Ibland, om du faktiskt vet namnet på en funktion, är det lätt att hitta hur man styr den funktionen. Men med dagens ämne har de flesta som blir stungna av detta "fel" ingen aning om varför det händer. De kommer att rapportera ett symptom i linje med: "Av någon anledning dyker två av våra anställda upp längst upp i våra pivottabeller". Jag kommer ofta att förutsäga att den anställde heter juni eller maj eller kanske till och med fredag.
Här är historien: Varje kopia av Excel börjar med fyra inbyggda anpassade listor. Dessa listor innehåller tolvmånadersnamnen, sju veckodagsnamn, tolvmånadersförkortningar och sju veckodagsförkortningar. Anpassade listor används ofta i kombination med Fill Handle för att snabbt lägga till rubriker över ett kalkylblad.
Men anpassade listor har andra användningsområden. Du kan sortera efter en anpassad lista. I listrutan Sortera erbjuder rullgardinsmenyn Sortera efter stigande, fallande och anpassad lista. Du kan också använda en anpassad lista för att styra sekvensen av objekt i en pivottabell.
Eftersom anpassade listor är användbara skapar många nya anpassade listor. En lista kan vara så kort som två eller så lång som 254 objekt. Du kan lägga till anpassade listor för dina produktlinjer, kostnadsställen eller anläggningar.
Till exempel har jag en anpassad lista med tre regionnamn: öst, central, väst. Listan har artiklarna i den ordningen. När jag skapar en pivottabell visar pivottabellen automatiskt regionerna i östra, centrala, västra sekvensen, även om den normala sekvensen skulle vara central, öst, väst.
Vad händer när ditt företag introducerade en ny sydregion och du inte uppdaterar den anpassade listan? Excel använder East, Central, West från den anpassade listan och visar sedan objekten som inte finns i den anpassade listan:
Men låt oss låtsas att du inte har skapat några anpassade listor. Din version av Excel har bara de fyra inbyggda listorna. Det finns trettioåtta ord som råkar finnas i dessa anpassade listor. Om du har en datamängd med förnamn, och några av dessa förnamn råkar finnas i listan med 38 ord, sorteras dessa namn högst upp i pivottabellen. Jag känner inte så många som heter Tis eller Tor. Men jag vet att många människor heter Jan. Problemet kommer att inträffa om dina uppgifter innehåller något av dessa namn: april, april, augusti, augusti, december, december, februari, februari, fre, fredag, jan, januari, juli, juli, Juni, juni, mars, mars, maj, må, måndag, nov, november, okt, oktober, lör, lördag, sep, september, sön, söndag, tors, torsdag, tis, tisdag, ons och onsdag.
Notera
Under inspelningen av videon nedan upptäckte jag av misstag att sorteringen av pivottabellerna kunde komma från olika listor. Jan från månadens förkortningar och april från månadsnamnen sorteras båda före ett annat namn som Andy. Det finns dock ingen tydlig regel för vilka anpassade listor som ska sorteras först. Jag kollade även med Sam Rad i Excel-teamet och det finns inget definierat för att hantera blandningen av objekt från flera listor. Sam föreslår att om du vill kontrollera sorteringen av en pivottabell, behåll alla objekten i samma anpassade lista.
Så - hur får du Jan att sluta sortera till toppen av ett pivottabell? När allt kommer omkring kan du inte ta bort de inbyggda anpassade listorna.
- Högerklicka på pivottabellen och välj Alternativ.
- Gå till fliken Totaler och filter i alternativ för pivottabell.
- Avmarkera rutan för Använd anpassade listor vid sortering.
Obs! Det här fixar inte den redan befintliga pivottabellen. Du måste göra steg 4 för att kunna sortera om en pivottabell som redan finns. - Öppna rullgardinsmenyn Region i pivottabellen. Välj Sortera stigande
Om du har Office 365 eller Excel 2019 kan du ändra standardvärdena för alla framtida pivottabeller för att inaktivera den här funktionen. Gå till Arkiv, Alternativ, Data, Redigera standardlayout. I nästa dialogruta klickar du på Alternativ för pivottabell och stänger av funktionen som visas ovan.
Kolla på video
Videoutskrift
Lär dig Excel från Podcast, avsnitt 2211: Pivottabell, ingen anpassad sortering.
Hej, välkommen tillbaka till netcast, jag heter Bill Jelen. Dagens fråga: Varför sorterar mina pivottabeller i en konstig sekvens?
Okej, så vi har en lista över anställda här, och de är alla på förnamnsbasis - Adam, April, Claire, Della - vi infogar en pivottabell: Infoga, pivottabell, OK - lägg namnen ner i vänster sida, och försäljning av någon anledning kommer januari och april till toppen, följt av Gary, Otto, Paul, maj, juni och sedan alla andra, alfabetiskt. Vad händer här?
Jag vet exakt vad som händer här och i många gånger använder jag det medvetet. Låt mig lägga in Region, så märker du att Region dyker upp: Öst, Central, Västra. Varför dyker det upp, öst, centralt, väst? Eftersom jag ställer in en anpassad lista: Arkiv, Alternativ, Avancerat, bläddrar helt till botten, redigerar anpassade listor och ser du? Jag har en lista - öst, central, väst. Och den här listan tillåter mig att använda Fill Handle för att fylla den här listan, det låter mig sortera data i den här listan - du måste gå in i Data, Sort och sedan välja den tredje rullgardinsmenyn Anpassad lista och automatiskt, Pivottabeller sorteras i den här listan. Det är vackert, eller hur? Jag vill att det ska hända.
