Tryck på Ctrl + T på en datamängd och alla möjliga underbara händer. Medan jag kan spendera en timme på att berätta hur underbara Excel-tabeller är, får jag några irriterande ofullständigheter att undvika dem. Lär dig varför i dagens artikel.
Hur många gånger har du en liten databastabell i Excel? Rubriker (fältnamn) i rad 1, varje rad i tabellen representerar en post. Välj den informationen och tryck på Ctrl + T för att anropa kommandot Format som tabell. (Observera att tabeller debuterade 2003 som en lista, så Ctrl + L fungerar också).
Titta på den vackra 1970-talets varannan radformatering! Jag älskar den formateringen.
Och se … Excel antar att jag är en idiot som inte kan sätta på filtret när jag behöver det, så de slår på det för mig. Vad trevligt.
Om jag råkar rulla rad 1 från sidan ersätts de värdelösa kolumnrubrikerna i ABCDEF med faktiska fältnamn. Återigen antar Excel att jag är för upptagen för att kunna frysa rutor så de gjorde det för mig.
Jag respekterar allvarligt att om jag (a) tänker tillräckligt framåt för att formatera den tomma H2 som en procentsats med 1 decimal, (b) skriver du en GP% -formel i H2 och trycker på Enter …
… formeln kopieras automatiskt. Jag älskar verkligen den här. Jag gillar inte att formeln är (@Profit)/(@Revenue)istället för =G2/F2. Men jag gillar att jag inte behöver dubbelklicka på fyllningshandtaget för att kopiera formeln nedåt.
Uppdatering
IvenBach från forumet noterar att du kan stänga av de alternativa tabellformlerna med Arkiv, Alternativ, Formler, Arbeta med formler, Använd tabellnamn i formler och avmarkera alternativet.
Men här är den absolut bästa funktionen om tabeller. Låt oss säga att du har ett bord och att du har använt det bordet för något av dessa:
- källdata för ett diagram
- källdata för en pivottabell
- en VLOOKUP- eller HLOOKUP-tabell (eller det andra argumentet i MATCH för dina INDEX- / MATCH-fans)
- källan för ett definierat namn
Den bästa funktionen i en tabell är den lilla änden av tabellmarkören som visas i H21 nedan. Om du kopierar nya data och klistrar in data i den första tomma raden under tabellen …
… diagrammet uppdateras automatiskt. De nya uppgifterna är formaterade. Formeln i kolumn H kopieras ner. Detta är en vacker funktion.
Andra bra skäl att använda tabeller:
- Pivottabeller baserade på datamodellen kräver att dina data finns i tabeller
- Power Map (nu känt som 3D-kartor) kräver tabeller, även om Power Map-teamet snyggt kommer att konvertera dina data bakom kulisserna om du inte gör det
Så - varför använder jag inte tabeller?
Tabeller var ett massivt åtagande under utvecklingscykeln för Excel 2007. Det var året som Excel flyttade från menyer till menyfliksområdet. Det var för mycket att göra. Legenden säger att Excel-teamet bestämde, "Tabeller kommer aldrig att fungera. Vi har inte tid att avsluta dem. Låt oss ta dem ur produkten."
När de nyheterna kommunicerades i hela utvecklingsteamet kom ordet tillbaka: "Nej! Vi är för långt in. Det skulle ta mer tid att ta bort tabeller vid denna tidpunkt än vi har."
Så tabeller finns i Excel. Och allt det goda som jag beskrev ovan finns i Excel. Allt detta är bra och jag kommer att använda tabeller när jag vet att jag behöver ett diagram eller en pivottabell för att expandera med växande data. Men det är de saker som inte är färdiga som får mig att inte använda tabeller varje dag. Jag förstår att objekten i den här listan är dunkla. Många vet inte om dem och använder dem inte. Men jag använder dem. Jag använder dem mycket. Dessa räcker för att hindra mig från att använda tabeller hela tiden.
- Anpassade vyer fungerar inte om du har ett bord. Jag använder anpassade vyer för att visa 20 kalkylblad i ett kommando.
- Delsummor fungerar inte med en tabell. Jag träffar många människor som hatar delsummor. Jag älskar delsummor.
Om du aldrig använder delsummor och inte vill veta varför anpassade vyer kan hjälpa dig, är Ctrl + T-tabeller fantastiska.
Varje lördag, ett erkännande av skuld. Jag kommer att avslöja mina dåliga vanor i Excel och diskutera varför du ska göra vad jag säger istället för att göra vad jag gör.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Vet att nummerformatering är en fasad så att du inte blir lurad :)"
Mike Girvin
