Cheryl skickade in veckans Excel-problem. Excel-veteraner kommer att se detta som grundläggande, men det var ett värdefullt tips för Cheryl. Eftersom detta är det första Excel-tipset för säsongen 1999-2000 börjar vi med en grundläggande.
Någon gav mig ett Excel-kalkylblad. Riktnummer finns i kolumn F, och ett sjusiffrigt telefonnummer finns i kolumn G. Jag vet hur man delar upp en kolumn med hjälp av text-till-kolumner, men hur slår jag ihop dessa två kolumner?
Lyckligtvis börjar riktnummer och telefonnummer aldrig med 0 i USA, så det fanns inga fall där den främsta nollan på telefonnumret förlorades. En snabb genomsökning av data visade att alla telefonnummer hade 7 siffror och alla riktnummer hade tre siffror. Efter att ha pratat Cheryl kom vi överens om att det bästa formatet skulle vara att få telefonnumret att se ut så här: (330) 555-1212
I cell H2 börjar vi bygga formeln. Operatören i Excel för att gå med i två textfält är & -symbolen. Alla konstanter du vill ha måste ingå i dubbla citat. Så, för att få de ledande parenteserna och riktnummer behöver du en formel så här:="("&F2
Lägg sedan till ytterligare en sammanlänkningsoperator och de slutna parenteserna runt riktnummer. Observera att det finns både ett parenthese och ett utrymme i citaten.="("&F2&") "
Att få telefonnumret med bindestrecket blir lite svårare. Använd VÄNSTER-funktionen för att få bara de tre första siffrorna i telefonnumret. Syntaxen är VÄNSTER (cell, # tecken). Efter detta lägger du till ytterligare ett sammanfogningstecken och mittstrecket i citattecken.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Använd MID-funktionen för att få nummer 4 till 7 i telefonnumret. Syntaxen är MID (cell, starttecken, antal tecken). Vi vill börja med det fjärde tecknet och fortsätta med totalt fyra tecken. Således är den slutliga formeln:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - det ser ut som en stor formel, men om du bryter ner det och bara bygger det ett steg i taget är det enkelt.
Följ med för ytterligare 2 heta tips. Nu när du har formeln i cell H2 behöver du ett snabbt sätt att kopiera ner det till alla celler. Excel har en bra genväg för detta. Sätt cellpekaren på H2. I det nedre högra hörnet av cellpointerrutan finns en liten kvadrat. Dubbelklicka på denna ruta med musen och formeln kopieras ner till så många rader som du har data i kolumn G.
Det finns ett sista viktigt steg. Om du nu skulle radera kolumnerna F och G, skulle alla dessa fina telefonnummer i H förvandlas till #REF !. Du måste konvertera cellerna från en formel till värden. Så här gör du. Markera alla celler som innehåller telefonnummer i kolumn H. Tryck på Ctrl + C (eller Redigera - Kopiera) för att kopiera dessa celler. Nu, utan att markera cellerna, gör omedelbart en redigering - klistra in special. Klicka på alternativknappen för Värden och klicka på OK. Formlerna kommer nu att ändras till värden och du kan radera kolumner F & G.
Excel är otroligt flexibelt för att manipulera data. I det här fallet var Cheryl rädd att hon skulle vara uppe hela natten med att nyckla dessa riktnummer och telefonnummer till en enda cell. Formeln och stegen i veckans tips ger dig möjlighet att göra samma uppgift på ungefär en minut.
