För att prova detta tips på din egen dator, ladda ner och packa upp CFH277.zip.
Är du ansvarig för att hantera en säljkår? Skapa en anställd-för-dagen-rapport för att känna igen och belöna de bästa säljare.
Datorsystemet på jobbet kan förmodligen producera en tråkig textrapport som visar vem som sålde vad igår. Jag känner till ett företag som faxar listan ut till varje plats och den publiceras på anslagstavlan i bakrummet. Men - det är egentligen bara en tråkig lista med 120 namn listade i alfabetisk ordning. Ingen ära. Inget enkelt sätt att se vem som gör det bästa.
Vi kan använda Excel för att bygga detta till en glänsande rapport som känner igen de fem bästa säljarna från igår.
Här är uppgifterna i den aktuella rapporten. Det listar säljare i ingen särskild ordning med deras försäljningssiffror från föregående dag. Denna rapport genereras av ditt försäljningssystem och placeras på din server varje dag.
Ovanstående rapport skrivs över varje dag av försäljningssystemet. Så - börja med ett tomt kalkylblad och bygg formler för externa länkar för att hämta aktuell data från försäljningskalkylbladet. För att bygga formeln som visas nedan följer du dessa steg.
- Ha försäljningsrapporten öppen
- Öppna en tom arbetsbok
- Skriv ett likhetstecken i cell B2.
- Använd Window-menyn. Välj försäljningsrapport från fönstermenyn. I försäljningsrapporten använder du musen för att röra vid cell B2. Excel bygger en formel som hänvisar till $ A $ 2. Skriv in F4-tangenten tre gånger för att ta bort alla dollartecken. Kopiera formeln från A2 och ner för många rader. Du bör kopiera den tillräckligt långt för att täcka dina nuvarande säljare plus fler rader för framtida representanter.
Upprepa dessa steg i kolumn C för att skapa en formel för att få tag i nettoomsättningen.
I kolumn A, använd =RANKfunktionen för att få rankningen av denna rads försäljning bland alla försäljningar.
Notera
RANK-funktionen beter sig konstigt med band. Om det är oavgjort för 3: e plats kommer båda posterna att få 3. Ingen post kommer att få en 4. Även om detta är tekniskt korrekt kommer detta beteende att få VLOOKUPs att misslyckas. Ändra formeln som visas ovan för att vara:
=RANK(C2,$C$2:$C$64)+COUNTIF(C$1:C1,C2)
Av till höger, skriv siffrorna 1 till 5.
Till höger om siffrorna använder du en VLOOKUP-formel för att returnera säljarens namn och försäljning.
Lägg till ett nytt kalkylblad. Använd WordArt och ClipArt för att skapa en attraktiv rapport. Formeln i A9 är ="For "&Text(TODAY()-1,"mmmm d, yyyy"). Välj celler C20: I20. Välj Format - Celler - Alignment på menyn. Välj alternativet för sammanfoga celler. Formlerna i C20: C24 pekar tillbaka till kalkylområdet med VLOOKUP-formlerna.
Denna attraktiva rapport kan hängas dagligen på anställdens anslagstavla.
