Excel-handledning: Hur man byter ut kapslade IF: er med VLOOKUP

I den här korta videon tittar vi på hur man ersätter en typisk kapslad IF-formel med en VLOOKUP-formel. Jämfört med kapslade IF-uttalanden är VLOOKUP enklare och mer transparent. Det är också lättare att justera senare. När du väl har konfigurerat kan du ändra formelns logik utan att ens röra själva formeln. Det fungerar bara.

Du kan bygga eller ärva ett kalkylblad som använder en serie kapslade IF-uttalanden för att tilldela värden av något slag. Många använder kapslade IF-uttalanden på det här sättet, eftersom tillvägagångssättet är enkelt när du förstår det. Men kapslade IF-uttalanden kan vara svåra att underhålla och felsöka.

Låt oss titta på hur du kan använda VLOOKUP-funktionen istället.

Här har vi det klassiska problemet att tilldela betyg till poäng. Varje elev i listan har en uppsättning testresultat som är genomsnittliga i kolumn G. I kolumn H använder en formel en serie med fyra IF-uttalanden för att bestämma ett betyg baserat på genomsnittet. Formeln börjar med låga poäng och fungerar upp till höga poäng genom att använda operatören mindre än.

Låt oss lägga till en annan kolumn som beräknar samma betyg med VLOOKUP.

Det första vi ska göra är att skapa en tabell som vi kan använda för att tilldela betyg. Vi behöver en kolumn för poäng och en kolumn för betyg. För att göra det lättare att se de värden vi behöver från den befintliga formeln konverterar vi den kapslade IF-formeln till text genom att lägga till en enda apostrof före likhetstecknet. Nu kan vi se formeln medan vi arbetar. Vi måste lägga till en rad för varje möjlig lönegrad.

Vi kan använda formatmålaren för att snabbt tillämpa formatering.

Nu har vi vad vi behöver för att tilldela betyg med hjälp av VLOOKUP. VLOOKUP matchar i den första kolumnen i en tabell. Som standard kräver VLOOKUP inte en exakt matchning, vilket är viktigt eftersom vi inte vill lägga till en rad för alla möjliga poäng. Tabellen måste dock sorteras i stigande ordning.

Innan vi börjar använda VLOOKUP, låt oss definiera ett namn för tabellen. Detta är inte absolut nödvändigt, men det kommer att göra vår formel lättare att läsa. Låt oss namnge tabellen "grade_key".

Låt oss nu lägga till vår VLOOKUP-formel. Det första argumentet är det värde vi letar efter, vilket vi får från kolumn G. Det andra argumentet är uppslagstabellen. Det tredje argumentet är den kolumn som innehåller det värde vi vill ha. Eftersom betygen finns i andra kolumnen använder vi siffran 2.

VLOOKUP tar ett valfritt fjärde argument som styr exakt matchning. Standard är SANT vilket betyder "icke-exakt matchning". I icke-exakt matchningsläge matchar VLOOKUP exakta värden när det är möjligt och nästa lägsta värde när inte.

När vi går in i formeln får vi vår första klass. Nu kan vi bara kopiera formeln ner i tabellen.

Du kan se att vi får samma betyg, men med några fina fördelar.

För det första är själva formeln mycket lättare att läsa. Betygsnyckeln visas också på kalkylbladet för enkel referens. Slutligen styr betygsnyckeln själva betygen. Vi kan enkelt ändra poäng och få nya betyg. Dessutom kan vi lägga till nya rader i nyckeln och den befintliga formeln "fungerar bara".

Det finns ingen anledning att krossa en orolig flock inom parentes.

Nästa gång du står inför en formel med kapslade IF, överväg att använda VLOOKUP istället