Din chef behöver en sammanfattning av totala intäkter, kostnad och vinst för varje kund i en stor datamängd. Idag tittar jag på Advanced Filter och SUMIF för att lösa problemet.
Målet är att sammanfatta denna 563-rads datamängd så att du har en rad per kund.
Den här veckan kommer att innehålla fem olika sätt att lösa problemet.
- Måndag: Sammanfatta data med delsummor
- Tisdag: Sammanfatta data med Ta bort dubbletter
- Idag: Sammanfatta data med avancerat filter
- Torsdag: Sammanfatta data med Consolidate
- Fredag: Sammanfatta data med pivottabeller
- Lördag: Sammanfattning av sammanfattningsdataveckan
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2189: Sammanfatta med avancerat filter.
Hej, välkommen tillbaka till netcast, det här är Summering Data week. Detta är vår tredje metod; Vi försöker skapa en sammanfattning av 1 rad per kund. Hittills använde vi delsummor och tar bort dubbletter. Jag ska gå på gamla skolan här: Kopiera de här rubrikerna till ett utdataområde och använd Advanced Filter.
Nu kommer mitt avancerade filter bara att vara på kolumn D så här. Så det var Ctrl + Skift + Pil ner, välj Avancerat, Kopiera till en annan plats - vart ska jag kopiera den till? Den rubriken i J. Och sedan, precis här, "Endast unika poster". Det här var långt innan vi var tvungna att ta bort dubbletter, skulle ge oss en unik lista med sådana kunder. Okej, nu när vi har den här listan över kunder måste vi bygga en formel.
Igår använde jag SUMIFS, idag ska jag prova SUMIF. Och vad vi gör är att vi säger att vi kommer att titta igenom alla dessa kunder i kolumn D. Så, härifrån, Ctrl + Skift + nedåtpil, tryck på F4 för att sätta in dollartecknen; komma, då är kriterierna här i J2 - klicka på J2-- tryck på F4-- 1, 2-- 3 gånger; enda dollartecken före J; och varifrån kommer siffrorna äntligen? Tja, de kommer från kvantitetskolumnen - så här, Ctrl + Shift + Doen Arrow, och jag trycker på F4-- 1-- 2 gånger för att låsa den till bara kolumnerna så; och sedan Ctrl + Enter. När vi har den första formeln, dra över, dubbelklicka på Fill-handtaget för att skjuta ner det, och det finns våra resultat.
Alla dessa metoder finns i den här nya boken, LIVe, The 54 Greatest Tips of All Time. Klicka på "jag" i det övre högra hörnet för att läsa mer om boken.
Den här veckan-- hela den här veckan-- gör vi en serie om sammanfattande data. Hittills har vi gjort delsummor, ta bort dubbletter, idag Advanced Filter. Hur man sammanfattar med Advanced Filter: Kopiera rubrikerna till ett utdataområde; välj Data i kolumnen Kund; Data, Filter, Advanced, Kopiera till en annan plats; ange den kundrubriken som utdata; "Endast unika föremål"; klicka OK; då är det en enkel SUMIF-formel; och kopiera ner det.
Hej, jag vill tacka dig för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från.
- Kopiera rubrikerna från D1: H1 och klistra in till J1. J1 blir utgångsområdet. K1: M1-rubriker kommer att användas senare.
- Välj D1. Tryck på Ctrl + Skift + Pil ned för att välja till slutet av data.
- Välj, Data, Avancerat filter. Välj Kopiera till en annan plats. Listintervallet är korrekt. Klicka i Kopiera till: och klicka på J1. Välj rutan Endast unika artiklar. Klicka på OK.
- Välj K2. Ctrl + Skift + Nerpil och Ctrl + Skift + Högerpil för att markera alla siffror.
- Ange en formel för
=SUMIF($D$2:$D$564,$J2,E$2:E$564). Tryck på Ctrl + Enter för att fylla markeringen med en liknande formel
Efter 37 klick har du följande resultat:
Denna metod liknar Adams metod från tisdag. Att skriva in formeln kräver många tangenttryckningar. I morgon, en gammal metod som dramatiskt kommer att minska tangenttryckningar.
Den här veckan är summeringsdataveckan. Varje dag kommer vi att titta på fem olika sätt att lösa ett problem.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
“Excel är den näst bästa mjukvaran i världen” (för allt)
Liam Bastick
