Microsoft säger att 80% av dem som använder Excel aldrig har använt en pivottabell. När jag närmade mig slutet av min serie 40 dagar av Excel, en introduktion till pivottabeller.
Svängbord är mirakulösa. Du får en arbetsbok med tusentals rader med detaljerad data. Du kan sammanfatta data med bara några få klick med hjälp av en pivottabell. Jag har skrivit hela böcker på pivottabeller, så i dag vill jag gå igenom att bygga ditt första pivottabell.
Anta att du har 6464 rader med data med kund, produkt, datum, antal intäkter. Du vill hitta intäkterna för de fem bästa kunderna som köpte widgets.
- Välj en cell i din datamängd
-
Välj Pivottabell på fliken Infoga i menyfliksområdet
Starta ditt pivottabell -
I fönstret Skapa pivottabell väljer du Befintligt kalkylblad. Lämna alltid en tom kolumn mellan dina data och pivottabellen, så i det här fallet väljer du cell G2 för platsen där pivottabellen ska hållas.
Välj var du vill bygga pivottabellen Panelen Pivottabellfält visas på höger sida av skärmen. Högst upp på panelen finns en lista över fälten i din datamängd. Längst ner finns fyra droppzoner med förvirrande namn.
Dra fält till dessa släppzoner - Dra kundfältet från toppen av listan Pivottabellfält och släpp det i raden släppzon.
- Dra intäktsfältet från toppen av listan Pivottabellfält och släpp det i drop-zonen för värden.
- Dra produktfältet till filterzonen.
-
Öppna rullgardinsmenyn för filter i H2 och välj Widget. Vid den här tiden ser du en sammanfattning av de kunder som köpte widgets /
Bara sju steg för att bygga denna sammanfattningsrapport - Det finns två pivottabellflikar i menyfliksområdet. Gå till fliken Design. Välj Rapportlayout, Visa i tabellform. Detta ändrar rubriken i G3 från radetiketter till kund. Det gör också pivottabellen bättre om du lägger till fler radfält senare.
- Öppna rullgardinsmenyn i G3. Välj värdefilter, topp tio. I dialogrutan Topp 10-filter (kund) väljer du Topp, 5 artiklar efter summa av intäkter. Klicka på OK.
- Pivottabeller väljer aldrig rätt nummerformat. Markera alla intäktsceller från H4: H9. Tilldela ett valutaformat med två decimaler.
- Om du vill att rapporten ska sorteras med den största kunden högst upp väljer du en inkomstcell och klickar på ikonen Sortera fallande (ZA) på fliken Data. Detta är en genväg för att öppna rullgardinsmenyn i G3 och välja Sortera Z till A.
Vid den här tiden har du löst den ursprungliga frågan:
Pivottabeller är dock lätta att ändra. Nu när du har svarat på den första frågan kan du prova något av dessa:
- Ändra rullgardinsmenyn i H1 från Widget till Gadget för att se de bästa kunderna för prylar.
- Dubbelklicka på intäkterna i H4 för att se en lista över alla poster som utgör den informationen. Rapporten visas i ett nytt kalkylblad till vänster om det aktuella kalkylbladet.
- Klicka på ikonen för pivotdiagram på fliken Analysera för att kartlägga de fem bästa kunderna
Detta är bara några av alternativen i pivottabeller.
Jag älskar att be Excel-teamet om deras favoritfunktioner. Varje onsdag kommer jag att dela ett av deras svar. Dagens tips är från Excel-projektledaren Ash Sharma.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Med Excel kan du inte laga mat men du kan göra pajer"
Tanja Kuhn
