För att prova detta tips på din egen dator, ladda ner och packa upp CFH231.zip.
Pivottabeller är Excels mest kraftfulla funktion. Andra tips på den här webbplatsen diskuterar pivottabeller, men dagens show talar om två intressanta användningsområden för pivottabeller. Först kan du använda en pivottabell för att komma med en unik lista över värden från ett fält. För det andra kan du använda en pivottabell för att visa procentandelen artiklar i rad.
Datauppsättningen har 10 000+ rader med försäljningsdata. Det finns kolumner för kund, produkt, månad och sålt antal.
Hitta unika värden
Det traditionella sättet att hitta unika värden från en lista är att använda kommandot Data - Filter - Advanced Filter. Du kan dock också skapa en unik lista med värden med en pivottabell. Välj en enda cell i datasetet. Välj Data - Pivottabell och PivotChart-rapport på menyn. Klicka på Slutför. Du får en tom pivottabell enligt nedan.
För att få en unik kundlista, välj Kundfältet och tryck på knappen Lägg till radområde.
Om du räknar var det totalt fyra klick. Du kan nu kopiera cellerna A5: A28 till ett annat kalkylblad och du har en unik kundlista.
Beräkning av procentandel av totalt
Gå tillbaka till din ursprungliga dataset och välj en enda cell. Från menyn väljer du Data - pivottabell & pivottabellrapport. Klicka på Slutför för att skapa en tom pivottabell.
I produktlistan för pivottabell väljer du Produkt och klickar på Lägg till i radområde.
Välj sedan datumfältet. Ändra rullgardinsmenyn längst ner i fältlistan för att vara kolumnområde och klicka på Lägg till i-knappen.
Välj fältet Fall. Ändra rullgardinsmenyn till dataområdet. Klicka på knappen Lägg till. Den resulterande pivottabellen visar försäljning per produkt och månad.
Även om den här rapporten är en sammanfattning av 10 000 rader med data är det fortfarande en förvirrande rörelse av siffror. Det är verkligen svårt att upptäcka trender i datan. När säljer bananer bäst? Det är svårt att säga.
Dubbelklicka på knappen Summa av fall i cell A3 för att visa dialogrutan Pivottabellfält. Dialogrutan ger dig några inställningar som du sällan behöver ändra. Välj dock alternativknappen för att se fler alternativ.
Den utökade dialogrutan indikerar att du visar data som Normal.
Välj rullgardinsmenyn Visa data som. Det finns alternativ för:
- Vanligt
- Skillnad från
- % av
- % Skillnad mellan
- Running Total In
- % av raden
- % av kolumnen
- % av totalt
- Index
För dagens analys väljer du% av raden. Basfältet och basartikeln är inte relevanta för% av raden, så dessa alternativ är nedtonade. Välj OK för att stänga dialogrutan och återgå till pivottabellen.
I den resulterande pivottabellen kan du se att försäljningen av bananer är starkast under januari till februari. Äpplen gör det bästa i september till november och körsbär går bra i maj till juli.
Även om pivottabeller generellt tar fyra klick att skapa, har de många ytterligare funktioner som möjliggör ännu mer kraftfulla analyser. Människor är ofta förvånade över att Michael Alexander och jag kunde fylla 250 sidor om en funktion i Excel, men när man överväger alla de olika alternativen i en pivottabell förtjänar det en komplett bok.
Tips från det här avsnittet är från Pivot Table Data Crunching.
