Även om pivottabeller är fantastiska verktyg för att sammanfatta data, vill du ibland bara ha en enkel, lätt lösning baserad på formler. Den goda nyheten är att du kan skapa dina egna sammanfattningar med funktioner som COUNTIF och SUMIF. Se hur i denna 3-minuters video.
Hur man bygger en enkel sammanfattningstabell
I den här videon vill jag visa dig hur du bygger en snabb sammanfattningstabell med funktionerna COUNTIF och SUMIF.
Här har vi en uppsättning data som visar t-shirtförsäljning.
Du kan se att vi har kolumner för datum, artikel, färg och belopp.
Så, låt oss dela upp dessa data efter färg.
Nu, innan vi börjar, vill jag nämna att pivottabeller skulle vara ett utmärkt sätt att sammanfatta dessa data, men du kan säkert använda formler för grundläggande sammanfattningar, och det är vad jag ska demonstrera här.
Först ska jag namnge färg- och mängdkolumnerna i data. Detta är inte nödvändigt, men att namnge dessa intervall betyder att jag inte behöver använda absoluta adresser senare, och det kommer att göra formlerna riktigt korta och enkla att läsa.
Nu, i vår sammanfattningstabell, behöver vi en lista med unika färger. För att bygga den här listan kopierar jag hela listan och använder sedan kommandot ta bort dubbletter i Excel.
Om du bara har några objekt i en lista behöver du inte ta bort dubbletter. Men det är ett utmärkt sätt att bygga en ren lista med unika värden när du arbetar med okända data.
Nu lägger jag till den första formeln. COUNTIF behöver ett intervall och ett kriterium. Eftersom vi räknar färger är intervallet färgkolumnen.
Därefter behöver vi ett kriterium, och det är där vår lista över färger kommer in. Vi har redan färgerna i en lista i vår tabell, så jag kan bara peka på den kolumnen och plocka upp referensen. När jag trycker på enter och kopierar ner formeln så får vi ett antal för varje färg.
Låt oss nu utvidga denna sammanfattning till att omfatta belopp.
I det här fallet måste vi använda SUMIF-funktionen. Som tidigare behöver jag ange färg som intervall och sedan plocka upp namnet på färgen som en cellreferens i vår tabell.
Då måste vi ange intervall till summa, vilket är kolumnen Belopp.
När jag kopierar formeln ner i tabellen har vi en uppdelning av belopp per färg.
För att avsluta saker kan jag nu kopiera formatering från källtabellen till sammanfattningstabellen med Paste Special.
Så där har du det, vi har vår sammanfattningstabell.
Om jag ändrar en del av informationen ser du uppdateringen av sammanfattningstabellen direkt.
Kurs
Core FormulaRelaterade genvägar
Utöka markeringen till den sista cellen ner Ctrl + Shift + ↓ ⌃ + ⇧ + ↓ Flytta till första cellen i kalkylbladet Ctrl + Home Fn + ⌃ + ← Visa dialogrutan Klistra in special Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V Kopiera markerade celler Ctrl + C ⌘ + C
