Excel - kan flera personer redigera samma arbetsbok? Ja - den nya funktionen kallas coauthoring. Lär dig allt om det här.
Kolla på video
- Hur kan två personer redigera samma Excel-arbetsbok samtidigt?
- Denna funktion introducerades 2017 och är tillgänglig för alla som använder Office 365, Excel online eller Excel på iPad.
- För att vara medförfattare måste arbetsboken lagras på OneDrive eller SharePoint.
- För vanliga funktioner, som att ange data och formler, bör medförfattarupplevelsen vara bra.
- En färgad ruta visar vilka celler som uppdateras. Dessa rutor uppdateras snabbt.
- Ändringar av andra slutpunkter visas på några sekunder.
- Det finns sätt att bryta det - att använda pennor på fliken Rita på menyfliksområdet är ett sätt.
- Excel kan be dig att uppdatera arbetsboken för varje slutpunkt om du stöter på ett av dessa fel.
- Meddelandet som säger att arbetsboken inte kunde laddas upp och erbjuder Spara en kopia är värdelöst - du
- skulle skapa en gaffelversion av arbetsboken.
Videoutskrift
Lär dig Excel från, Podcast avsnitt 2157: En massa människor som redigerar samma arbetsbok samtidigt.
Vi har alla haft den här situationen där en arbetsbok måste redigeras av flera personer, okej? På det gamla sättet att göra detta öppnar den första personen arbetsboken, får skrivåtkomst, alla andra har skrivskyddad och sedan finns det en hel del stridigheter om vem som får tillgång till filen, och ni är alla överens, hej vi kommer att växla, men sedan glömmer någon att de har filen öppen och de går till lunch och låser dörren, och alla är bara skruvade, okej, eller så kan du göra den gamla delarbetsbokens sak som bara var hemsk för då kan inte göra någonting. Alla Excels funktioner stängs av.
Så vad vi har nu, om du är i Office 365, har du den här AUTOSAVE-ikonen längst upp till vänster. Det är en indikator på att du har vad de kallar medförfattare, okej? För att kunna använda co-authoring måste du vara på Office 365 eller använda Excel för iPad eller använda Excel online - en av dessa tre - din arbetsbok måste sparas på OneDrive eller SharePoint, kan inte lagras lokalt på din hårddisk, och om … som i mitt fall just nu, har jag tre olika Excel-körningar på tre olika datorer på mitt kontor och de har alla tillgång till samma OneDrive-konto så jag har alla tre öppna, men om du delar med andra i din avdelning måste du skicka en delningslänk.
Så, låt mig byta hit. VIEW, SWITCH WINDOWS, RAPPORT FÖR JANUARI, och - kolla in det här - vi har flera cellpekare, höger, den blå och den gröna, och jag klickar på de 18 här, så det är mitt. Den gröna är jag men det finns någon annan där ute som har en andra cellpekare, och jag byter här till min bärbara dator, och på den bärbara datorn flyttar jag ett par celler bort, så och du Jag ser att när den bärbara datorn rör sig får jag se vad den bärbara datorn fungerar på, okej? Så det står att Mary Ellen Jelen är där i den cellen och det är fantastiskt hur snabbt det är. Så när den rör sig uppdateras den nästan omedelbart.
Nu, här, på den andra arbetsboken, ska jag ta den 18 och skriva 99 och trycka på RETUR nu, så tittar vi. Vi tittar för att se vad som händer här. Det tog cirka 3 eller 4 sekunder att se förändringen hända men det händer med flera personer samtidigt. Nu plockade jag upp min iPad där jag har den här filen öppen på min iPad och jag ska välja den 4 januari, APPLE, den 13, och tyvärr kommer iPad inte att överföra där iPad arbetar, men jag Jag ändrar det till 999, och jag trycker på ENTER nu och, åh, iPad är lite långsammare. Jag ändrade just det 13 till 999 och det uppdateras inte, uppdateras inte, uppdateras inte. Hur hemskt är det, men på iPad kan jag se att denna 99 förändrades. Okej, så det finns någon form av fördröjning där från iPad. Jag undrar varför. Jag vet inte varför. Jag vet inte varför.OK. Låt oss säga att vi vill dela den här arbetsboken - där. Det slutligen, äntligen uppdaterat. Hur lång tid tog det? Vi måste gå tillbaka och mäta hur lång tid det tog.
