkor med funktionen AND (). Detta skulle vara=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
I formelrutan i dialogrutan Contional Formatting anger du denna formel. Se till att du börjar med ett likhetstecken, annars fungerar den villkorliga formateringen inte.
Välj sedan en ljus färg som ska användas när villkoret är sant. Klicka på Format…. Välj en färg på fliken Mönster. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Formatera celler och du måste ha en dialog med villkorlig formatering som ser ut som den här
Klicka på OK för att avvisa rutan Villkorlig formatering. Om din övre vänstra cell i D2 råkar falla om ett år blir den cellen gul.
Oavsett om cellen blev gul eller inte, klicka på D2 och använd Ctrl + C eller Redigera - Kopiera för att kopiera den cellen.
Markera D2: W6 och välj Redigera - PasteSpecial - Format - OK från menyn. Det villkorliga formatet kopieras till hela Gantt-diagrammet och du kommer att få ett diagram som ser ut som det här.
Villkorlig formatering är ett bra verktyg och låter dig enkelt skapa Gantt-typdiagram direkt på kalkylbladet. Tänk på att du är begränsad till endast tre villkor för vilken cell som helst. Du kan experimentera med olika kombinationer av villkor. För att skapa gränser runt varje stapel i Gantt-diagrammet använde jag tre villkor som visas nedan och använde olika gränser för varje tillstånd.
