Ett mysterium från mitt live Power Excel-seminarium i Atlanta för Gulf South Council of the IMA: Du har två kolumner med siffror. Det finns en autosumma längst ner i varje kolumn. När du sätter in rader slutar AutoSum i en kolumn att fungera. Vad kan orsaka det?
Säg att du börjar med två kolumner med siffror så här. Välj B10: C11 och tryck på alt = "" + = för att lägga in två AutoSum-beräkningar.
Infoga en ny rad 10. Skriv 100 i B10 och 200 i C10. Båda Totals uppdateras som förväntat.
Men för att introducera problemet, sätt in en rad 11 för Jicama. Skriv ett värde i B11 men inte i C11. Allt verkar fortfarande okej, men du har nu infört felet.
Totalformeln i C12 ovan uppdateras inte om du inte skriver ett nummer i C11.
Infoga en rad 12 och skriv siffror i båda kolumnerna. Kolumn B uppdateras, men kolumn C inte.
Även om du går tillbaka och skriver en 0 i C11 vid denna tidpunkt är det för sent, AutoSum har slutat uppdatera.
Det faktum att AutoSum expanderar beror på den här inställningen i File, Options, Advanced:
Men den nya ish-funktionen (Excel 2000?) För att utöka dataintervall är beroende av en galen uppsättning regler. Dataområdet måste vara tre på varandra följande celler och du lägger till en ny rad eller kolumn i slutet. Tydligen är det inte tillräckligt att lägga till en tom cell. Du måste skriva något i den cellen för att funktionen ska hända.
Vad är lösningen? Lägg till en tom rad mellan din sista rad med data och din summa. Inkludera den tomma raden i summan. Jag går det extra steget att ställa in radhöjden till 3 och använda en mörkgrå fyllning så att den extra raden ser ut som en bokföringsstreck. Det uppmuntrar människor att infoga nya rader "ovanför raden" och håller formeln fungerande.
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2199: Problem med två AutoSum.
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. För några veckor sedan var jag nere i Atlanta, Georgia, för IMAs Gulf South Council-möte. Många bra frågor kom upp i den där, inklusive den här som stubbar mig. Någon sa att de hade två kolumner med AutoSum - så dessa två celler här, tryck på AutoSum-knappen (Alt + =) - och att när de arbetade skulle de infoga rader, infoga rader, infoga rader och sedan plötsligt Kolumn 2 skulle sluta arbeta. Nu var det bisarrt - som, varför skulle det någonsin hända? Men då, du vet, när jag pratade igenom det, vet du, jag började replikera vad som pågick.
Så vi kommer hit, vi gör Alt + IR för att infoga en rad, skriv nästa artikel och 100. Att 800 ändras till 900, det är perfekt; 200, 1600 ändras till 1800, det är perfekt. Okej, men infoga sedan en ny rad och den här har ett värde. Vackert - de tusen förändringarna. Men kolumn 2, oavsett anledning, har inget värde alls. Och sedan infogar vi en ny rad - okej, se, det är där problemet kommer in. Nu kommer kolumn 1 att fungera. Jag vill ange 123 och antalet ändras. Men här borta, för jag skrev inget för Jicama i C11, när jag skriver värdet här, 222, BAM - fungerar det inte, eller hur?
Så vad vi stöter på där är att Excel utvidgar den formeln. Om du har tre eller flera celler som formeln hänvisar till och du infogar en fjärde cell kommer de att förlänga den. men de förlänger det bara om du lägger till ett nummer. Och, ja, vi har inte lagt till ett nummer här, som orsakar alla möjliga problem. Så mitt förslag är att vi ska infoga en tom rad här, och jag kommer att ändra färgen på den tomma raden - du behöver inte ändra färgen på den tomma raden, men jag gillar för att ändra färgen på den tomma raden. Vi går som en ljus ljusgrå och lägger sedan din totala här, okej? I det totala antalet, när vi använder AutoSum, kommer det att inkludera den tomma raden. Kopiera det över.
Och jag - det här är ett proffstips här - jag gör till och med min radhöjd, som, liten, som, kanske 3, okej? Så det ser bara ut som om vi bara lägger, du vet, en redovisning understryker det nästan. Och då måste du se till att alltid infoga de nya raderna ovanför den tomma raden.
Så, "Isberg", "111", "222", fantastiskt. Infoga en ny rad: Jicama, stavat fel, "111", bra, ingenting. Och sätt sedan in en ny rad: Kale, "111", "222", BAM! Och det fortsätter att fungera. OK. Så om du ska ha de tomma cellerna, är det bara en bättre övergripande strategi hela tiden att inkludera en tom rad i din AutoSum och sedan träna personerna med hjälp av kalkylbladet för att alltid infoga de extra nya raderna ovanför tom raden och din AutoSum fortsätter.
Tips som det finns i min nya bok, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
OK. Sammanfattning av avsnitt: vi har två kolumner med siffror; AutoSum längst ner i den andra kolumnen slutar fungera, intermittent; när den går sönder är den trasig för alltid; det är när du sätter in rader och vi har kommit fram till att det är när du ibland utelämnar ett nummer; så bästa praxis är att alltid lämna en tom rad mellan AutoSum och siffrorna. och sätt sedan in nya rader ovanför den tomma raden; du kan göra den tomma raden lite mindre, ändra färgen, den ser faktiskt ut som en understrykning.
Nu, för att ladda ner arbetsboken från dagens video, om du vill arbeta med, är webbadressen där nere i YouTube-beskrivningen. Och hej, om du vill ha en rolig dag, kolla in min kommande lista med seminarier. Jag lägger också ner den länken i YouTube-beskrivningen.
Jag vill tacka dig för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Ladda ner Excel-fil
För att ladda ner Excel-filen: problem-med-två-autosum.xlsx
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Mike Girvin kommer att hitta ett sätt"
Kevin Lehrbass
