Detta tips är en förlängning av förra veckans Excel-tips. Du kan använda kommandot Gå till special för att välja tomma celler från ett intervall. Detta är bra Excel-teknik för att rensa data i en pivottabell.
Pivottabeller är underbara verktyg. Men vad händer om din pivottabell bara är ett mellansteg i dina datain manipulationer och du vill använda ytterligare den sammanfattade informationen i pivottabellen? Jag fick regelbundet 5000 rader med data från ett äldre mainframe-system. Denna data har kolumner för produkt, månad, region, status och kvantitet. Jag behövde sammanfatta data i en pivottabell med månader som går överst, produkt, region och status går ner i raderna. Pivottabeller gör det här enkelt.
Därifrån behövde jag ta data från pivottabellen och importera till Access. Som du kan se är standardtabellen inte lämplig för detta. Excel använder en konturstil så att varje region bara visas en gång, med tomma celler som följer tills Region Delsumman. Celler i datasektionen utan data är tomma istället för numeriska. Jag vill inte heller ha delsummorna i data.
Från och med Excel 97 finns det alternativ för pivottabellen för att styra en del av detta beteende.
Dubbelklicka på fältnamnet för regionen i dialogrutan för pivottabelllayout. I avsnittet Delsummor klickar du på alternativknappen för "Ingen". Detta kommer att bli av med de oönskade delsummorna.
I Excel 2000 tar alternativknappen dig till en dialogruta där du kan ange "För tomma celler, visa:" och fylla i en noll så att du inte har en tabell full med tomma celler.
För att ytterligare manipulera pivottabellen måste du göra den inte längre en pivottabell. Om du försöker ändra celler i en pivottabell kommer Excel att berätta att du inte kan ändra en del av en pivottabell. Följ dessa steg för att ändra från en pivottabell till bara värden:
- Flytta cellpekaren utanför pivottabellen.
- Om pivottabellen börjar på rad 1 sätter du in en ny rad 1.
- Börja markera i den nya tomma raden 1 och dra nedåt för att välja hela pivottabellen.
- Gör Ctrl + C (eller Edit - Copy) för att kopiera detta intervall.
- Med samma område valt gör du Redigera - Klistra in special - Värden - OK för att ändra pivottabellen till bara statiskt värde.
Men här är det riktiga tipset för den här veckan. Skriver Jennifer
Jag har ständigt stött på problemet med att använda pivottabellalternativet för att sammanfatta reams of data, men det fyller inte i raderna under varje ändring i radkategori. Vet du hur man gör att pivottabellen fylls i under varje förändring i kategori ?? Jag har varit tvungen att dra och kopiera varje kod så att jag kan göra fler pivottabeller eller sortera. Jag har försökt ändra alternativen i pivottabellen, till ingen nytta.
Svaret är inte lätt att lära sig. Det är inte intuitivt. Men om du hatar att dra ner cellerna kommer du att älska att ta dig tid att lära dig denna process! Följ med - det verkar långt och utdraget, men det fungerar verkligen. När du väl har fått det kan du göra det på 20 sekunder.
Det finns faktiskt två eller tre nya tips här. Låt oss säga att du har två kolumner till vänster som är i konturformat som måste fyllas i. Markera från cell A3 hela vägen ner till cell B999 (eller vad din sista rad med data är.)
Knep # 1. Markera alla tomma celler i det intervallet.
Tryck på Ctrl + G, alt = "" + S + K och ange sedan. va?
Ctrl + G visar dialogrutan GoTo
Alt + S väljer "Special" -knappen i dialogrutan
Dialogen Goto-Special är en fantastisk sak som få vet om. Tryck på "k" för att välja "tomma". Klicka på enter eller klicka på OK och du har nu valt bara alla tomma celler i pivottabellens konturkolumner. Dessa är alla celler som du vill fylla i.
Knep # 2. Titta inte på skärmen medan du gör detta - det är för läskigt och förvirrande.
Tryck på lika-tangenten. Tryck på uppåtpilen. Håll Ctrl intryckt och tryck på Enter. Att slå är lika och uppåtpilen säger, "Jag vill att den här cellen ska vara precis som cellen ovanför mig." Håll Ctrl intryckt när du trycker på enter säger: "Ange samma formel i varje vald cell, som tack vare trick # 1 är alla tomma celler som vi ville fylla i.
Trick # 3. Vilket Jennifer redan vet, men är här för fullständighet.
Du måste nu ändra alla dessa formler till värden. Markera alla celler i A3: B999 igen, inte bara mellanrummen. Tryck på Ctrl + C för att kopiera detta intervall. Hit alt = "" + E och sedan sv (enter). att klistra in speciella värden dessa formler.
Ta-da! Du kommer aldrig att spendera en eftermiddag manuellt genom att dra ner kolumnrubriker i en pivottabell igen.
