Pivottabellernas kraft - TechTV-artiklar

De är tillbaka!!!!

Det är fantastiskt att TV-programmet Call for Help återvänder till luften på TechTV Canada. Det här är mina anteckningar från mitt utseende i avsnitt 31.

25-årsjubileum

2004 är 25-årsjubileet för uppfinningen som förändrade världen - det elektroniska kalkylarket. Tillbaka 1978 bestod ett kalkylblad av grönt huvudpapper, en mekanisk penna och ett suddgummi.

I figuren ovan, om du upptäckte att ett nummer var fel, måste du radera alla siffror som är markerade med rött nedan.

1979 ändrade två killar allt. 1978 föreställde sig en MIT-student vid namn Dan Bricklin en miniräknare med en musboll i botten. Han tyckte att det skulle vara coolt att kunna bläddra tillbaka genom tidigare poster, ändra ett nummer och ha alla framtida beräkningar uppdaterade. I samarbete med Bob Frankston utvecklade de världens första elektroniska kalkylark. I oktober 1979 släppte de en VISIble CALCulator för Apple IIe och kallade den VisiCalc. Här är en skärmdump av VisiCalc

Innan VisiCalc fanns det ingen tvingande anledning att köpa en persondator. Ska företag spendera tusentals dollar för att spela MicroChess? VisiCalc körde bokstavligen hela PC-industrin, eftersom många företag köpte en PC för att driva VisiCalc. Dan Bricklin och Bob Frankston landade på omslaget till Inc. Magazine. Det är Bob till vänster och Dan till höger.

Idag, om du besöker DanBricklin.com, kan du ladda ner en arbetskopia av VisiCalc som körs i en DOS-ruta under Windows. Anmärkningsvärt är att hela programmet bara är 28K !.

Pivottabeller

Saker har kommit långt på 25 år. Idag är Microsoft Excel mycket kraftfullt. Den mest kraftfulla funktionen i Excel är en pivottabell. Dessa introducerades ursprungligen i mitten av 80-talet när Lotus Improv kom ut.

Börja med välformade data i Excel

Dina data ska inte ha några helt tomma rader eller kolumner. Det bör finnas en unik rubrik ovanför varje kolumn. Du bör se till att rubrikerna finns i en enda rad istället för att sträcka sig över två eller tre rader. Mina exempeldata är flera hundra rader fakturadata.
Välj en enda cell i datasetet.

Välj Data> Pivottabell och Pivot-diagramrapport på menyn.
I guiden för pivottabell steg 1 klickar du på Slutför för att acceptera alla standardvärden.
Du kommer nu att ha ett nytt kalkylblad i din arbetsbok. Alla tillgängliga fält i din dataset visas i fältlistan för pivottabellen.
Låt oss säga att din chef vill ha en rapport om intäkter efter region och produkt. Dra regionfältet från fältlistan och släpp det i avsnittet Radfält här. Observera att när musen är på rätt plats kommer muspekaren att ändras för att visa det blå fältet längst till vänster om pivottabellen.
Dra sedan produktfältet från fältlistan och släpp det i avsnittet Kolumnfält här. Observera i bilden som följer hur den blå delen av muspekaren är i den andra rektangeln uppifrån.
Dra sedan fältet Intäkter från fältlistan och släpp det i avsnittet Dataposter. Muspekarens blå del finns i kalkylbladets huvudområde.
Din pivottabellrapport är komplett. Du har mycket snabbt sammanfattat hundratals rader med data till en liten rapport för din chef.
Om din chef är som min kommer hon att se detta och säga att det är nästan perfekt. Kan du göra om det med produkter som går ner i storlek och regioner som går överst? Det är här pivottabellen är utmärkt.

Du kan helt enkelt dra de grå fältrubrikerna till en ny plats för att ändra rapporten.
På två sekunder har du ändrat rapporten för att möta chefens begäran.
Om chefen vill ha en annan vy drar du tillbaka produktfältet till fältlistan och ersätter det med datumfältet.

Date Magic

I bilden ovan har du en rapport per dag. Utanför tillverkningsanläggningen behöver inte många se data om dagen. De flesta vill ha en sammanfattning per månad. Här är det hemliga sättet att ändra den dagliga rapporten till en månadsrapport. Högerklicka först på fliken Datumfält. Välj Grupp och Visa detalj och sedan Gruppera.
Välj månader, kvartal och år i dialogrutan Gruppering. Klicka på OK.

Du har nu ändrat din rapport från en daglig rapport till en månadsrapport.

Topp 10 kunder

Ta bort datumfälten från pivottabellen genom att dra tillbaka dem mot fältlistan. Så snart ikonen ändras till ett rött X kan du släppa musknappen för att ta bort fältet.
Dra kundfältet till pivottabellen så att du har en rapport om alla kunder. Om du producerar en rapport för vice presidenten kanske han inte bryr sig om hela kundlistan. Han kanske bara vill se de 10 bästa eller fem bästa kunderna. Börja med att högerklicka på det grå kundfältet. Välj fältinställningar.
Klicka på Avancerat i dialogrutan Fältinställningar (hur skulle någon någonsin hitta det här ???).
På högra sidan av Pivottabellfältet Avancerade alternativ-dialogrutan är Top 10 Autoshow-funktionen. Välj alternativknappen för På. Ändra om du vill visa topp 5 eller 15.
Jag nämnde det inte på showen, men du kan också sortera resultatet i denna dialog. På vänster sida väljer du fallande och sedan Summa av intäkter.
Klicka på OK för att stänga den här dialogrutan. Klicka på OK igen för att stänga dialogrutan Fältinställningar. Resultatet är en rapport från de bästa kunderna, hög-till-låg.

Använda AutoFormat

Om du försöker formatera en pivottabell och sedan pivotera den kan din formatering gå förlorad. Pivottabellens verktygsfält erbjuder en speciell Autoformat-knapp. Välj den här knappen som visas
Du har nu 22 förbyggda format för din rapport. Använd rullningslisten för att se dem alla. Välj ett intressant format och välj OK.
Den resulterande rapporten formateras och behåller formateringen även efter att den har svängts till en ny rapport.