Det finns ett enkelt sätt att replikera en pivottabell för varje rep, produkt, vad som helst.
Här är ett fantastiskt knep som jag lärde mig av min medförfattare Szilvia Juhasz.
Pivottabellen nedan visar produkter överst och kunder på sidan. Pivottabellen är sorterad så att de största kunderna är högst upp. Fältet försäljningsrepresentant finns i rapportfiltret.
Om du öppnar rullgardinsmenyn Rep filter kan du filtrera informationen till en säljare.
Detta är ett utmärkt sätt att skapa en rapport för varje säljare. Varje rapport sammanfattar intäkterna från en viss säljares kunder, med de största kunderna högst upp. Och du får se skillnaden mellan de olika produkterna.
Excel-teamet har dolt en funktion som heter Visa rapportfiltersidor. Välj en pivottabell som har ett rapportfilter. Gå till fliken Analysera (eller fliken Alternativ i Excel 2007/2010). Längst till vänster finns den stora alternativknappen. Bredvid den stora alternativknappen finns en liten nedrullningspil. Klicka på den här rullgardinsmenyn och välj Visa rapportfiltersidor.
Excel frågar vilket fält du vill använda. Välj den du vill ha (i det här fallet den enda tillgängliga) och klicka på OK.
Under de närmaste sekunderna börjar Excel infoga nya kalkylblad, en för varje säljare. Varje arkflik är namngiven efter säljaren. Inuti varje kalkylark replikerar Excel pivottabellen men ändrar namnet i rapportfiltret till den här försäljaren.
Du får en rapport för varje säljare.
Detta skulle fungera med alla fält. Om du vill ha en rapport för varje kund, produkt, leverantör eller så vidare lägger du till den i rapportfiltret och använder Visa rapportfiltersidor.
Tack till Szilvia Juhasz för att visa mig den här funktionen under ett seminarium som jag undervisade vid universitetet i Akron för många år sedan. För rekordet var Szilvia i rad 1.
Kolla på video
- Det finns ett enkelt sätt att replikera en pivottabell för varje rep, produkt, vad som helst
- Skapa pivottabellen
- För att ersätta rubriken Radetiketter med en riktig rubrik, använd Visa i tabellform
- För att ersätta summan av intäkter, skriv ett mellanslag och sedan intäkter
- Förutsatt att du väljer alla värdeceller och totalsumman kan du ändra nummerformatet utan att gå till fältinställningar
- Greenbar-effekt med Design, Banded Rows, och välj sedan från Formatgalleriet
- Lägg till fältet "för varje" i filterområdet
- Gå till den första pivottabellfliken i menyfliksområdet (Alternativ 2007 eller 2010, Analysera 2013 eller 2016)
- Öppna den lilla rullgardinsmenyn bredvid Alternativ
- Välj Visa rapportfiltersidor
- Bekräfta vilket fält du vill använda och klicka på OK
- Excel infogar ett nytt kalkylblad för varje rep
- Tack till LA Excel-konsulten Szilvia Juhasz för detta trick
Videoutskrift
Lär dig Excel för Podcast, avsnitt 2005 - Replikera pivottabell för varje rep
Jag podcastar hela denna bok. Fortsätt och prenumerera på XL-spellistan där uppe i det övre högra hörnet.
Okej, dagens tips är från min medförfattare Sylvia Juhasz. Sylvia kom till ett av mina seminarier vid University of Akron. Åh wow! För 10, 12 år sedan och hon hade en kopia av min bok: Pivot Table Data Crunching och hon säger varför visade du inte den här funktionen? Och jag sa för så vitt jag vet fungerar inte funktionen, men den fungerade.
Okej så här är vad vi ska göra. Vi ska skapa en pivottabell från dessa data. Infoga pivottabell. Okej, på ett nytt kalkylblad kommer vi kanske att visa kunderna på vänster sida och intäkter. och sedan vill vi skapa den här rapporten för antingen en produktlinjechef eller för en säljare. Så vi lägger till dessa föremål i filtret.
Okej nu, jag skulle vilja göra några saker för att anpassa detta. Först och främst, istället för ordradetiketterna, vill jag ha ordet Kund där uppe. Så det är rapportlayout, visa i tabellform. I stället för summan av intäkter vill jag sätta utrymmeintäkter. Varför lägger jag inte bara intäkter? Eftersom de inte låter dig sätta intäkter måste du lägga utrymme antingen före eller efter, eftersom intäkter redan är ett namn i pivottabellen. Okej, så det är lite konstigt. Vi formaterar detta som valuta med noll decimaler, så det ser bra ut. Kanske till och med komma hit på fliken Design väljer du, Banded Rows och sedan lite fin färg. Kanske gå med detta gröna, för dess intäkter trots allt, eller hur?
Och vad vi skulle kunna göra är om vi ville se den här rapporten för bara en produkt eller bara en rep, vi kunde öppna den här rullgardinsmenyn och se det, men jag vill se det för alla representanter. Jag vill ta den här pivottabellen och replikera den för varje rep. Nu har de verkligen gömt det här. Gå nu till fliken Analysera. Jag ser den här alternativknappen? Det är inte vad jag vill att du ska göra. Jag vill att du klickar på den lilla lilla rullgardinsmenyn och säger Visa rapportfiltersidor och för att jag har två olika saker i rapportfilterområdet: säljare och produkter. De erbjuder mig båda. Jag ska välja rep och när jag klickar på OK, okej, tog de bara mitt pivottabell och replikerade det för varje enskilt objekt i rep-rullgardinsmenyn och på var och en valde de den rep.Okej se nu uppenbarligen till att din pivottabell är formaterad korrekt innan du går och skapar en hel massa olika pivottabeller, men det här är ett vackert, vackert trick.
Och det är bara ett av de många knep i den här boken. Du kan få hela korsreferensen, hela podcasten från augusti i september. 25 dollar i tryck eller tio dollar som e-bok.
Okej, avsnitt sammanfattning det finns ett enkelt sätt att replikera en pivottabell för varje rep, produkt eller vad som helst. Skapa först pivottabellen och sedan vad "för varje" -fältet är: Försäljning, rep eller produktlinje, lägg till det i filterområdet på fliken Pivottabellverktyg. Gå till antingen Alternativ 2007 eller 2010 eller Analysera. Det är den första fliken och i alla fall. Det finns en liten rullgardinsmeny bredvid Alternativ. Öppna det, Välj Visa rapportfiltersidor, bekräfta vilket fält du ska använda, klicka på OK och sedan kommer Excel att gå till handling och replikera den pivottabellen för varje, vilket objekt det är som är i det fältet och jag fick detta från LA-baserad Excel-konsult och tränare Sylvia Juhasz. Om du är ute i södra Kalifornien behöver du Excel-utbildning eller Excel-arbete, kontakta Sylvia Juhasz. Hon kommer att göra ett fantastiskt, bra jobb för dig.
Hej, jag vill tacka dig för att du kom förbi. Vi ses nästa gång, för en ny netcast, från MrExcel.
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast2005.xlsx
