Hur man använder villkorlig formatering med LEN-funktionen för att markera för lång text.
Har du någonsin varit tvungen att kontrollera att vissa textrader inte är för långa?
Till exempel, kanske du måste kontrollera värden som importeras till en databas eller webbplats som endast tillåter ett visst antal tecken per fält?
I ett fall som detta, vad är ett bra sätt att använda Excel för att flagga värden som behöver förkortas?
Ett tillvägagångssätt som jag gillar är att använda villkorlig formatering med enkla funktioner.
Låt oss ta en titt.
Här är en lista med över 300 latinska titlar som jag genererade på webbplatsen lorem ipsum. Låt oss säga att vi måste kontrollera varje titel för att se till att den inte innehåller mer än 70 tecken.
För att börja med, låt oss använda Excel-funktionen som heter LEN för att beräkna längden på varje titel.
LEN-funktionen tar bara ett argument - texten som ska utvärderas - så vi behöver bara ange en referens till cell C5 och dubbelklicka på fyllningshandtaget för att kopiera formeln ner i tabellen.
Nu kan vi använda ett datafilter för att bara visa värden med en längd som är större än 70. Detta fungerar bra, och vi kan till och med kopiera listan och skicka den till någon annan, vilket är praktiskt.
Men låt oss titta på ett annat sätt att flagga titlar, den här gången med villkorlig formatering.
Först avfiltrerar vi listan och väljer alla datorrader i tabellen. Sedan lägger vi till en villkorlig formateringsregel för att markera vilken rad som helst med en titel som innehåller mer än 70 tecken. För att göra detta måste vi använda formeln för att utlösa regeln.
Formeln är enkel, bara "= D5> 70". Men eftersom samma formel kommer att utvärderas för alla celler i tabellen, måste vi låsa kolumnreferensen så att endast celler i kolumn D jämförs med 70. Vi gör detta genom att lägga till ett dollartecken före "D".
För formatet, låt oss bara använda en orange fyllning.
Tillbaka i vårt bord markeras raderna som är för långa.
Låt oss lägga till ytterligare en förfining i vår modell. Låt oss exponera värdet som vi kontrollerar som en användaringång och ändra den villkorliga formateringsregeln så att den använder denna ingång istället för ett hårdkodat värde.
Låt oss först namnge inmatningscellen max_length och ge den en orange fyllning.
Därefter redigerar vi den villkorliga formateringsregeln för att använda det namngivna intervallet "max_length" istället för värdet 70.
När vi har uppdaterat regeln kan vi ställa in max längd till vad vi vill och vårt bord svarar därefter.
Även om detta är ett enkelt exempel hoppas jag att du kan se kraften i att använda enkla formler med exponerade ingångar för att bygga användbara och flexibla verktyg i Excel.
Kurs
Villkorlig formateringRelaterade genvägar
Växla Autofilter Ctrl + Shift + L ⌘ + ⇧ + F Utöka markeringen till den sista cellen ner Ctrl + Shift + ↓ ⌃ + ⇧ + ↓ Utöka markeringen till den sista cellen till vänster Ctrl + Shift + ← ⌃ + ⇧ + ←
