Steve, en klient från Carolinas, ställde frågan som ledde till detta tips. Det är vanligt att data som importeras från ett externt system har ett datumfält. Det finns en enkel metod med i en pivottabell för att konvertera datumfältet till veckor, månader, kvartal eller år.
Pivottabeller är en verkligt fantastisk funktion i Excel. Om du inte känner till hur du skapar en pivottabell kan du granska Advanced Pivot Table Advanced Tricks.
Jag använder pivottabeller ganska ofta och upptäckte nyligen möjligheten att automatiskt gruppera datum i månader eller år för analys i pivottabeller.
Med hjälp av den vanliga pivottabellguiden är det ganska enkelt att ta data som visas till vänster och skapa pivottabellen som visas nedan. Dessa grundläggande pivottabeller har datum som går längs sidan, regioner som går överst.
Tillbaka i dagarna av Excel 95, om du ville ersätta de dagliga datumen med månader, var du tvungen att tillgripa en ny kolumn i din källinformation med funktionen dag (). I dagens version av Excel finns det ett enklare sätt.
För att börja, högerklicka på datumfältet i din pivottabell. Från popup-menyn väljer du Grupp och Kontur och väljer sedan Grupp …
Observera att det här alternativet endast är tillgängligt för fält i rad- eller kolumnavsnittet i pivottabellen. Om du vill gruppera ett fält i sidavsnittet i en pivottabell, måste du först dra ner det till kolumner, gruppera det och sedan dra det tillbaka till sidavsnittet.
Excel erbjuder sju standardgrupperingsnivåer. Du kan välja en eller flera av dessa i dialogrutan Gruppering. Om du väljer en enskild grupperingsnivå förblir pivottabellfältet (i detta fall InvDate) kvar som ett fält men kommer nu att visas grupperat till den specifika nivån.
Om du råkar välja flera grupperingsnivåer (säg månad, kvartal, år) kommer Excel att lägga till ett nytt fält i pivotfältlistan för den andra och tredje gruppen. Som standard tilldelar Excel ett namn som "Quarters" eller "Years" till dessa senare pivottabeller. Således är detta tips en bra lösning på frågan: "Varför har min pivottabell extra fält som kallas" År "som inte verkar finnas i mina källdata?"
Excels standardnamnkonvention för den andra och tredje grupperingsnivån lämnar mycket att önska när du har två datumfält i din pivottabell och du grupperar dem båda upp till månader, kvartal och år. Låt oss säga att du har ett fält för förfallodatum och ett annat fält för verkligt slutdatum. Om du grupperar båda dessa fält upp till månader, kvartal och år kommer pivotfältlistan att erbjuda kvartal och år två gånger, och du måste komma ihåg i vilken ordning du lade till fälten när du senare drar dem från pivotfältlistan till vridbordet. Av den anledningen föreslår jag att du använder fältinformationsdialogen för att byta namn på fältet från år till något mer meningsfullt.
Efter att du har angett att du vill gruppera InvDate efter månad beräknas pivottabellen på nytt och kollapsar datumen ner till en per månad. Detta är en mycket effektiv metod för att tillhandahålla översiktsnivåvyer av data med en datumkomponent.