Okej, så jag vill dela den här arbetsboken med någon annan. Så vi går till DELA och jag kan bjuda in människor om de är i min adressbok, eller så kan jag FÅ EN DELNINGSLÄNK, så ska jag skapa en redigeringslänk, okej? Så det finns en fin liten redigeringslänk. Jag kopierar det, jag skickar det till någon, och de kan ta det från sin e-post, och låt oss bara komma hit till en webbläsare så kontrollerar vi + V.
OK. Nu, så, här är någon som inte har Office 365 men behöver kunna arbeta med den här arbetsboken. Det ligger precis utanför din syn här. Jag ska försöka göra detta lite mindre, och du ser att vi har den här saken som heter EDIT IN BROWSER. När jag väljer EDIT IN BROWSER, okej, så nu kan jag och webbläsaren gå till den datumcellen den 1 januari och ändra 999. Tryck på ENTER. Okej, nu har jag inget här i webbläsaren som indikerar vem som finns i den filen, men när jag kommer tillbaka till Excel har 999 bytt igen. Se, Excel online, vi överförs inte vem som är i vilken cell. Okej, så definitivt människor som arbetar i Office 365 på en Windows-dator, det här är den bästa upplevelsen eftersom alla får se var alla andra är.
OK. Så nu, låt oss göra det onda här och försöka bryta det, okej? Så jag ska gå tillbaka till den bärbara datorn som kör Office 365, jag ska välja DATUM för 6 januari 2018, som för närvarande har cellen 10, och jag kommer att skriva 999 men jag är inte kommer att trycka på ENTER, okej, och se, det ändrade inte bara indikatorn utan det säger att den andra personen redigerar den cellen så. Nu när du ser att det blir mörkblått betyder det att hålla dig borta från det, men jag kommer att bryta mot det. Jag ska komma hit och skriva 888. Okej. Jag ska trycka på Enter på båda datorerna samtidigt. OK. Gruvan visar 888 och den här visar 999. Vi tror var och en att det fungerade men då ändrade min 999 här. OK. Så när det synkroniseras har vi ett potentiellt problem som är ganska dåligt.
Så jag skulle ha trott att de skulle ha varnat mig. De skulle ha sagt, hej, det går något fel här som du kraschade men jag antar att varningen är det faktum att någon annan redigerade cellen. Så om jag kommer till 17 på den bärbara datorn, ELDERBERRY, och börjar redigera det, ändrar DET till 666, är det mitt eget problem om jag bestämmer mig för att gå in i den cellen, okej? Vi kan utbildas för att göra detta. Vi kan vänja oss vid att hålla borta om någon annan är i den cellen. Låt dem inte komma in där.
OK. Nu visar gästen, onlineupplevelsen i Excel, faktiskt vilken cell de befinner sig i. Låt oss se hur snabbt det förändras. Så jag kommer tillbaka hit till Excel online, väljer HONEYDEW för januari och kommer sedan till Excel och ser hur lång tid det tar. OK. Så nu uppdateras faktiskt Excel online. Fortfarande ingen kärlek till Excel på iPad där. Vi kan välja andra celler och det gör ingenting.
Okej. Nu, en intressant sak om detta: Jag var ute på Excelapalooza i Dallas, och Steve Kraynak från Excel-teamet var där och gjorde en demo om co-authoring och visade hur cool co-authoring är, och, naturligtvis, Excel för iPad har några funktioner som du vet att vi normalt inte kan göra eller inte enkelt kan göra på din bärbara dator eller något liknande. Så på iPad just nu går jag till fliken DRAW, jag väljer HIGHLIGHT och ritar en liten höjdpunkt över vissa celler, 17 och 13 i Excel 2010, så och stänger sedan av DRAW-funktionen. Så jag använder faktiskt pekskärmen på iPad för att markera några celler, och sedan går jag också till INSERT-fliken och jag kommer ut bara till CHERRY för 3 januari. Jag ska infoga ett foto med kameraverktyget, det verkligakameran på iPad, okej. Så där. Här, låt oss bara göra kontorsväggen här. Jag tar en bild, säg använd foto. OK. Så jag tog bara en bild på iPad.
