Hur många små beställningar behandlar du varje månad? Hur mycket intäkter är förknippade med de små beställningarna. Pivottabeller gör det enkelt.
Kolla på video
- Skapa stratifieringar med en pivottabell
- Bygg en pivottabell med Revenue in the Rows och Customer in the Values (Backwards!)
- Välj den första intäktscellen i pivottabellen
- Använd kommandot Grupp
- Välj en skopstorlek och en startpunkt
- Lägg till ytterligare fält, såsom vinst (normal), vinst (procent av kolumn), vinst (% löpande totalt i)
- När du återanvänder intäkter måste du ändra från räkna till summa
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast avsnitt 2101: Stratifieringar med en pivottabell.
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. Det här är en av frågorna, en av de saker jag pratar om hela tiden i mina Live Power Excel-seminarier. Jag blev förvånad över att jag inte har en video ute på YouTube en gång. Och detta går tillbaka till när jag arbetade med redovisning för 20-25 år sedan och vi hade den här fantastiska försäljningschefen som flyttade från Kalifornien till vårt hemmakontor och John, de var tvungna att hitta ett kvartalkontor åt honom. Så hamnade han på mitt golv och han var omgiven av kuber och kuber och kuber av människor som gjorde orderingång. Och så varje dag kommer John att gå förbi alla dessa orderingångsfolk och han skulle titta på alla löner som var inblandade i orderingången. Och för John var vår verksamhet enkel. Varje månad hade han en miljon dollar försäljning. Okej, och det var de saker som gjorde honom till alla pengar.Anledningen till att vi hade 18 eller 20 beställare var att vi då sålde reservdelar, batterier och, du vet, saker som gick sönder. Och han var bara - han tittade på alla dessa små beställningar och hur många människor vi hade att anställa för den lilla organisationen som, jag vill ge alla de små beställningarna där vi bara hittar en mervärdeåterförsäljare, låt dem ta itu med de små sakerna. Jag vill bara hantera en miljon dollar order. Du kan bli av med alla dessa orderingångspersoner, bara ha en person att skriva in min stora order varje månad.Jag vill ge alla de små beställningarna där vi bara hittar en mervärdesförsäljare, låt dem ta itu med de små sakerna. Jag vill bara hantera en miljon dollar order. Du kan bli av med alla dessa orderingångspersoner, bara ha en person att skriva in min stora order varje månad.Jag vill ge alla de små beställningarna där vi bara hittar en mervärdesförsäljare, låt dem ta itu med de små sakerna. Jag vill bara hantera en miljon dollar order. Du kan bli av med alla dessa orderingångspersoner, bara ha en person att skriva in min stora order varje månad.
Och så ville jag visa för John att de små beställningarna hade högre vinst. Okej, och jag gjorde det med hjälp av ett pivottabell. Så välj en cell, det här är vårt fakturaregister, två års data. Låt det gå till ett nytt kalkylblad, klicka på OK och nu kommer den här pivottabellen att vara olik vilken annan pivottabell du någonsin har byggt eftersom vi kommer att ta intäktsfältet som normalt går till området Värden. Och vi ska flytta det till så här rader. Okej, och det här är dollarbelopp, okej? Så här är en order på 1735 dollar, här är en order på 1741 dollar och hela vägen ner. Det är de stora orderna, okej, de är order på miljoner dollar.
Okej, så, det första mycket ovanligt: ta ett numeriskt fält och flytta in till rader; det andra som är väldigt ovanligt är att vi ska ta ett textfält som kund och flytta det till värden, okej? Att just detta är helt bakåt. Vanligtvis är kunder här, summan av intäkter där. Och det här är kundräkningen men det här är verkligen # beställningar, okej. Så vi ser att det fanns en order på 1 699 $, en order för 1736 och återigen inte intressant i detta nuvarande format men det är här Pivot Tables är riktigt bra. De kan hjälpa oss att skapa stratifieringar.
