Det här avsnittet var det där Tracy Syrstad, Nate Oliver och jag alla gick till Toronto Blue Jays-spelet med en fantastisk grupp människor från Toronto-området från webbplatsen.
Nästa dag turnerade Tracy, Nate och Tracys man John och jag i TechTV-studiorna:
Från vänster till höger är det John, Nate, Tracy och Bill
Jag ville göra en postfusion från Excel till Word. Men när personen skickade mig uppgifterna, var det i fel ordning. Istället för att få data att gå över kolumnerna hade informationen informationen som gick ner i raderna i kolumn A.
Medan du manuellt kunde fixa alla dessa skulle det vara mycket klippning och klistra in. Detta är den perfekta uppgiften för automatisering med ett makro.
Om du aldrig har använt makron tidigare, gå till Verktyg - Makro - Säkerhet och ändra inställningen till Medium.
Målet är att spela in ett litet makro som löser en post. Du vill att cellpekaren ska vara på namnet för att starta. Makrot ska flytta över de två fälten, ta bort de tre tomma raderna och hamna på nästa namn. På så sätt kan du köra makrot om och om igen.
- Sätt cellpekaren i A1.
- Välj Verktyg - Makro - Spela in ny makro
- Ge makrot ett namn (inga mellanslag tillåtna). Välj en genväg. Eftersom du bara kommer att använda makrot för den här uppgiften är något som Ctrl + a lätt att komma ihåg.
- Du kommer att se ett litet verktygsfält. Detta är verktygsfältet Stoppa inspelning. Den har bara två knappar. Den första knappen är knappen Stoppa inspelning.
Den andra knappen är Relativa referenser. Om du helt enkelt spelade in makrot nu, skulle hårddisken kodas som du alltid vill flytta
A2 till B1 och A3 till C1. Detta fungerar bra för en post, men du behöver makrot för att fungera för alla poster. Aktivera relativ inspelning genom att klicka på knappen Relativ inspelning. Det är en växling, så du vill att den ska se ut som om den trycks in.
- Allt du gör kommer att spelas in. Försök att använda tangenttryckningar istället för musen.
- Tryck på nedåtpilen för att flytta till B2.
- Ctrl + x för att klippa
- Tryck uppåtpil, högerpil för att flytta till A1.
- Ctrl + V för att klistra in
- Vänster, Vänster, Ner, Ner, Ctrl + X för att klippa stadsraden
- Upp, Upp, Höger, Höger, Ctrl + V för att klistra in staden i kolumn C
- Vänster, Vänster, Ner för att flytta till rad 2.
- Håll ned Skift-tangenten medan du trycker nedåt, nedåt för att välja rad 2, 3, 4
- Alt + edr och ange för att välja Redigera - Radera - Hel rad - OK
- Vid den här tiden har du nästan avslutat makrot. Problemet är att du har valt tre celler och att du bara vill att namnet ska väljas.
- Tryck på uppåtpilen och nedåtpilen för att bara välja namnet på den andra posten.
- Klicka på knappen Stoppa inspelning
Det är dags att prova makrot. Spara arbetsboken om något går fel här.
Skriv Ctrl + a för att köra makrot en gång. Om allt gick bra kommer makrot att ha fixat nästa namn.
Om det fungerade kan du nu hålla ner Ctrl + a tills alla poster är fixade.
Detta lilla makro löste ett verkligt problem. Nyckeln till framgång var att använda läget Relativ inspelning!
Om du tar dig tid att lära dig VBA kan du lösa dessa problem, plus mycket mer komplicerade problem. Kolla in Tracy och min bok - VBA och makron Microsoft Excel 2016.
