Din chef behöver en sammanfattning av totala intäkter, kostnad och vinst för varje kund i en stor datamängd. Adam från ett av de stora oljebolagen i Dallas ger ett snabbare sätt att använda Ta bort dubbletter.
Målet är att sammanfatta denna 563-rads datamängd så att du har en rad per kund.
Den här veckan kommer att innehålla fem olika sätt att lösa problemet.
- Måndag: Sammanfatta data med delsummor
- Idag: Sammanfatta data med Ta bort dubbletter
- Onsdag: Sammanfatta data med avancerat filter
- Torsdag: Sammanfatta data med Consolidate
- Fredag: Sammanfatta data med pivottabeller
- Lördag: Sammanfattning av sammanfattningsdataveckan
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2188: Sammanfatta med Ta bort dubbletter.
Tja, hej, i gårsdagens avsnitt visade jag hur man sammanfattar dessa data till en rad per kund med hjälp av kommandot Delsumma. Jag gjorde det vid ett seminarium i Dallas, och Adam - Adam från väg 2 - sa, "Hej, vänta, varför använder du inte bara Ta bort dubbletter?" Och ja, Ta bort dubbletter fungerar.
Så vi börjar här-- vi behöver inte sortera data för att börja här i D1 - Ctrl + Skift + Pil ner, håll handen på Ctrl + Skift, tryck högerpil, Ctrl + C för att kopiera. Vi flyttar hit till en tom cell och Ctrl + V för att klistra in och tar sedan bort dubbletter - precis där-- vi väljer Avmarkera alla, välj Kund, klicka OK. Vad vi får är 16 unika kunder. Dessa siffror där är meningslösa - vi kommer att bli av med dessa siffror. Klicka här, Ctrl + Skift + Ner, Ctrl + Skift + Höger och sedan = SUMIFS. Jag antar att om jag verkligen skulle försöka göra det med det minsta antalet tecken, skulle SUMIF vara ett tecken eller mindre, eller hur?
Men okej, så vi kommer att specificera Sum_Range. Så jag ska trycka på vänsterpil-- 1, 2, 3, 4, 5--6 gånger; Ctrl + Skift + Pil ner; tryck på F4 1, 2 gånger för att frysa raderna; och sedan kriteriearrangemang trycker vi på vänsterpil-- 1, 2, 3, 4, 5, 6-- 7 gånger; Ctrl + Skift + Pil ner, tryck F4 en gång; Komma, och vad vill vi att kriterierna ska vara lika med, vi vill att det ska vara lika med kunden. Och J2, jag skulle behöva frysa bara J, så det är att trycka på F4-- 1, 2-3 gånger, stänga parentes, Ctrl + Enter, och där är du.
Mindre steg, definitivt färre steg, även om det krävs många fler tangenttryckningar för att komma in i formeln. Så, att jämföra igår med idag, inte säker. Jag är säker på att Adam kan göra sin metod snabbare; Jag kan göra min metod snabbare.
Båda metoderna diskuteras i den här nya boken, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
Hela dagen denna vecka - varje dag den här veckan - vi tittar på 5 olika sätt att skapa den sammanfattningstabellen. Igår, delsummor; idag, ta bort dubbletter; imorgon, Advanced Filter; sedan konsolidera; och pivottabeller. Hur summerar jag med Ta bort dubbletter? Kopiera data till en ny plats; Data; Ta bort dubbletter; Avmarkera alla; välj kund; OK; OK för att stänga dialogrutan - resultatmeddelandefältet; klicka på det första numret; Ctrl + Skift + Ner, Ctrl + Skift + Höger; Ange en SUMIFS-formel; när du är klar med den slutande parentesen trycker du på Ctrl + Enter.
Tja, hej, jag vill tacka Adam för det coola tricket, och jag vill tacka dig för att du kom förbi. Vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Här är stegen:
- Välj Kundrubrik i D1. Ctrl + Skift + Nedåtpil Högerpil för att välja data i D: H
- Ctrl + C för att kopiera. Välj J1. Ctrl + V för att klistra in. Data, ta bort dubbletter. Klicka på Avmarkera alla. Välj kund. Klicka på OK.
- Klicka på OK för att avvisa meddelanderutan som visar hur många objekt som finns kvar.
- Välj K2. Ctrl + Skift + Nerpil och Ctrl + Skift + Högerpil för att markera alla siffror.
- Ange en formel för
=SUMIFS(E$2:E$564,$D$2:$D$564,$J2). Tryck på Ctrl + Enter för att fylla markeringen med en liknande formel
Efter 47 klick har du följande resultat:
Att skriva in formeln kräver många tangenttryckningar. Jag litar på att Adam förmodligen kan göra dessa steg så fort som jag kan göra delsummorna från igår. Stanna tillbaka imorgon för en annan metod.
Den här veckan är summeringsdataveckan. Varje dag kommer vi att titta på fem olika sätt att lösa ett problem.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Ett kalkylark är bara lika starkt som det svagaste formeln"
Jordan Goldmeier
