Hur man hämtar data från en PDF-fil till Excel. Den smutsiga hemligheten? Ord.
Notera
Katie Sullivan är projektledare i Microsoft Word-teamet. För dagens tips, en fördel med Word.
Medan Excel-fans ibland retar att Word och PowerPoint är freeware-appar som kommer på Excel DVD, finns det tillfällen när Microsoft Word erbjuder en funktion som Excel inte gör. I dessa fall är det vettigt att kopiera dina data från Excel, klistra in i Word, göra kommandot och sedan kopiera tillbaka till Excel. Här är några exempel på tekniker som hanteras bättre i Word än i Excel.
Teknik 5
Extrahera data från en PDF
Säg att någon har en Excel-arbetsbok och sparar den som PDF. De skickar det till dig. Detta är irriterande, och tydligt vill de inte att du ska återanvända data. Om du öppnar PDF-filen i Acrobat Reader, kopierar data och klistrar in i Excel kommer den att lindas i en enda kolumn. Men här är hemligheten: Klistra in data i Word först. Raderna och kolumnerna klistras ordentligt. Du kan sedan kopiera från Word och klistra in tillbaka i Excel. (Om du fastnar i en version före 2013 av Office rekommenderar jag Able2Extract: http://mrx.cl/pdftoxl.)
Här är originaldata till vänster och hur det ser ut när du klistrar in direkt från PDF till Excel till höger. Du kan se att data "avlindas", med B1: C1 som går till A2: A3 och så vidare.
Klistra in samma data i Word (nedan till vänster), kopiera sedan från Word och klistra in i Excel (nedan till höger). Uppgifterna förblir i den ursprungliga ordningen. Du kan avanvända Word Wrap och justera kolumnbredden för att komma tillbaka till originaldata.
Kolla på video
- Exportera Excel-data som en PDF
- Dagens trick är från Katie Sullivan i Word-teamet
- Det finns några fall där Microsoft Word kan göra saker bättre än Excel
- En av dessa klistrar in data från PDF-filer
- Klistra in i Word
- Kopiera data från Word
- Klistra in i Excel
- I uttag, ett sätt i Acrobat att kopiera med formatering och det kommer att klistra in hälften korrekt i Excel
Videoutskrift
Lär dig Excel från podcast, avsnitt 2052 - PDF till Excel!
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag podcastar hela denna bok, klicka på "i" i det övre högra hörnet för att komma till spellistan!
Idag pratar vi om de onda människor som har data i Excel, men de skickar inte data i Excel utan de skickar dem som en PDF. Så File, Export, skapa en PDF, vill öppna filen efter publicering, kalla den Podcast2052, klicka på Publicera, okej, det finns våra data i PDF-filen. Nu har jag fått den här PDF-filen, men jag vill skapa en pivottabell eller skapa ett diagram eller göra något, men jag kan inte göra det från PDF-filen, så jag väljer data i PDF, Ctrl + C för att kopiera.
Detta irriterar mig så mycket, varför kan inte Excel-teamet ta sina egna data, de skapade den PDF-filen, varför kan de inte klistra in korrekt och klistra in den i en tabell istället för ner i en kolumn? Okej, Word, Ctrl + V, titta, det klistras in korrekt, välj data i Word, Ctrl + C, växla från Word tillbaka till Excel, Ctrl + V för att klistra in och det rundas korrekt. Varför kan Word göra detta och inte Excel? Det här tipset och många andra tips finns i boken, klicka på "i" i det övre högra hörnet för att köpa boken.
Okej, avsnitt sammanfattning: Började exportera Excel-data som en PDF, dagens trick är från Katie Sullivan i Word-teamet. En av de saker där Word är bättre än Excel är att acceptera klistrade data från PDF-filer. Skrapa data från PDF-filen, Ctrl + C för att kopiera, gå till Word, klistra in i Word, det klistras korrekt, kopiera data från Word, gå tillbaka till Excel, klistra in i Excel. Ännu en sak som Microsoft Word gör bättre än Excel.
Tack för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från!
Det här är ett uttag, det är ett så svagt, svagt trick. Om du behöver gå direkt från PDF till Excel och du har full Adobe Acrobat istället för bara Acrobat Reader kan du högerklicka och kopiera med formatering. Sedan, när du kommer till Excel och klistrar in, Ctrl + V, men se, det är inte lika ju rrrrrgh!
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast2052.xlsm
