Skicka koppling till PDF från Excel - Nyheter

Den 1 januari 2018 ökar minimilönen i New York City till $ 13,50. Detta innebär att miljontals exemplar av formuläret LS 54S eller formuläret LS54 - Meddelande och bekräftelse av lönesats måste skickas till arbetare. Staten New York tillhandahåller en tom kopia av detta formulär som en lösenordsskyddad PDF. Hur kan du använda Excel för att förbereda hundratals sådana dokument för dina anställda?

Medan processen för att göra en sammanslagning från Excel till Word har dokumenterats på (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), kan du göra en sammanslagning från Excel till en PDF?

Jag blev förvånad över att den bästa lösningen på denna process är att använda Adobe InDesign! Men låt mig först sammanfatta mina två misslyckade försök:

• Misslyckat försök 1: Jag försökte replikera formulär LS54 i Excel med en serie skärmklipp för att linda runt cellerna som skulle innehålla fälten i Excel. Det tog evigt, och när det skrevs ut såg skärmklipparna hemskt ut.

  

• Misslyckat försök 2: Använd Adobe Acrobat. Du skulle tro att den fullständiga versionen av Acrobat skulle erbjuda ett sätt att fylla i ett formulär med hjälp av en sammanslagning. Det finns ett alternativ för importdata under Verktyg, Formulär, Fler formuläralternativ. Jag slösade bort tiden att lägga till fält i PDF-filen, importerade kalkylarket och blev sedan besviken över att jag bara kunde fylla i ett formulär i taget. Välj rad 2 så skulle jag kunna skriva ut den första medarbetaren. Men då skulle jag behöva välja rad 3, skriva ut, välja rad 4, skriva ut, rad 5, skriva ut, och detta kommer aldrig att fungera för 750 anställda.

  

Lösa problemet med Adobe InDesign

Här på publicerar vi böcker under den heliga makroen! Böcker avtryck. Vi prenumererar på Adobe Creative Cloud-sviten, som ger oss Photoshop, Lightroom, Acrobat och något som heter InDesign. Kolla runt på ditt företag, det är troligt att någon i dina marknadsförings- eller kreativa avdelningar redan har ett abonnemang på Adobe Indesign.

Jag kunde lösa problemet på mindre än en timme med InDesign. Jag har dokumenterat stegen här för att förenkla din process.

• Del 1: Konvertera lösenordsskyddad PDF till grafik

  1. Ladda ner formuläret LS54S från labor.ny.gov på formuläret LS54S
  2. (Valfritt) Förbannelse i staten för lösenordsskydd av PDF
  3. Konvertera PDF-filen till en bild. Om du har Acrobat använder du Arkiv, Exportera till, Bild, JPEG.webp. Om du inte gör det kan du använda klippverktyget i Windows för att fånga formuläret. Se bara till att Acrobat Reader visar formuläret till 100%.

• Del 2: Bygg dokumentet i InDesign

  4. Öppna Adobe InDesign. Välj Arkiv, Nytt, Dokument. Det första steget i dialogrutan Nytt dokument är att klicka på den andra ikonen under Orientering för att skapa ditt dokumentlandskap. Ändra enheterna till tum, bredd till 11, höjd till 8,5. Ändra toppmarginalen till 0 och InDesign gör alla marginaler 0.

     
  5. Dubbelklicka på höger sida av A-Master i sidpanelen

  6. Från utforskaren drar du JPG.webp från steg 3 och släpper den på Paste Board som ligger utanför mastersidan. Om du är ny på InDesign skulle du tro att du ska dra och släppa bilden * inuti sidan *, men det skulle vara fel. Jag delar ett trick som jag lärde mig av Anne Marie “Her Geekness” Concepcion. Om du någonsin behöver bli mästare på InDesign, bör du anställa Anne Marie. När du släpper bilden på mastersidan kan du inte komma till storlekshandtagen. Släpp istället bilden precis utanför mastersidan. Nu har du tillgång till storlekshandtagen. Ändra storlek på dokumentet så att det passar sidan genom att hålla ned Skift medan du drar nedåt till vänster. När dokumentet är något mindre än sidan drar du det över mastersidan till höger. Freak out att du har klippt av hälften av texten!