Men om vi har anställd istället för region - och vi råkar ha några anställda som heter januari, april, maj, juni eller onsdag - kommer de att sväva till toppen av listan. Varför nu Gary, Otto och Paul? Eftersom jag skapar falska data hela tiden, och så har jag en anpassad lista som börjar med Andy och har 26 namn där, och det händer att Gary, Otto och Paul råkar vara i min lista. Om vi skulle ha haft en anställd som heter onsdag eller tisdag, skulle de också ha sorterat högst upp på listan.
Men det enda jag verkligen inte kan förklara här-- och jag försöker förstå hur Excel fungerar hela tiden - men i det här enskilda fallet kan jag inte riktigt räkna ut mönstret eftersom januari och april är i detta lista här-- den fjärde listan uppifrån-- och om jag bara hade skrivit i januari och tagit i Fill Handle och dragit-- eller, låt oss säga att jag skrev in Jan och tog i Fill Handle och drog - det kommer att använd den som är närmast botten, eller hur? Så den här med det extra ordet "Totalt" kommer att bli vant istället för det här högst upp på listan. Okej, så januari och april finns i den här listan, och då - här, där är Andy, här - så, här är Gary och Otto och Paul i listan. Men maj och juni - ja, maj finns i den här listan, och juni finns i den här listan. Rätt. Så, varför det 's blandar objekt från den här listan, den här listan och den här listan-- Jag har ingen förklaring för det. Jag hade förväntat mig att det skulle ha valt en lista och använt allt från listan, vet du, eller något, eller hur? Varför januari och april-- och sedan juni hela vägen här? Det är ingen mening för mig alls.
Men hur som helst, det är inte poängen med avsnittet. Du ställde in för att räkna ut, "Hur får vi pivottabeller att hända utan en anpassad sortering?" Så här är vad du måste göra: För att ändra just denna pivottabell, högerklicka, gå in i Pivottabellalternativ, gå till den andra fliken som heter Totals and Filters, och avmarkera den här rutan "Använd anpassade listor vid sortering." Nu fixar det inte det. Och till och med att ta bort anställd och sätta tillbaka anställd fixar det inte. Du måste gå hit till den här rullgardinsmenyn och säga Sortera A-till-Z, och det kommer att fixa det.
Men tänk om du aldrig vill att detta ska hända, eller hur? Du har någon som heter Jan, och de sorterar alltid högst upp på listan. Du kan stänga av den permanent. Gå till Arkiv, Alternativ, Data-- nu, detta är helt nytt i Office 365, kom 2017 - Redigera standardlayout. Gå till pivottabellalternativ, gå till Totals och filter och avmarkera "Använd anpassade listor vid sortering." Om du inte har det här valet är det dags att uppgradera till Office 365. Det finns egentligen ingen anledning att ha Excel 2016 eller Excel 2013 eller Excel 2010. Du vill få den senaste och bästa versionen - nya funktioner varje månad, och de ger oss verkligen många fantastiska nya funktioner varje månad. Det är faktiskt billigare att gå med Office 365 än att betala $ 400 en gång vart tredje år. Så du vet, det finns ingen bra anledning till det alls.
Pivottabeller, anpassade listor, alla täckta i min bok LIVe, de 54 bästa Excel-tipsen genom tiderna. Klicka på "jag" i det övre högra hörnet för att lära dig mer om boken.
Okej, avsluta idag: Varför fortsätter May eller Jan att sortera till toppen av svängbordet? Det beror på att pivottabeller följer sorteringsmönstret för alla anpassade listor och att månadsnamnen eller veckodagens namn finns i de anpassade listorna. Så om du använder personer som heter juni eller maj eller onsdag kommer de att sortera till toppen av pivottabellen. Var kan du se dina anpassade listor? Gå till Arkiv; Alternativ; Avancerad; rulla hela vägen ner; Redigera anpassade listor. Men hej, de fyra första serierna, de med månadsnamnen och veckodagens namn? De kan inte tas bort. Du får inte redigera dem; De är inbyggda. Okej, så din enda lösning är bara att avfyra alla personer som heter april eller juni eller så kan du högerklicka på pivottabellen och välja Alternativ; gå till Totals and Filters; avmarkera "Använd anpassade listor vid sortering." Eller,om du har Office 365, stänger du bara av den för varje framtida pivottabell-- fil; Alternativ; Data; Pivottabellstandard; gå in i pivottabellalternativ och stäng av den en gång. Det är avstängt för alla framtida listor.
Tja, hej, för att prova det här - för att ladda ner arbetsboken från dagens video - besök webbadressen i YouTube-beskrivningen.
Jag vill tacka dig för att du kom förbi; Vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Ladda ner Excel-fil
För att ladda ner excel-filen: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Excel-tanke på dagen
Jag har frågat mina Excel Master-vänner om deras råd om Excel. Dagens tanke att fundera på:
"Lev ett Excel-lånat liv"
Areef Ali