Om du är en vanlig tittare på podcasten och tittade på gårdagens avsnitt - avsnitt 2156 - var det en arg video som talade om hur hemsk AUTOSAVE är. AUTOSAVE är en biprodukt av medförfattare. Så för att ge oss medförfattare gav de oss AUTOSAVE. På 1/10 av 1% av tiden när vi behöver medförfattare är medförfattare en fantastisk funktion, och om du hittade den här videon älskar du medförfattare eftersom nu kan flera personer arbeta på samma arbetsbok samtidigt, och livet är riktigt, riktigt bra. Det är de andra 99,999% av tiden när vi inte behöver medförfattare att AUTOSAVE är helt ond och det kommer att skruva upp dina kalkylark. Gå gärna tillbaka och titta på den videon för att se om farorna med AUTOSAVE.
Tja, det tog lite tid men fotot från iPad visade sig faktiskt. Okej. Så i allmänhet fungerar saker bra. Saker synkroniseras mellan alla de 4 slutpunkterna. Till och med bilderna dyker upp som jag tog på iPad. Även i Excel online visar bilderna att jag tog i iPad vilket är bra, okej? Så nu ska jag komma hit och gå till ritverktygen, välja en av dessa nya pennor och bara rita lite klotter här, okej, och sluta sedan bläcka och se vad som händer, och det står att det är sparande. Sparad i OneDrive. Okej, jättebra.
Now, let's go see what happens on the other machines. Oh. Unsupported Feature. This feature cannot be edited because it contains the following features: Objects like toolbar controls, toolbox controls, or ActiveX controls. Well, I didn't insert any of those. I inserted one of the new pen items. So, now, I'm stuck with save a copy from the file tab and edit the new copy. Well, that's horrible because now I've created a forked version of the file.
Alright. Boy, it would have been nice if back in Windows 7 there, in the real Excel, it would have told me, hey, you're about to completely screw this up for everybody. That would have been really, really good. Alright, so, you know, essentially now, well, I could save a copy but I don't have a clue what it is that I recently typed here and what I'm going to lose, so it'd just be… well, I don't know. Alright. So, FILE and then… well, we'll just lose our changes.
Alright. So, back here, we now have the red line. It's not showing up on the iPad. The iPad says, refresh recommended, a newer version of this file is available on the server. So, I say more, and refresh. We're waiting for it to download, and, yes, now, the red scribble shows up on this version. Now, going back to check on the Windows 10 laptop where it also made a red scribble, different red scribble. Upload failed. Your file wasn't uploaded because your changes can't be merged with changes made by someone else, and, again, my choices are save a copy or discard changes, and, again, save a copy, useless because now I’ve create a forked version, and (what am I going to use, spreadsheet inquirer, - 10:49) to go figure out what changed. So, are you sure you want to discard all your changes that have not been uploaded to the server? Yes, and then, on the laptop, if I reopen, the scribble that I created in Windows 7 now shows up, but I had to (close, potential - 11:06), lose changes and reopen, alright?
So, things are going great between the four endpoints -- Excel online, Windows 7, Windows 10, and the iPad -- until I came here and did one of these new pen objects in either of the Excel for Windows versions, and then, well, now, I can't deal with the online version anymore and the syncing became a real hassle.
So, hey, just a note for Microsoft that there are certain operations you can do -- rare operations -- like going back here and using one of the new pen things that can force all the endpoints to have to reload in order to get past that, alright? Known issue. It's a thing.
OK. Så, slå ihop. Medförfattare, hej, det undviker hela besväret om alla måste vara skrivskyddade förutom en person, en hel del strider. Fantastiska nyheter: om du använder Office 365 eller till och med Excel online, Excel på iPad i allmänhet, verkar det fungera ganska bra tills du gör något dumt som att infoga ett av de nya ritobjekten som det inte förväntar sig, du vet, och sedan fungerar inte Excel online, och då går saker och ting på rätt sätt, men i allmänhet, bara genom att ange siffror och formler kan jag se var detta kommer att fungera riktigt, riktigt bra.
Okej, ja, hej. Jag vill tacka dig för att du kom förbi. Vi ses nästa gång för en ny netcast från.
Nedladdning fil
Ladda ner exempelfilen här: Podcast2157.xlsm
