I den här videon visar jag dig ett sätt att snabbt lägga till saknade data i ett kalkylblad. Det är en enkel teknik med en mycket grundläggande formel, och det är ett vackert exempel på kraften i relativa cellreferenser.
Ibland får du en uppsättning data som inte är kompletta, eftersom de har organiserats som en disposition, med huvudrubriker och underrubriker som visas bara en gång i början av ett nytt avsnitt.
Detta är inte ett problem för människor, för vi kan se och förstå den övergripande strukturen för data.
Men det fungerar inte om du vill analysera data med filter, pivottabeller eller till och med villkorlig formatering. För att skiva och tärna data med dessa verktyg vill du ha en fullständig uppsättning värden i varje rad.
Men att skriva in denna typ av saknad information manuellt i en stor uppsättning data är tråkigt arbete, även med genvägar.
Lyckligtvis, så länge data är välorganiserade, kan du använda en enkel formel för att lägga till saknade värden.
Låt oss prova det med denna information.
För att börja, välj data. Om jag placerar markören i den sista kolumnen, som innehåller en fullständig uppsättning värden, kommer kontroll A att göra tricket.
Välj sedan bara de tomma cellerna. För att göra det, använd Control-G för att öppna GoTo-specialfönstret, välj sedan Tomt och klicka på OK.
Vid den här tiden väljs bara tomma celler, och jag behöver bara lägga till en formel för att dra in saknade värden. Du kanske tror att du behöver något snyggt, men faktiskt, på grund av referensernas relativa karaktär i Excel, är formeln vi behöver vara död enkel. Nyckeln börjar med rätt referens.
För att göra det, se till att den aktiva cellen i markeringen är en av de tomma cellerna. Den aktiva cellen kommer att ligga till grund för alla formler vi anger.
Ange sedan en formel som anger den aktiva cellen till adressen till cellen ovanför den.
Nu, i stället för att trycka på retur, som bara skulle ange formeln i den aktiva cellen, tryck på Control + retur.
Kontrollretur anger samma formel i alla valda celler samtidigt. Eftersom formeln innehåller en relativ referens uppdaterar Excel adressen på varje plats. I själva verket ber vi Excel att använda "cellen ovan" för att fylla i alla tomma celler. Detta skapar en kedja av formler som alla "letar upp" för att hämta värden.
Slutligen måste vi bli av med formlerna, så att de inte orsakar problem om vi sorterar eller på annat sätt manipulerar data senare. Med alla formler valda, kopiera till Urklipp, använd sedan klistra in special och välj värden. Detta ersätter alla formler med faktiska värden.
Nu har vi en komplett uppsättning data som vi enkelt kan analysera.
Kurs
Core FormulaRelaterade genvägar
Redigera den aktiva cellen F2 ⌃ + U Ange samma data i flera celler Ctrl + Enter ⌃ + Return Ångra den senaste åtgärden Ctrl + Z ⌘ + Z Välj aktuell region Ctrl + A ⌘ + A Visa dialogrutan "Gå till" Ctrl + G ⌃ + G Flytta aktiv cell ner i valet Enter Return Flytta aktiv cell upp i urvalet Shift + Enter ⇧ + Return Kopiera markerade celler Ctrl + C ⌘ + C Visa dialogrutan Klistra in special Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + + V
