Excel-handledning: Hur man testar villkorlig formatering med dummyformel

I den här videon visar jag dig hur du snabbt testar dina villkorliga formateringsregler med dummyformler.

När du använder villkorlig formatering med formler kan det vara svårt att få formlerna att fungera korrekt, eftersom du inte kan se vad som händer med formeln när regeln tillämpas.

Du kan tänka på villkorlig formatering som ett "overlay" av osynliga formler som sitter ovanpå cellerna.

När en formel i överlägget returnerar SANT för en viss cell tillämpas formateringen.

Formler som inte returnerar SANT (eller motsvarande) gör ingenting.

Problemet är att du inte kan se detta hända, så du måste använda försök och fel, vilket kan vara frustrerande och tidskrävande.

Ett bra sätt att påskynda saker är att använda det jag kallar "dummyformler".

Dummyformler låter dig visualisera hur formler kommer att fungera innan du skapar en regel.

Låt mig illustrera med ett mycket enkelt exempel. Låt oss säga att vi vill markera värden över 100 i denna uppsättning data.

Till att börja med väljer jag ett område åt sidan, uppradat med raderna.

Därefter skriver jag den första formeln i förhållande till den övre vänstra cellen i data.

I det här fallet är det B4, så formeln är

= B4> 100

Nu kopierar jag formeln över och ner.

Observera att vi får ett SANT eller FALSKT resultat i varje cell. Om vi kontrollerar några referenser kan du se att varje formel utvärderar en cell i data, relativt B4.

Föreställ dig nu att dessa resultat transponeras direkt ovanpå informationen. Där du ser ett SANT värde kommer formatering att tillämpas.

Där du ser FALSE händer ingenting.

Den här dummyformeln ser bra ut, så låt oss prova den i en villkorlig formateringsregel.

Först kopierar jag den första dummyformeln. Sedan väljer jag data och skapar en ny regel.

I formelområdet klistrar jag helt enkelt in formeln. Sedan ställer jag in formatet och sparar regeln.

Nu är alla värden över 100 markerade, exakt som förutsagt av dummyformlerna.

Låt oss prova samma idé med en mer komplicerad formel. Låt oss markera rader i denna tabell med prioritet "A".

Som tidigare är det första steget att ta reda på var du ska placera dummyformlerna. Vi har gott om plats till höger, så jag börjar i cell G5.

Eftersom vi vill markera uppgifter med prioritet "A", låt oss försöka

= B5 = "A"

När jag kopierar formlerna kan du se att detta inte fungerar.

De Sanna resultaten visar att endast värden i kolumn B kommer att markeras. Vi vill markera hela rader, så jag måste justera formeln för att låsa kolumnreferensen genom att lägga till ett dollartecken:

= $ B5 = "A"

Nu fungerar dummyformlerna. Vi får en hel rad SANT när prioriteten är "A".

Låt oss prova formeln i en ny regel och följa samma process som tidigare.

När jag ställer in formatet och sparar fungerar den nya regeln perfekt första gången.

Nästa gång du måste tillämpa villkorlig formatering med en utmanande formel, ställ in dummyformler bredvid data och justera formlerna tills du får de resultat du behöver.

Genom att arbeta direkt på kalkylbladet har du full tillgång till alla Excels formelverktyg, och du kan enkelt felsöka och justera formeln tills den fungerar perfekt.