Sortera Excel-delsummor - Excel-tips

Tack till Derek Fraley från Springfield MO för detta tips.

Detta tips kommer från min vän Derek Fraley i Springfield, Missouri. Jag gjorde ett seminarium i Springfield och visade mina favorit-delsumma knep.

För de av er som aldrig har använt delsummor, här är hur man ställer in dem.

Börja med att se till att dina data är sorterade. Uppgifterna nedan sorteras efter kunder i kolumn C.

Exempeldatauppsättning

Välj delsummor på fliken Data. Dialogrutan Delsumma vill alltid delsumma i kolumnen längst till vänster. Öppna rullgardinsmenyn Vid varje ändring och välj Kund. Se till att rutan Använd funktion är inställd på Sum. Välj alla de numeriska fälten.

Subtotalalternativ

När du klickar på OK infogar Excel en delsumma under varje kundgrupp. Men, ännu viktigare, det lägger till grupp- och konturknapparna till vänster om kolumn A.

Delsumma grupp- och konturknappar

När du klickar på # 2 Grupp- och dispositionsknappen döljs detaljraderna och du har bara delsumman och summan. Detta är en vacker sammanfattning av en detaljerad datamängd. Naturligtvis, vid denna tidpunkt, visas kunderna i alfabetisk ordning. Derek från Springfield visade mig att när data kollapsas i vyn nr 2 kan du sortera efter vilken kolumn som helst. I figuren nedan väljs en kolumncell för intäkter och du håller på att klicka på ZA-sorteringsknappen.

Klicka på # 2 Grupp- och konturknapp

Toppkunden, Wag More Dog Store, kommer till toppen av datamängden. Men det kommer inte till rad 2. Bakom de dolda raderna sorterade Excel faktiskt en bit poster. Alla Wag More-detaljraderna flyttades tillsammans med delsummaraden.

Sortera ZA

Om du går tillbaka till vyn nr 3 kommer du att se detaljerna som följer med. Excel sorterade inte detaljposterna utan förde dem i sin ursprungliga sekvens.

Detaljregister med # 3 View

För mig är detta häpnadsväckande på två fronter. Först är jag förvånad över att Excel hanterar detta korrekt. För det andra är det fantastiskt att någon någonsin skulle prova detta. Vem skulle ha trott att Excel skulle hantera detta korrekt? Uppenbarligen Derek från Springfield.