     
  7. Tryck på min favoritgenvägs hela tiden: Ctrl + alt = "" + Skift + E. Detta kommer att göra att hela bilden passar in i den nyligen ändrade ramen. Jag känner till dussintals kortkommandon i Excel. Jag vet bara två genvägar i InDesign och Ctrl + alt = "" + Skift + E är en av dem. Det skrämmer mig helt att InDesign kan ha 25 andra kortkommandon som Ctrl + alt = "" + Skift + A till Ctrl + alt = "" + Skift + Z!

• Del 3: Fyll i de fasta fälten

  Det finns några fält på formuläret som kommer att vara desamma för alla anställda. Till exempel kan företagsnamnet vara detsamma för alla. Så här lägger du till lite text till mastersidan i InDesign.

  8. Tryck på F-knappen för att starta bildläget. Rita en rektangel med musen där du vill att den fasta texten ska visas. Ursprungligen kommer denna ram att ha ett X genom det.

     
  9. Högerklicka på din nyligen ritade ram. Välj Context, Text halvvägs ner i den långa snabbmenyn.
  10. Tryck på T-tangenten för att öppna textinmatningsläget

  11. Klicka inuti rutan och skriv den fasta texten. Om du behöver ändra teckensnitt markerar du texten och använder ikonen "A" ovanför skärmen för att avslöja teckenverktygen.

      

  12. Upprepa steg 8 till 11 för alla andra fält som behöver vara konstanta i alla former. Detta är monotont. Att få en liten ram med en liten 9-punkts "X" uppradad med kryssrutorna är inte kul, men det är möjligt. Om du behöver flytta en ram eller ändra storlek på ramen måste du välja den med det första pilverktyget till vänster. Det kallas ett urvalsverktyg (i motsats till det mindre användbara direktvalsverktyget som är den andra pilen i rutan).

      

  Pro Tips nr 1: Välj den första rutan. Ctrl + C för att kopiera. Ctrl + V för att klistra in en ny ruta mitt på sidan. Dra in den nya rutan för att positionera. Det här är mycket användbart när du får en liten X för kryssrutorna.

  Pro Tips # 2: Det är svårt att använda musen för att få “X” i rätt position. När ramen väljs använder du piltangenterna på tangentbordet för att skjuta in ramen i läge.

  Pro Tips # 3: Alla bilder i InDesign börjar se hemska ut. Det är en funktion, inte en bugg! Tänk på en bok. Power Excel 2017 With har 1400 bilder. Datorn skulle hamna om de försökte visa alla 1400 bilder i hög upplösning. Ditt dokument har en bild och du har förmodligen råd att visa bilden i hög upplösning. Markera bilden genom att klicka i något vitt utrymme på formuläret. Högerklicka och välj Display Performance, Display av hög kvalitet. Presto! Bilden blir skarp.

  

• Del 4: Fyll i data i Excel

  Heliga kalkylblad! Det tog mig så lång tid att komma till Excel-delen av tekniken.

  13. Lägg enkla ord i ett ord i rad 1. Formatera alla valutafält som valuta, annars hittar du 13,50 $ som 13,5 i den sammanslagna PDF-filen. Jag inser att det redan finns ett dollartecken på formuläret, men $ 13,50 ser bättre ut än 13,5 dollar.
  14. Använd fil, spara som. Spara dokumentet som en Excel-fil så att du kan redigera det senare.
  15. Använd fil, spara som. Spara dokumentet som text (tabbavgränsad) (* .txt). Se till att komma ihåg sökvägen och filnamnet så att du hittar det senare. Stäng filen i Excel, annars får du ett felmeddelande i steg 17.

