Då och då kommer något som är så fantastiskt att det garanterar en plats i veckans spets. Jag blev förvånad idag när jag fick veta att de fina människorna i Redmond hade förpackat ett otroligt användbart verktyg i Office 2000 Premium.
Sedan denna artikel skrevs har det kommit flera nya versioner av QuickBooks. Några läsare har rapporterat att de har svårt att använda detta tillägg med Quickbooks 2001 och senare programvara.
Om du är småföretagare som använder Quickbooks eller Peachtree är du skyldig dig själv att ta en timme att experimentera med det här verktyget. Det kallas Small Business Financial Manager och det är förpackat på CD 2 i installationsprogrammet för Microsoft Office. Det ingår inte i standardinstallationen, så 95% av Office 2000-användare är inte ens medvetna om att den är tillgänglig. Den kan installeras direkt från CD 2. När installationen är klar går du till Excels meny Verktyg, väljer Tillägg och markerar sedan Small Business Financial Manager. Excel kommer sedan att erbjuda en "Financial Manager" -menypost.
Verktyget sökte efter och lokaliserade mina Quickbooks-data. Den importerade alla Quickbooks-data för användning i Financial Manager. Att komma till denna punkt, inklusive installation av tillägget, tar cirka 20 minuter. Från och med den här tiden är resultaten dock fantastiska.
Verktyget erbjuder ett brett utbud av standardredovisningsrapporter. Du kan välja datumintervall och enkelt skapa en rapport eller ett diagram.
De flesta av dessa rapporter är det standardpris som du skulle få med Quickbooks eller Peachtree.
Där paketet verkligen lyser ligger i affärsanalysen. Efter att ha angett standardindustriklassificeringen för mitt företag producerade verktyget en rapport på tre sidor med alla standardkvoter beräknade från min Quickbooks-data, jämfört med de faktiska förhållandena från min bransch. Detaljerade förklaringar gick igenom hur förhållandet beräknas, om det är bättre att vara högre eller lägre än genomsnittet och vad det innebär att vara antingen högre eller lägre än genomsnittet.
Insikten med dessa verktyg är ovärderlig för en ny företagsägare.
Microsoft gjorde ett utmärkt jobb med detta tillägg för Excel. Om du är småföretagare med antingen premium- eller småföretagsversionerna av Office 2000 är du skyldig dig själv att ge det här gratisverktyget en snurr.
