För att prova detta tips på din egen dator, ladda ner och packa upp CFH259.zip.
Många chefs ögon lyser när de får en rapport full av siffror. Om dina Excel-data har någon geografisk komponent kan du använda Microsoft MapPoint för att plotta informationen på en karta. MapPoint är ett separat program som du kan köpa från Microsoft. Programmet har ett 299 $ listpris, men Microsoft har en vana att göra dessa tillgängliga för IT-chefer för att delta i konferenser, så du kan vanligtvis hitta försiktigt använda versioner på Amazon för betydligt mindre.
Visualisera din kundbas
Har du en Excel-e-postlista över de kunder som handlar i din butik? Varför inte se var de bor. Börja med data i Excel. Uppgifterna ska ha rubriker som Namn, Adress, Stad, Provins, Postnummer. Du kan köpa med ett minimum av adress, stad och provins.
Välj ditt dataområde (inklusive rubrikerna) och tryck på MapPoint-knappen i standardverktygsfältet. Om några sekunder presenteras dialogrutan Guiden för länkdata. Ändra vid behov landet från USA till Kanada.
Den ursprungliga kartan i Excel kommer att zooma in för att omfatta dina poster. Inledningsvis har vi kunder från Tignish till Elmira, så kartan visar hela Prince Edward Island.
Medan kartan är aktiv visar Excel ett MapInfo-verktygsfält. Se till att ikonen Välj (till vänster om handen) är aktiv.
Med väljikonen ritar du en rektangel runt kärnan hos dina kunder.
Klicka inuti rektangeln för att zooma.
Du kan fortsätta zooma för en mer detaljerad vy. Dubbelklicka på valfri pushpin för att se detaljerna för den adressen.
När du klickar utanför kartan sparas den aktuella zoomnivån och din karta skrivs ut med resten av Excel-dokumentet.
Skapa en översiktskarta efter provins
I den här datasetet har du mer än 1000 poster och vill att Excel sammanfattar en kolumn efter provins.
I det här exemplet sparade jag Excel-filen i en arbetsbok och öppnade MapPoint. Från MapPoint valde jag Data - Importera data-guiden. Välj rätt Excel-fil och välj Öppna. I nästa skärm anger du att dina data kommer från Kanada. Om du har användbara rubriker kommer MapPoint att korrekt mappa dem till rätt fält. Klicka på Slutför.
Om det finns adresser som har skrivits fel kommer MapPoint att erbjuda dig en lista med nära matchningar.
Istället för en kartnålskarta använder du en skuggad områdeskarta.
På nästa skärm väljer du att du vill lägga till Patron-data och summera dem efter provins.
Välj ett färgschema på den sista skärmen.
MapPoint färgar provinserna. Mörkare rött indikerar fler beskyddare och vitt indikerar få beskyddare.
Vägbeskrivning
Importera en Excel-fil med din körväg för dagen. Inkludera ditt kontor som första eller sista adress. Importera dessa data som pushpins med hjälp av Data - Importera data-guiden. När objekten har importerats högerklickar du på trycknålssymbolen i avsnittet Förklaring och översikt i fönstret. Från högerklickmenyn väljer du Lägg till pushpins som stopp.
Välj Rutt - Ruttplanerare från huvudmenyn. I ruttplaneringsfönstret väljer du Beräkna rutt.
MapPoint beräknar körvägen.
Klicka på valfritt stopp i Ruttplaneraren och välj klockikonen.
Du kan ange hur länge du ska stanna hos den kunden.
Längst ner i vägbeskrivningen kan du se en sammanfattning av total körtid, beräknad bränsleförbrukning och total förfluten tid.
Dricks
För att göra sammanfattningsinformationen mer användbar ändrar du körhastigheter och bränslekostnader i dialogrutan Rutt - Fler alternativ.
