Varje onsdag bjuder jag på ett Excel-tips från Excel Project Manager Ash Sharma. Den här veckan, Flash Fill. Introducerad i Excel 2013 låter Flash Fill dig extrahera tecken från en datakolumn eller sammanfoga data från kolumner utan att skriva en formel.
Tänk på exemplet som visas nedan. En produktkod har tre segment åtskilda av en streck. Du vill extrahera mellansegmentet. Det första segmentet kan bestå av tre eller fyra tecken. Det andra segmentet är alltid två tecken. Formeln för att extrahera mellansegmentet inte rocket science, men det är inte något en nybörjare skulle komma med: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Men med Flash Fill behöver du inte komma med en formel. Följ dessa enkla steg:
- Se till att det finns en rubrik ovanför A2.
- Skriv en rubrik i B1.
- Skriv ME i B2.
- Du har ett val här. Du kan välja B3 och trycka på Ctrl + E för att anropa Flash Fill. Eller du kan gå till B3 och skriva den första bokstaven i rätt svar: E. Om du börjar skriva i EU kommer Flash Fill att gå till handling och visa dig en nedtonad kolumn med resultat. Tryck på Enter för att få resultaten.
Personligen antar jag att jag är lite av en kontrollfreak. Jag vill säga till Flash Fill när jag ska gå till handling.
Den gråa effekten som visas i föregående figur är fantastisk för att låta en Excel-rookie upptäcka att Flash Fill finns. Det kommer att upptäcka att någon håller på att skriva tusentals celler och förhindra att det händer. Flash Fill har förmodligen sparat miljontals timmars produktivitet.
Men det finns subtiliteter i Flash Fill - jag kallar det Advanced Flash Fill - och om du förstår dessa subtiliteter vill du låta Flash Fill vänta tills rätt tid.
Om du vill ta kontrollen och bara ha Flash Fill inträffar när du trycker på Ctrl + E, gå till File, Options, Advanced och avmarkera Flash Fill automatiskt.
Här är ett mer komplext exempel. Produktkoden i kolumn I innehåller en blandning av siffror och versaler. Du vill bara få siffrorna eller bara tecknen. Det finns en formel för detta, men jag kommer inte ihåg det. Titta gärna på Duelling Excel Video 186 för matrisformeln eller VBA användardefinierad funktion. Jag tänker inte titta på videon, för jag kan lösa detta med flashfyllning.
Detta är ett av de fall där Flash Fill inte kan räkna ut mönstret från ett exempel. Om du skriver '0252 i J3 och sedan Ctrl + E från J4, kan Excel inte räkna ut svaret när som helst artikelnumret börjar med en siffra.
f
Följ istället dessa steg:
- Se till att det finns en rubrik ovanför I2. Lägg till en rubrik i J1 och K1. Om det inte finns rubriker fungerar inte Flash Fill.
- Du behöver absolut den ledande nollan för att visas i 0252 i cell J2. Om du bara skriver 0252 ändras Excel till 252. Skriv sedan en apostrof (') och sedan 0252 i J2.
- Skriv '619816 i J3
- Skriv '0115 i J4
- Från J5 trycker du på Ctrl + E. Flash Fill får korrekt siffror korrekt
Varning
Flash Fill ser på alla kolumner i den aktuella regionen. Om du försöker extrahera bokstäverna från kolumn I medan kolumn J är i den aktuella regionen har Flash Fill problem. Följ istället dessa steg.
- Välj kolumner J & K. Hem, Infoga, Infoga arkrader för att flytta siffrakolumnen ur vägen.
- Skriv en rubrik i J1.
- Skriv BDNQGX i J2
-
I J3 trycker du på Ctrl + E. Flash Fill fungerar korrekt.
Isolera kolumnerna som innehåller källdata
Flash Fill kan användas i flera kolumner. I exemplet nedan vill du ha initialerna från kolumn Z, var och en följt av en period. Sedan ett mellanslag och efternamnet från kolumn AA. Du vill att det hela ska vara ordentligt fall. Om det inte vore för personer med dubbelt förnamn kunde du ha använt det =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Men att hantera ME Walton skulle göra den formeln dramatiskt svårare. Flash Fill till undsättning.
- Se till att det finns rubriker i Z1, AA1 och AB1.
- Skriv J. Doe i AB2
-
Välj cell AB3 och tryck på Ctrl + E. Flashfyllning hoppar in i åtgärd, men den använder inte båda initialerna i rad 6, 10 eller 18.
Flashfyllning kan lära av korrigeringar -
Välj cell AB6 och skriv ett nytt mönster: ME Walton. Tryck enter. På mirakulöst sätt kommer Flash Fill att leta efter andra med detta mönster och korrigera BB Miller och MJ White.
Flashfyllning kan lära av korrigeringar
Tack till Ash Sharma för att du föreslog den fantastiska Flash Fill-funktionen som en av hans favoriter.
Jag älskar att be Excel-teamet om deras favoritfunktioner. Varje onsdag kommer jag att dela ett av deras svar.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Absorbera det som är användbart. Bortse från det som är värdelöst."
Sumit Bansal
