En fråga från mitt Nashville Power Excel-seminarium: Jag laddar ner data från systemet och några av mina nummer har ett efterföljande minus. Hur konverterar jag bara de som har ett efterföljande minus?
Se figuren nedan. Jag brukade springa till efterföljande minustal 1987 i COBOL. Det är svårt att tro att de fortfarande plågar oss till denna dag.
Det är frestande att fixa dem manuellt. Det är frestande att vända sig till en lång formel som =IF(RIGHT(B2,1)="-",-1*LEFT(B2,LEN(B2)-1),B2).
Den snabba lösningen är begravd i text till kolumner. Välj data i kolumn B. Välj data, text till kolumner. Klicka på Nästa för att gå till steg 2. Kontrollera i steg 2 att du * inte * delar upp data i mer än en kolumn.
Klicka på Nästa. Klicka på Avancerat i steg 3 i guiden. Det finns en inställning för att hantera Trailing Minus Numbers.
Men här är det fantastiska: Trailing Minus är valt som standard. Det betyder att du inte behöver gå igenom alla steg i text till kolumner. Du kan helt enkelt öppna Text till kolumner och klicka på Slutför. Du kan göra detta med tre tangenttryckningar: alt = "" + DEF. Det är lätt att komma ihåg, eftersom det är tre bokstäver i följd. Tryck på alt = "" + D. Vid denna punkt kan du släppa alt = "" och trycka på E och sedan trycka på F. Alt = "" + D är Excel 2003 Data-menyn. E är text till kolumner. F är Finish.
Notera
Jag lärde mig alt = "" + DEF-tricket för cirka 1500 videor sedan på min YouTube-kanal. Jag publicerade en video om att konvertera textnummer till nummer och någon gav mig alt = "" + DEF i YouTube-kommentarerna.
Resultatet: Alla efterföljande minus tecken ändras från text till negativa siffror.
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2201: Några efterföljande minusnummer.
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. En annan fråga från mitt Nashville-seminarium för Lincoln Trail Council, IMA. Någon laddar ner data från Oracle och Oracle gör att de negativa siffrorna har ett efterföljande minustal - så minus visas efter numret. Åh, jäkla.
Och naturligtvis kan du gå in och redigera var och en av dessa åt gången - det skulle vara riktigt, riktigt tråkigt - eller så kan du vända dig till en sådan formel, där vi ser om kolumnens högsta karaktär B är ett minustecken. Om det är så tar vi -1 gånger vänster om B2, alla tecken utom en, annars ger vi B2; = IF (HÖGER (B2, 1) = "-", -1 * VÄNSTER (B2, LEN (B2) -1), B2). Och medan det fungerar är det inte ett roligt sätt att gå.
OK. Och så, istället - ångra, ångra - vi kommer att gå med något inbyggt. Så jag börjar här i B2, Ctrl + Skift + Pil ner, Ctrl + Backspace och går till Data, Text till kolumner, och vi väljer antingen avgränsare eller fast bredd - det spelar ingen roll, jag vill att det här ska stanna en enda kolumn, jag vill inte att den ska brytas in i kolumner alls. Så steg 2, se till att vi bara har en kolumn; steg 3 - nu är det här här - under Avancerat finns det tre inställningar, specificerar decimal- och tusenavgränsaren, och här är det här vi vill ha "Efterföljande minus för negativa siffror". Klicka på OK och sedan på Slutför.
Men jag vill att du ska lägga märke till att "Efterföljande minus för negativa siffror" redan är aktiverat som standard - Det är standard, okej? Så vi behöver inte ens komma in här och gå igenom vart och ett av stegen. Istället kan vi helt enkelt köra, data, text till kolumner och klicka på Slutför.
Okej, nu finns det ett par olika sätt att göra detta: Det sätt som, antar jag, du skulle göra det om du var ny i Excel, är att trycka och släppa Alt, och du ser här uppe att Data är A - så Alt + A och sedan E och klicka sedan på Slutför. Så Alt + A, E, F-- men det är svårt att komma ihåg, så jag använder fortfarande dialogrutan Excel 2003 där Text till kolumn var på fliken Data. Så det var Alt + D. Så i det första fallet är det att trycka och släppa Alt, och sedan A, E, F; min, håll ner Alt och tryck på D för att öppna Data. På Excel-menyn Data 2003 användes T redan för tabell - datatabell - så text till kolumner var E, en andra bokstav - så Alt + D, E, F. Jag gillar det, tre bokstäver i följd, lätt att komma ihåg. Välj bara hela kolumnen så här, Alt + D, E, F, BAM! Alla dessa negativa siffror har fixats.
Det är ett trick - Alt + D, E, F, trick är ett trick som jag lärde mig här på YouTube-kanalen för nästan 1500 videor sedan, när jag försökte konvertera en kolumn med textnummer till riktiga siffror. Någon påpekade Alt + D, E, F, skulle göra det. Nu är det tricket - Alt + D, E, F, trick - definitivt i den här boken, LIVe, The 54 Greatest Tips of All Time. Klicka på "jag" i det övre högra hörnet för mer information om det.
Okej, avslutning från detta avsnitt: En fråga från mitt Nashville Power Excel-seminarium - hur man hanterar nedladdad data där vissa celler innehåller efterföljande minus siffror. Du kan försöka skriva en galen formel, men vi ska inte göra det - Text till kolumner är ett snabbt sätt att hantera detta. Välj hela kolumnen; Data; Text till kolumner; Avgränsare; Nästa; se till att det inte finns några linjer; Nästa; och öppna sedan Advanced och välj "Trailing minus numbers". Men hej, Trailing minus är redan standard, så det finns ett snabbare sätt: Du väljer hela kolumnen och gör Alt + D, följt av E, F, eller tryck och släpp Alt, A, följt av E, följt av F- - alt = "" D, E, F, är definitivt lättare att komma ihåg eftersom det är tre bokstäver i följd.
För att ladda ner arbetsboken från dagens video, besök den URL-adressen i YouTube-beskrivningen. Också i YouTube-beskrivningen, länken till kommande Power Excel-seminarier. Jag skulle gärna se dig i ett av mina kommande seminarier.
Hej, jag vill tacka dig för att du stannade, vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Ladda ner Excel-fil
För att ladda ner excel-filen: some-trailing-minus-numbers.xlsx
Det finns alltid extra tips som dyker upp i YouTube-videon, så titta på den om du har tid. Till exempel använder du Ctrl + Backspace för att få tillbaka den aktiva cellen för att se den i dagens video.
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Kalkylark växer som buskar, de behöver regelbundet klippas."
Andrew Spanien
