I dagens avsnitt jämförde jag hur man hittar eller tar bort dubbletter. Excel 2007 erbjuder nya coola sätt att göra detta. De tre första tipsen fungerar i alla versioner av Excel. De senaste två metoderna fungerar bara i Excel 2007.
Metod 1:
Använd det unika alternativet i avancerat filter
- Till höger om dina data kopierar du rubriken från kolumnen där du vill hitta unika värden.
- Välj en cell i din datamängd.
- I Excel 97-2003 väljer du Data - Filter - Advanced Filter. I Excel 2007 väljer du ikonen Avancerat från gruppen Sortera och filtrera i datafältet.
- Välj Kopiera till en annan plats
- I rutan Kopiera till anger du kopian av din rubrik. I figuren är detta cell D1
- Klicka på rutan för Endast unika poster
- Klicka på OK
Excel ger dig en unik kundlista i kolumn D.
Metod 2:
Använd en formel för att avgöra om denna post är unik
COUNTIF-funktionen kan räkna hur många poster ovanför den aktuella posten som matchar den aktuella posten. Tricket för att få detta att fungera är att använda ett enda dollartecken i referensen. Om du anger en formel i C2 och du refererar till A $ 1: A1, säger detta, "Börja från den absoluta referensen för A1 och gå ner till posten ovanför den aktuella posten". När du kopierar ner denna formel förblir den första A $ 1 densamma. Den andra A1 ändras. I rad 17, kommer formeln i C2 läst: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
När du väl har angett formeln i C2 och kopierat den till alla rader ska du kopiera C2: C15 och sedan använda Redigera - Klistra in specialvärden för att konvertera formlerna till värden. Du kan nu sortera fallande efter kolumn C och de unika värdena kommer att vara högst upp i listan.
Metod 3:
Använd en pivottabell för att få unika kunder
En pivottabell är bra för att hitta unika värden. Detta är det snabbaste sättet i Excel 2000-2003.
- Välj en cell i din datamängd.
- Välj Data - Pivottabell och Pivot Chart Report.
- Klicka på Slutför.
- I fältlistan för pivottabeller klickar du på kundfältet. Klicka på knappen Lägg till.
Excel visar en unik lista över kunder.
Metod 4:
Nytt i Excel 2007 - Använd villkorlig formatering för att markera duplikat
Excel 2007 erbjuder nya metoder för att hitta dubbletter. Välj antal kunder. Från villkoret Hem väljer du Villkorlig formatering - Markera celleregler - Duplicera värden och klicka på OK.
Om ett namn hittas två gånger kommer Excel att markera båda förekomsten av namnet. Du vill sedan sortera alla markerade celler till toppen.
- Klicka på ett fält i kundkolumnen. Klicka på AZ-knappen i menyfliksområdet.
- Hitta en cell som har den röda markeringen. Högerklicka på cellen. Välj Sortera - Lägg markerad cellfärg överst.
Metod 5:
Nytt i Excel 2007 - Använd ikonen Ta bort dubbletter
Varning!
Denna metod är mycket destruktiv! Gör en kopia av din dataset innan du gör det!
- Kopiera ditt dataområde till ett tomt avsnitt i kalkylbladet
- Välj en cell i din datamängd.
- Välj Ta bort dubbletter i databandet.
- Dialogrutan Ta bort dubbletter ger dig en lista med kolumner. Välj de kolumner som ska övervägas. Till exempel, om du behövde ta bort poster där både kunden och fakturan var identiska, markerar du kryssrutan för båda fälten.
I det här fallet försöker du få en unik kundlista, så välj bara fältet Kund.
- Klicka på OK.
Excel tar bort poster från din dataset. Det kommer att rapportera att n dubbletter togs bort och nn-poster finns kvar.
Som du kan se finns det många metoder för att hantera dubbletter. Excel 2007 lägger till två nya verktyg i din arsenal.
Enligt min erfarenhet försöker revisorer ofta hitta dubbletter för att upptäcka om en rapport har överdrivits. När jag skrev Excel för revisorer täcker jag både Excel 2003 och Excel 2007.
