Gareth från England skriver och frågar om att ha en rullgardinslista på ett kalkylblad där listan över giltiga celler finns på ett annat kalkylblad. Gareth konstaterar också att han föredrar att inte använda ActiveX-kombinationsrutor på arket, eftersom de inte rör sig och ändrar storlek med cellerna.
Svaret på detta problem är att använda datavalidering. Den här funktionen, introducerad i Excel 97, erbjuder ett enkelt sätt att ha en rullgardinslista direkt i cellen. Det finns inga problem med att flytta eller ändra storlek.
Det enkla fallet med att konfigurera datavalidering är enkelt. Gå till en avvikande plats i kalkylbladet och ange värdelistan. Gå till cellen där rullgardinsmenyn ska visas. Välj Data, Validering på menyn. I listan tillåt väljer du Lista. I listrutan använder du RefEdit (röd och vit ikon till höger) och väljer ditt intervall. Det är allt som finns att ställa in en datavalidering.
Här är det verkliga tipset för idag: I allmänhet, när du försöker ställa in en datavalidering och du anger en lista som finns på ett annat ark, till exempel om du anger =Sheet2!A1:A99, får du ett felmeddelande som säger att "Du får inte använda referenser till andra kalkylblad för datavalideringskriterier ". Det finns en väg runt denna begränsning! Gå till Sheet2, markera ditt listaintervall och ge det ett namn med Infoga - Namn - Definiera. Om du tilldelar A1: A99 på Sheet2 intervallnamnet på MyList (eller något du kommer ihåg). Gå sedan till ditt ursprungliga ark, och i dialogrutan Datavalidering, för listan, ange =MyListoch du kommer att kunna ha valideringar på ett annat kalkylblad.
