Jag undervisar i en kurs om Power Excel vid University of Akron. Även om det annonseras som en avancerad klass finns det alltid några grundläggande begrepp som eleverna inte verkar känna till. Jag är förvånad över hur de enklaste teknikerna kommer att orsaka mest spänning. Detta är ett av dessa tips.
Idag skrev Sajjad från Dubai med en fråga. Han har en databas med förnamn i kolumn A och efternamn i kolumn B. Hur kan han slå samman förnamn och efternamn i en enda kolumn?
Det här är en av de frågor som du aldrig kan hitta i Excel-hjälp, eftersom ingen tänker söka efter ordet "Sammankoppling". Heck, jag tror inte att någon normal person någonsin använder ordet sammanfogat. Om du inte vet att söka efter Concatenate får du aldrig veta att concatenation-operatören är ett tecken.
Börja med en grundformel för =A2&B2
Detta ger dig resultatet som visas i C2 nedan:
Det här är en bra start. Vi bör dock sammanfoga förnamn, mellanslag och efternamn. Prova den här formeln:
=A2&" "&B2
Sedan är frågan: vill du skrika MICKEY MANTLE, eller vill du hellre säga Mickey Mantle? Om du vill ändra namnet till rätt fall, använd =PROPER()funktionen.
=PROPER(A2&" "&B2)
Därefter vill du kopiera formeln till alla celler i kolumnen. En genvägsmetod för att göra detta är att dubbelklicka på fyllningshandtaget medan cell C2 är vald. Fyllningshandtaget är den mörkare fyrkantiga punkten i cellpekarens nedre högra hörn. Pricken ser ut så här:
När din muspekare är nära punkten ändras muspekaren till ett sådant kors.
Dubbelklicka och formeln kopieras ner till alla celler i intervallet.
Obs! Excel använder kolumnen till vänster när man räknar ut hur långt celler ska kopieras efter dubbelklicket. Om du råkar ha en tom cell i B8 skulle det här tricket sluta på rad 7. Lämna det till Cher att orsaka ett problem.
Om så är fallet kanske du vill ta tag i fyllningshandtaget och dra ner till alla rader för att kopiera formeln.
Anmärkning 2: Den korrekta funktionen är utmärkt, men den aktiverar inte ordentligt efternamn som McCartney (se cell C7). Du måste manuellt gå igenom och aktivera C efter Mc. Det skulle också ha problem med VanHalen. Är det här en smärta? Ja - men det är lättare att fixa några celler än att skriva in allt i rätt fall.
Konvertera formler till värden
Nu när du har Förnamn Efternamn i kolumn C kan du frestas att radera kolumner A & B. Du kan inte göra det ännu. Om du skulle radera kolumnerna A och B skulle alla formler i kolumn C ändras till #REF! fel. Det här felet säger: "Hej - du sa till mig att värdet i den här kolumnen borde vara från A2 och B2, men du tog bort cellerna så jag vet inte vad jag ska lägga här!".
Lösningen är att ändra formlerna till värden innan du tar bort kolumner A och B. Följ dessa steg:
- Markera cellintervallet i kolumn C
- Kopiera cellerna till urklipp med din favoritmetod (De fyra metoderna att välja mellan: Ctrl + C, eller Redigera - Kopiera från menyn eller urklippsikonen i verktygsfältet, eller högerklicka och välj kopiera).
- Utan att avmarkera cellerna väljer du Redigera> Klistra in special på menyn. Välj Värden i dialogrutan Klistra in special och sedan OK. Detta steg klistrar in det aktuella värdet för varje cell i intervallet tillbaka i cellen. I stället för att ha en formel har du nu ett statiskt värde. Det är säkert att radera kolumnerna A och B.
Sammanfoga en cell som innehåller text till en cell som innehåller ett nummer
I allmänhet kommer detta att fungera ganska bra. I bilden nedan har jag använt formeln för att bygga en fras som innehåller ett namn i kolumn A med en ålder i kolumn C.
Tricket är när numret visas i ett format och du vill att det ska användas i ett annat format. Datum är ett klassiskt exempel på detta. Datumet den 11 december 1943 lagras faktiskt som ett antal dagar sedan 1 januari 1900. Om jag försöker gå med i texten i kolumn A med datumet i kolumn B får jag ett dumt resultat.
Lösningen är att använda =TEXT()funktionen. Textfunktionen kräver två argument. Det första argumentet är en cell som innehåller ett tal. Det andra argumentet är ett anpassat nummerformat som indikerar hur numret ska visas. Följande formel ger ett snyggt formaterat resultat.
Det finns många häftiga tekniker som behandlades i detta tips.
- En formel för att gå med i två kolumner med hjälp av ampersand som en sammanlänkningsoperator
- Hur man går med i en cell till ett textvärde
- Hur man använder PROPER-funktionen för att ändra namn till rätt fall
- Varför får du en #REF! fel
- Hur man använder Klistra in specialvärden för att konvertera formler till värden.
- Sammanfoga en cell som innehåller text till en cell som innehåller ett nummer
- Använda TEXT-funktionen för att styra visningen av ett datum i en formel.
Detta koncept är omtryckt från Guerilla-dataanalys med Microsoft Excel.