Ta den här informationen och visa den i lager eller i hinkar så vi väljer vårt första intäktsfält och det är ett gruppfält, och de väljer några galna saker här och jag åsidosätter alltid detta. Jag vill gå från 0 till 16000000 dollar och låt oss bara säga 10000 dollar hinkar så. Och du kanske måste experimentera med detta. Du kan alltid komma tillbaka till detta grupperingsfält och ändra det men jag vill verkligen fokusera på de små beställningarna och klicka på OK. Okej, och nu är vi här. Vi kan se för var och en av dessa artiklar, de var nog, 458 små beställningar under 10000 dollar, 530 under 20 000 - mellan 10000 och 20000, och sedan faller det av. Inte för många beställningar där uppe på 20 000 till 29 000.
Nu, vad som skulle vara riktigt trevligt här är om vi i gruppen kunde ha skopor av olika storlek. Okej, det skulle vara bra eftersom de här sakerna här uppe, jag vill verkligen att det bara ska vara en stor hink. Ja, jag kan inte göra det. Okej, men nu när jag har det så enkelt - jag saknade en rapport på en sida kommer det att få min poäng. Jag ska ta vinst och flytta det till Values-området, jag ska säga Profit och flytta det till Values-området igen. Jag ska ta Profit en tredje gång och flytta den till området Värden. Och utan detta kommer vi att ändra beräkningen. Okej, så den första, jag vill bara se hur många dollar som finns i varje hink, men sedan den andra, jag ska dubbelklicka. Jag ska säga visa värdena som% av kolumnen, så% av vinst. Och här ska jag säga vår procentsats,vår löpande procentsats. Så visa värden som. Och det här är helt nytt i Excel 2010, så om du av någon anledning är tillbaka i Excel 2007 kommer du inte att ha den här -% Running Total In. Du måste bygga beräkningen utanför pivottabellen.
Så Accum. % av vinst, klicka på OK. Okej, och så kan jag säga, ”Hej, se, John. Du vet, om du kommer att bli av med alla dessa små beställningar, ja, det är många beställningar. Men det är över en tredjedel av din vinst, okej? Och om du kommer att förlora 20 poäng på alla dessa, vet du, det är en enorm bit pengar som du kommer att ge bort. ”
Hej, en sak som är uppmärksam här med Stratifications är att Field Revenue som jag lägger i Rows-området, det fältet kommer inte att fungera i denna pivottabell som standard. Om jag tar intäktsfältet och drar ner det här till botten kommer det alltid att räknas som standard. Jag förstår inte riktigt varför det händer. Jag vet att det händer att jag är van vid det. Dubbelklicka och ändra det först till SUM och ändra det sedan till vilken beräkning du vill göra, vår% Running Total In och vi kallar detta Accum. % av intäkterna, så. Klicka på OK. Och säkert kommer du att kunna se det, du vet, ja det är 22% av de totala intäkterna men högre vinstmarginal på de små artiklarna, nästan 30% av din vinst. Och du kan åtminstone försöka föra argumentet att det 'ett värde för alla dessa människor över i orderingången eftersom de skriver höga vinstorder.
Okej, så skapa stratifieringar i en pivottabell. Nu finns alla typer av Pivot Table-ämnen i den här boken, Power Excel med, 617 Excel-mysterium löst. Klicka på det "i" i det övre högra hörnet, gå och ta en titt på hur du köper boken.
Dagens avsnitt: Skapa stratifieringar med pivottabellen. Först bygger vi ett pivottabell. Det är typ av bakåt: Intäkter i området Rader och Kund i området Värden. Välj den första intäktscellen i pivottabellen, använd gruppkommandot. Välj en skopstorlek och startpunkten. Det skulle vara trevligt om skoporna kunde vara olika men de är inte. Lägg till ytterligare fält som: Vinst, Procent av kolumnen och% Kör totalt. När du återanvänder intäkter, var försiktig och se till att du byter från räkna till summa, annars kommer dina siffror att vara fel. Okej, där går du.
Tja, hej, jag vill tacka dig för att du kom in. Vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast2101.xlsm