• Del 5: Tillbaka till InDesign för att lägga till formulärfält

  16. Från fönstret InDesign väljer du Fönster, Verktyg, Datasammanfogning. Ett litet Data Merge-fönster visas flytande någonstans ovanför InDesign. Varje liten flytande panel i InDesign har en hel massa användbara kommandon gömda bakom vad de kallar panelmenyn. Här är en bild av panelen Meny-ikonen:

      
  17. Öppna panelmenyn på datasammanfogningen. Välj Välj datakälla. Bläddra till och välj .TXT-filen från steg 15. Datasammanfogningspanelen visar nu fältnamnen från rad 1 i kalkylarket. I en dra-och-släpp-värld skulle du tro att du kunde dra dessa fält till ditt formulär, men du kan inte. Upprepa istället steg 8 och 9 för att rita nya ramar där du vill att dessa fält ska gå. Gör ramarna snygga och breda om en av dina anställda är John Jacob Jinglebells III. Speciellt för LS-54S lönefält och övertidsfält kan du behöva ändra till 10 poäng för att låta ramen passa.

  18. Klicka inuti den tomma ramen för Namn. Klicka på Namn i panelen Datasammanfogning. Presto! <> visas i ramen. Upprepa för lön och OT.

      
  19. Detta steg är valfritt, men värt sextio sekunder. Klicka på rutan Förhandsgranska längst ned till vänster på panelen Datasammanfogning. Du kommer att se data från den första posten. Använd vänster- och högerpilikonerna längst ner på panelen Datasammanfogning för att se nästa post.
  20. Spara InDesign-filen innan du gör sammanslagningen. Jag har sparat mitt dokument just nu och du kan ladda ner det härifrån.

  Bara för att sammanfatta, om du tittar över i sidpanelen har du gjort allt detta på höger sida av A-mastersidan. Men du kan se från miniatyren att allt på mastersidan visas på sidan 1 i ditt dokument.

  

• Del 6: Slutligen, kopplingssamlingen

  21. Det finns en ikon nära toppen av Data Merge-panelen som ser ut som nummer 4 på en form. Det är symbolen för Create Merged Document. Klicka på det.

      

  22. Alla inställningar i Skapa sammansatt dokument är korrekta. Klicka på OK.

      
  23. Du får ett av två meddelanden. Antingen: ”Ingen genererad text har genererats” eller “Du har översatt text i dessa poster”.

  I InDesign betyder orden ”Overset Text” att du har fler tecken än vad som kommer att passa i en textram. Jag har inte hittat någon motsvarighet till Excels Shrink to Fit. Om de säger att du har överskridit text på post 450, gå till sidan 450 i sidpanelen och se att du har en anställd med ett riktigt långt namn. Gå tillbaka till höger sida av A-mastersidan och ändra storlek på ramen för det fältet.

  Vid den här tiden kommer du att ha ett stort dokument i InDesign. I mitt fall har jag 114 sidor eftersom jag hade 114 poster i Excel-filen. Klicka på vilken sida som helst i sidpanelen för att se den sidan med uppgifterna ifyllda.

  Några tips: Menyn Data Merge Panel erbjuder ett kommando för Uppdatera datakälla. Om du ändrar den underliggande Excel-filen och sparar som en ny textfil använder du kommandot för att få ändringarna. Du måste upprepa steg 21 för att slå samman igen.

• Del 7: Exportera till en PDF så att du kan skriva ut

  24. På menyn Arkiv väljer du Adobe PDF-förinställningar, (högkvalitetsutskrift). Välj en filsökväg och ett namn. Acceptera alla tusentals inställningar i dialogrutan Exportera Adobe PDF. Klicka på OK

  En avslutande anmärkning här: I verkliga livet hade vi 751 anställda. Jag lade varje anställd i filen två gånger så att vi kunde skriva ut två exemplar för varje anställd och få dem sorterade. Den resulterande PDF-filen på 1502 sidor var mirakulöst bara 2,48 MB stor! På något sätt har guiderna på Adobe lyckats spara en kopia av bilden och återanvända den om och om igen. Mitt felaktiga första försök att göra sammanslagningen med hjälp av Excel producerade en eländig 150 MB PDF-fil som aldrig kunde skickas via e-post.

  Om du inte hittar en kopia av InDesign eller om de här stegen verkar för skrämmande, anställ en Excel-konsult för att göra kopplingen till PDF åt dig.