I dagens show har du hypotetiska undersökningsdata från surveyymonkey.com eller någon annan tjänst. Om du tittar på data i anteckningar ser det ut så här.
Denna typ av data är kommaseparerad. När du har en textfil, titta först på den i anteckningsblocket. Den andra typen av data är avgränsad i rymden. När du tittar på den informationen i anteckningar ser du något som ser ut så här:
Importerar till Excel
Du kan öppna dessa data i Excel. Använd Arkiv - Öppna. I rullgardinsmenyn Filer av typ väljer du antingen Alla filer eller Textfiler.
När du har bytt till att visa textfiler klickar du på survey.txt och väljer Öppna.
Om din fil har ett .CSV-tillägg öppnar Excel det omedelbart. Annars går du till guiden Textimport - steg 1 av 3.
I det här steget måste du välja om din fil är avgränsad eller fast bredd. I det här fallet avgränsas survey.txt, så välj Avgränsa och klicka på Nästa.
I steg 2 antar Excel att dina data är tabbavgränsade. Du måste välja den här kryssrutan för att ange kommatecken som skiljer varje fält.
När du har markerat den rutan visar dataförhandsgranskningen dina data i kolumner.
Klicka på Nästa för att gå till steg 3.
Om du har datumfält väljer du rubriken Allmänt ovanför det fältet och anger rätt datumformat. Min andra favoritinställning här är inställningen Importera inte (hoppa över). Om undersökningsföretaget gav mig extra fält som jag inte behöver, väljer jag att hoppa över dem.
Klicka på Slutför. Dina data importeras till Excel.
Varning
För resten av denna Excel-session, om du försöker klistra in kommaavgränsad data i Excel, kommer klistra in automatiskt att dela upp data i flera kolumner. Det här är bra om du förväntar dig det, men galet om du inte har någon aning om varför det händer en dag och inte andra dagar. Det är handlingen att använda avgränsat alternativ för guiden Text till kolumner som gör att denna "funktion" aktiveras. Det varar till slutet av Excel-sessionen.
Slumpmässigt urval
Din chef ber dig att slumpmässigt ringa 10% av undersökningen. Hellre än att välja de första 10, anger denna formel till höger om dina data: =RAND()<=10%. Eftersom RAND () returnerar ett tal från 0 till 0,99999 kommer detta att markera cirka 10% av posterna med TRUE.
Genomsnittligt svar med formler
Gå till den första tomma raden under dina data. Du vill göra ett genomsnitt av svaret. Det finns en AutoSum-ikon i standardverktygsfältet. Det är ett grekiskt brev Sigma. Bredvid den här ikonen finns en nedrullningspil. Listrutan innehåller ett alternativ till Genomsnitt. Om du först markerar alla kolumner från C647 till I647 och sedan väljer Genomsnitt i rullgardinsmenyn, lägger Excel till alla formler med ett enda klick.
Analysera data med en pivottabell
Säg att du vill kontrollera betyg i receptionen över tid. Följ dessa steg.
- Välj en enda cell i dina data
- Från menyn väljer du Data - pivottabell och pivottabellrapport
- Klicka på Nästa två gånger.
- I steg 3 klickar du på knappen Layout.
- Dra datum till radområdet. Dra Q1FrontDesk till kolumnområdet. Dra respondenter till dataområdet.
- Dubbelklicka på summan av svarande i dataområdet. Byt från Sum till Count.
- Klicka på OK. Klicka på Slutför.
Du har nu en pivottabell som visar alla receptionens resultat. De flesta faller i 3-5-intervallet, men det finns några som fick 1 betyg 3/29, 3/30 och 4/2. Kanske har din receptionspersonal på helgerna ett attitydproblem.
Tipsen i denna show är från Excel för marknadsföringschefer .
