Detta tips kommer från min vän Derek Fraley i Springfield, Missouri. Jag gjorde ett seminarium i Springfield och visade mina favorit-delsumma knep.
För dig som aldrig har använt delsummor, här är hur du ställer in dem.
Börja med att se till att dina data är sorterade. Uppgifterna nedan sorteras efter kunder i kolumn C.
Välj delsummor på fliken Data. Dialogrutan Delsumma vill alltid delsumma i kolumnen längst till vänster. Öppna rullgardinsmenyn Vid varje ändring och välj Kund. Se till att rutan Använd funktion är inställd på Sum. Välj alla de numeriska fälten, som visas här.
När du klickar på OK infogar Excel en delsumma under varje kundgrupp. Men, ännu viktigare, det lägger till grupp- och konturknapparna till vänster om kolumn A.
När du klickar på # 2 Grupp- och dispositionsknappen döljs detaljraderna och du har bara delsumman och summan. Detta är en vacker sammanfattning av en detaljerad datamängd. Naturligtvis, vid denna tidpunkt, visas kunderna i alfabetisk ordning. Derek från Springfield visade mig att när data kollapsas i vyn nr 2 kan du sortera efter vilken kolumn som helst. I figuren nedan väljs en kolumncell för intäkter och du håller på att klicka på ZA-sorteringsknappen.
Toppkunden, Wag More Dog Store, kommer till toppen av datamängden. Men det kommer inte till rad 2. Bakom de dolda raderna sorterade Excel faktiskt en bit poster. Alla Wag More-detaljraderna flyttades tillsammans med delsummaraden.
Om du går tillbaka till vyn nr 3 kommer du att se detaljposterna som följde med delsumman. Excel ordnade inte detaljposterna. de förblir i sin ursprungliga sekvens.
För mig är detta häpnadsväckande på två fronter. Först är jag förvånad över att Excel hanterar detta korrekt. För det andra är det fantastiskt att någon någonsin skulle prova detta. Vem skulle ha trott att Excel skulle hantera detta korrekt? Uppenbarligen Derek från Springfield.
