Det är den tiden på året att börja planera din semesterkortutskick. Spara dina adresser i Excel och du har två metoder för att producera etiketter; antingen med funktionen Mail Merge i Word eller ett anpassat makro i Excel.
Med endera metoden vill du börja med en lista i Excel. Du bör ha en adress per rad, ordnad i kolumner som visas här.
Metod 1:
Använda Mail Merge från Excel
- Spara och stäng Excel-filen
- Öppna Microsoft Word
- I Word väljer du Verktyg - Bokstäver och utskick - Guiden E-postfusion
- Välj Etiketter och välj Nästa
- Ändra dokumentlayout ska väljas.
- I steg 2 väljer du Etikettalternativ …. För standardetiketter med 3 kolumner med 10 etiketter, välj Avery 5160.
- Välj OK för att välja etikettyp så ser du en ritning av etiketterna på skärmen.
- Välj Nästa: Välj Mottagare
- Välj Använd en befintlig lista. Klicka på länken för att bläddra …
- Ändra typ av filer till "Excel-filer".
- Navigera till och välj den Excel-fil som du sparar i steg 1.
- Excel ska identifiera att din tabell finns på ark 1. Se till att markera rutan längst ner till vänster för kolumnrubriker.
- Som standard väljer Excel alla namn. Du kan stänga av några namn här genom att avmarkera dessa rader. När du är klar med att granska listan väljer du OK.
- Välj Nästa för att gå vidare till Ordna dina etiketter
- Det är dags att lägga upp den första etiketten. Välj Fler objekt.
- Du får en lista med fält i din Excel-fil.
- I listan väljer du Namn och trycker på Infoga. Välj nästa fält och tryck på Infoga, upprepa för varje fält. När du är klar med att välja fält väljer du Stäng.
- Du kommer att se alla dina fält i den första etiketten. De är alla en rad just nu.
- Klicka mellan två fält och tryck enter för att infoga en vagnretur. Upprepa för varje fält. Din etikett ska se ut så här:
- I Uppgiftsfönstret väljer du Uppdatera alla etiketter.
- Var inte orolig att Word lade taggen "Nästa post" till varje etikett.
- Välj Nästa: Förhandsgranska dina etiketter
- Etiketterna kommer att vara kompletta. Du kan välja Nästa: Slutför sammanfogningen
Wow. 23 steg. Det är galet.
Metod 2:
Använd Excel VBA
Med hjälp av de tekniker som beskrivs i VBA och makron Microsoft Excel 2016 har jag utvecklat ett makro som jag använder för att skriva ut Avery 5160-etiketter från Excel.
- Öppna Excel. Från menyn väljer du Verktyg - Makro - Säkerhet och sänker nivån till Medium.
- Ladda ner den zippade filen .
- Packa upp och öppna LabelMacro.xls. Om du tillfrågas om makron väljer du Aktivera.
- Det finns fyra kolumner för data i databasens kalkylblad.
- Öppna filen Addresses.xls. Markera ditt dataområde och Ctrl + c för att kopiera.
- Alt + Tab tillbaka till filen LabelMacro.xls. Sätt cellpekaren i A2 och Ctrl + V för att klistra in.
- Tryck på knappen i D1 med musen.
- Makrot kommer att kopiera och formatera data i Labels-kalkylbladet. Förhandsgranska utskrift och Skriv ut.
Sammanfattning
Semesterkorten kommer att vara ett ögonblick med endera metoden. Om det bara fanns något sätt som Excel kunde baka semesterkakorna … För att få en grundlig förståelse av VBA, kolla in VBA och Macros Microsoft Excel 2016.
