Jag pratade med Steve i telefon häromdagen när jag kom på idén till detta tips. Steve hade en tabell med månatliga försäljningssiffror i Excel. Eftersom två produktlinjer hade slagits samman, behövde Steve lägga till alla försäljningssiffror från produkt D i försäljningssiffrorna för produkt C. När jag lyssnade på telefon gjorde Steve vad vi alla gör: han satte in en tom Excel-rad, skrev in en Excel-formel för att summera cellerna, använd sedan klistra in specialvärden för att klistra in resultatet över de ursprungliga siffrorna för produkt C, och sedan raderade den gamla produkten D och den tillfälliga tomma raden. Det finns ett snabbare sätt - att använda Klistra in Special Lägg till istället för Klistra in Specialvärden.
Om du har arbetat med kalkylark sedan Lotus 1-2-3 dagar, vet du hur man / Range Value-celler med formler för att ändra posterna från formler till värden. När du bytte till Excel lärde Excel-hjälpen oss att använda Redigera> Klistra in special> Värden för att uppnå samma sak. Efter att ha klagat över att vi måste lära oss en ny metod började vi alla snabbt använda "Klistra in speciella värden" (om du är en riktig tangentbordsmutter, kom du ihåg alt-esv-genvägen) och fortsatte med våra liv.
För alla som inte vet hur man använder Klistra in specialvärden: granska Gå med i text i Excel.
Här är veckans tips: Har du någonsin tittat på dialogrutan Klistra in special och undrat vad alla dessa andra alternativ verkligen gör?
Låt oss titta på avsnittet "Operation" i dialogrutan PasteSpecial. Med alternativet "Lägg till" kan du markera ett rektangulärt cellområde, använda Redigera> Kopiera för att kopiera dem till klippbordet och sedan använda Redigera> Klistra in Special> Lägg till för att lägga till dessa värden i ett annat cellområde. Detta kommer att göra Steves uppgift mycket enklare.
Låt oss ta en titt på Steves exempel. Han vill lägga till varje månads försäljningssiffror från artikel D till motsvarande månad för artikel C. Först skulle Steve markera cellerna B4: M4 och slå Redigera> Kopiera.
Därefter markerade han cell B3, väljer Redigera> Klistra in special och välj Lägg till i avsnittet Operation i dialogrutan Klistra in special.
Klicka på OK och Excel lägger till cellerna från urklipp till de befintliga värdena för artikel C.
Steve kan nu radera objekt D och fortsätta på väg. Denna metod är snabbare och mindre benägen för fel än att infoga en rad, ange formeln, ändra formlerna till värden och klistra in de ursprungliga siffrorna. Det går inte mycket snabbare, men varje bit hjälper.
Klistra in special kan också användas för att tillämpa ett enda värde på ett cellområde. Till exempel, om du har 1000 celler som alla är negativa och du måste ändra dem för att vara positiva:
- Hitta en tillfällig cell och ange -1 som värdet i den cellen
- Kopiera den tillfälliga cellen
- Markera ditt 1000-cellområde
- Använd Redigera> Klistra in special> Multiplicera för att multiplicera alla dessa 1000 celler med negativ 1.
Så nästa gång du befinner dig på väg att infoga en tillfällig rad för att utföra en beräkning, prova de andra alternativen som finns i dialogrutan Klistra in special för att förenkla ditt liv.
