Någon från US Army Reserves frågade:
Jag har ett enkelt kalkylark med förfallodatum. Finns det ett sätt att få förfallodagen att bli gröna när de är 10 dagar ute och sedan röda när de är fem dagar ute?
Detta är en enkel uppgift med villkorlig formatering. Den här funktionen introducerades i Excel 95. Den låter dig ange upp till tre villkor och automatiskt ändra cellformateringen utifrån dessa villkor. Du kan ändra teckensnittet, göra teckensnittet fet, ändra färgen, bakgrundsfärgen. Om du har celler som du vill övervaka för att se om de lämnar en viss tolerans är villkorlig formatering ett bra verktyg att använda.
Den bästa metoden är att ställa in det villkorliga formatet för den första cellen i din datumkolumn och sedan kopiera det formatet till alla andra celler i intervallet.
Låt oss säga att datumintervallet är i E2: 200. Du väljer cell E2 och följer dessa steg: (bläddra neråt för att se bilden när du läser …)
- Välj Format - Villkorlig formatering på menyn …
- Till vänster om dialogrutan Villkorlig formatering finns en rullgardinsmeny som säger "Cellvärde är". Klicka på DropDown och ändra värdet till "Formula Is". Detta ändrar den högra sidan av dialogrutan till ett långt fält.
- I det fältet anger du denna formel:
=(E2-TODAY())<6(Observera om ditt första datum inte finns i E2, ändra E2 till cellen som du befinner dig i) - Klicka på Format-knappen längst ner i dialogrutan för villkorlig formatering.
- Mitt på fliken Font finns en rullgardinsmeny. Välj rött. Eller - välj gult och välj Rött på fliken mönster. Det gör att de verkligen sticker ut. Klicka på OK för att återgå till dialogrutan Villkorlig formatering.
Ovanstående steg gör att förfallodatum inom 5 dagar efter idag blir röda. Medan du fortfarande är i dialogrutan för villkorlig formatering gör du dessa steg:
- Klicka på knappen Lägg till >> längst ner i dialogrutan så visas ett nytt villkor 2.
- Ändra "Cellvärde är" till "Formel är"
- Ange en formel
=(E2-TODAY())<11 - Klicka på Format-knappen och välj blått teckensnitt och ett grönt mönster. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Formatera celler.
- Din villkorliga formateringsdialog bör se ut som den här. Klicka på OK.
Vi är nästan där. När du har gått igenom alla dessa steg för att få det villkorliga formatet inställt för den första cellen är det enkelt att använda funktionen Klistra in special för att kopiera format till hela datumintervallet. När du klistrar in specialformat kopieras den villkorliga formateringen också.
- Välj den cell som du har lagt till villkorlig formatering. I detta exempel är det E2.
- Välj Redigera - Kopiera på menyn.
- Markera alla andra datum i dina data - E3: E200. OM du kommer att lägga till mer data är du välkommen att markera några extra rader.
- Från menyn väljer du Redigera - Klistra in special …
- I dialogrutan Klistra in special väljer du den fjärde posten i den vänstra kolumnen - Format.
- Klicka på OK.
Detta kopierar den villkorliga formateringen till alla celler som du valt. Observera att den också kommer att kopiera kanter och nummerformat, så du kan behöva justera dina kanter efter att ha gjort den här åtgärden.
Anmärkningar:
- Det finns en gräns på 3 villkorliga format som kan tillämpas på vilken cell som helst. Inklusive standardformatering som gäller celler som inte uppfyller något av villkoren betyder det att du automatiskt kan ha upp till fyra format som gäller för en cell.
- Om du behöver utöka detta till mer än fyra format måste du skriva ett makro i VBA. Makrot kommer att vara relativt långsamt, eftersom det måste uppdatera alla celler efter att du har gjort ändringar i kalkylbladet. Du kan också hyra en Excel-konsult för att göra det.
- Den svåraste delen av att ställa in villkorlig formatering är att skriva formeln i formelrutan. Kom ihåg att alltid starta formeln med ett likhetstecken. Det kan finnas ett helt kapitel i boken som ägnas åt olika formler som kan skrivas in i den här rutan. Det är möjligt att ange formler som helt och hållet är beroende av andra celler.
- Om du avslutar formelposten och går tillbaka senare för att redigera formeln har Excel en otrevlig vana att tolka bakstegsteckenet som ett försök att peka på celler. Detta kommer alltid att ändra din formel till fel sak. Tryck på Escape för att återgå till den ursprungliga formeln. Det är användbart att markera den felaktiga texten med musen och sedan skriva mer.
