Ett intressant problem från Sam i Nashville: Sam undrar varför hans pivottabell inte uppdateras korrekt efter att han använt sökrutan i rullgardinsmenyerna Filter i sin pivottabell.
Säg att du har ett pivottabell. Du filtrerar radfältet med datumfilter, etikettfilter eller värdefilter. Ändra underliggande data. Tryck på alt = "" + F5 för att uppdatera pivottabellen. De filter du valt kommer att appliceras på nytt.
Notera
Fick du den heta tangentbordsgenvägen? alt = "" + F5 är ett snabbt sätt att uppdatera en pivottabell. Ctrl + alt = "" + F5 uppdaterar alla pivottabeller. Tack till Wendy i rad 3 i mitt Power Excel-seminarium i Calumet City för detta fantastiska trick. Tack också till MF Wong på Twitter för Ctrl + alt = "" + F5-tipset.
Men problemet som Sam stöter på är när han använder sökrutan för att tillämpa ett filter. I bilden nedan använder du sökrutan för att hitta alla kunder med Wand i namnet.
Den resulterande pivottabellen visar rätt kunder.
Ändra underliggande data för att lägga till en ny kund som ska matcha filtret: The Wanderer.
Uppdatera pivottabellen med alt = "" + F5. Den nya kunden läggs inte till i pivottabellen.
Som jag noterar i videon nedan verkar den vågräta linjen mellan värdefiltret och sökrutan berätta något för oss. Allt över linjen återspeglas i Uppdatera. Allt under raden kommer inte att tillämpas igen under uppdateringen.
Lösningen: Använd inte sökrutan om du planerar att uppdatera pivottabellen. Använd istället etikettfilter, innehåller …
Ange trollstav som sökord:
Ändra underliggande data. Uppdatera pivottabellen. De nya kunderna dyker upp.
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2212: Sökfel för pivottabell.
Okej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. Åh, pojke, dagens fråga eller kommentar eller något, kommer från Sam i Nashville. Han säger, "Hej, när du använder sökning i en pivottabell kommer det att orsaka saknade data i uppdateringen." OK. Och så, vad vi pratar om här, är att vi pratar om datumfilter, värdefilter och sökning.
Okej, så först, låt oss titta på datumfiltret. Och jag måste erkänna att jag aldrig riktigt använder dessa, så om jag skulle be om datumfilter idag - okej, så jag spelar in den 9 maj och det fungerar bra. Den stora frågan är, om jag kommer tillbaka imorgon och uppdaterar det pivottabellen, ändras det till 5/10? Kommer det ihåg idagens koncept?
Och jag antar - jag antar - vi kan testa detta genom att säga att vi ska leta efter datumfilter efter - låt oss sätta 5 / 11-- efter 5/11, klicka på OK. Och vi hade 5/12 och 5/13. Okej, vackert. Nu, låt oss komma tillbaka till de ursprungliga uppgifterna här och vi kommer att ändra några saker. Jag ska ta dessa data från 5/8 och ändra den till 5/14 / 18-- så, nu är det efter 5/11, eller hur? Så den stora frågan är … Låt oss göra det stora så att vi kan se det, 9999. Om vi kommer tillbaka hit till filtret och nu uppdaterar pivottabellen, gör det det - det plockar upp 5/14. Så datumfiltret verkar komma ihåg vad inställningen var och applicera på nytt själv.
Men låt oss komma hit till sökfiltret. OK. Nu, i sökfiltret, ska vi välja något ord här som "trollstav", okej? Jag ska leta efter allt som har "trollstav" i sig och jag får "Rapporter trollstav". Okej, det är vackert. Nu, här är vad Sam säger: Sam säger nästa dag, han får mer data och - skriv här, "trollstav", och återigen, gör denna stora, 999999, vacker - och sedan kommer Sam tillbaka till pivottabellen och uppdaterar. Nu är den här pivottabellen i Sams sinne inställd på att ha något med ordet "trollstav", och när han uppdaterar sig - fungerar inte. OK? Så Sam påpekar att sökrutan - filter som ställts in av sökrutan - inte kommer ihåg som värden som ställts in med datumfiltret. Säkert.
Okej, nu ska vi prova det på ett annat sätt. Låt oss rensa det här filtret - och den här gången borde vi ha två saker som säger "trollstav" - så vi säger att kundetikettfilter innehåller ordet "trollstav", klicka på OK. OK. Och nu får vi “Reports Wand” och “Magic Wand” - vackra. Låt oss komma tillbaka till de ursprungliga uppgifterna så ändrar jag något annat till "obi-trollstav", och jag vet att det är "obi-wan" - jag vet det, jag vet det, jag är bara rolig, okej - vi Jag kommer tillbaka hit för att söka så uppdaterar vi det och det hämtar det. OK. Så det betyder att filter som vi skapar med etikettfiltret eller med datumfiltren verkar komma ihåg och de fungerar i en uppdatering. Men om du försöker använda sökningen är det egentligen bara en engångs sak - engångs sak - och det gör det inte 't-- det kommer inte att komma ihåg, det kommer inte att göra om den här sökningen när du uppdaterar data. Så jag antar att Sam har en bra poäng. Ja, det verkar vara buggy. Jag är säker på att Excel-teamet skulle säga "Tja, naturligtvis skulle vi aldrig göra det." Men låt oss bara … Om du förväntade dig att sökningen skulle fungera som dessa andra saker skulle fungera här, kommer det inte att fungera. Så hej, tack till Sam i Nashville för det fantastiska tricket.tack till Sam i Nashville för det fantastiska tricket.tack till Sam i Nashville för det fantastiska tricket.
Den här boken, LIVe, The 54 Greatest Tips of All Time, den täcker pivottabeller, men inte det här tricket - det lärde jag mig bara av Sam i Nashville - men det täcker allt annat. Så klicka på det "jag" i det övre högra hörnet.
Åh, du vet, nu när jag tänker lite på det här är jag säker på att Excel-teamets argument kommer att vara att de lade till den sökrutan bara för att göra det lättare för oss att gå igenom, och välja och av- välj här. OK? Jag är säker på att det är vad de säger. Till exempel, som när jag valde Wand i filtren, bryr det sig inte om att ändra detta; som, allt är fortfarande kontrollerat, eller hur? Den här raden där - den raden under, mellan värdefilter och sökning, jag slår vad om att den raden är Excel-teamet som säger "Hej, den här sökrutan är helt skild från dessa filter. Du borde inte förvänta dig att de beter sig som filter. " Och jag vet inte varför jag försvarar dem.
Låt oss bara avsluta. OK. Sam i Nashville, filtrerar en pivottabell: Om du använde datumfilter eller etikettfilter eller värdefilter, kommer Excel ihåg inställningen och kommer att använda filtret igen efter en uppdatering; men om du använder den här sökrutan för att filtrera, kommer inte Excel att söka igen för att uppdatera - istället använda etikettfiltret för "innehåller", till exempel.
Nu, hej, om du vill arbeta med, ladda ner arbetsboken från dagens video - besök den URL där nere i YouTube-beskrivningen.
Jag vill tacka dig för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Ladda ner Excel-fil
För att ladda ner excel-filen: pivot-table-search-bug.xlsx
Det verkar frustrerande att etikettfilter uppdateras, men de mycket mer synliga sökfiltret uppdateras inte. Men genom att använda etikettfiltret och innehåller kan du ställa in en regel som kommer att bestå genom en uppdatering.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"DATEDIF-dokumentation är för Excel vad Windows 8 var för vad som helst"
Liam Bastick
