Excel-handledning: Hur man räknar objekt i en filtrerad lista

När du arbetar med filtrerade listor kanske du vill veta hur många objekt som finns i listan och hur många objekt som för närvarande är synliga.

I den här videon visar vi dig hur du lägger till ett meddelande högst upp i en filtrerad lista som visar denna information.

Här har vi en lista över fastigheter. Om vi aktiverar filtrering och filtrerar listan visar Excel det aktuella och totala antalet poster i statusfältet nedan. Men om vi klickar utanför den filtrerade listan och tillbaka igen visas denna information inte längre.

Låt oss lägga till vårt eget meddelande högst upp på listan som förblir synligt.

Det första vi ska göra är att konvertera vår lista till en Excel-tabell. Detta gör det lättare att räkna raderna i listan.

Observera att Excel automatiskt namnger alla tabeller. Vi byter namn på den här tabellen till "Egenskaper" för att göra namnet mer meningsfullt.

För att räkna totalt antal rader kan vi använda funktionen ROWS och helt enkelt mata in = ROWS (Properties). Detta är en strukturerad referens som endast hänvisar till dataraderna i egenskapstabellen, vilket är perfekt för denna användning.

Därefter måste vi räkna antalet synliga rader. För att göra detta använder vi funktionen SUBTOTAL. SUBTOTAL-funktionen tar två argument: ett tal som anger vilken funktion som ska användas och en eller flera referenser.

SUBTOTAL kan utföra en mängd olika operationer på data. Och det har den intressanta funktionen att kunna inkludera eller utesluta dolda värden. I det här fallet vill vi bara räkna icke-tomma celler som är synliga, så vi behöver funktionsnumret 103. Alla rader som döljs av filtret ignoreras.

För referensen använder vi en strukturerad referens som pekar på den första kolumnen i tabellen. Den första kolumnen heter Adress, så vi anger detta som Egenskaper (Adress).

Nu när vi filtrerar tabellen ser vi våra formler i aktion.

För att packa upp saker måste vi skapa ett enda meddelande som innehåller ROW- och SUBTOTAL-funktionerna som vi just testat.

Först anger vi vårt meddelande som "Visar X av Y-egenskaper". Sedan ersätter vi X och Y med funktionerna, med hjälp av ampersand för att sammanfoga, eller förenar funktionerna till texten.

Vi kan nu ta bort våra ursprungliga formler och testa meddelandet.

Du kan använda denna metod med vilken filtrerad tabell som helst. Se bara till att referera till en kolumn som alltid innehåller data i funktionen SUBTOTAL.