Nästa version av Excel kommer i september 2006. Microsoft har varit otroligt framträdande om de nya funktionerna i Office 12. Jag har bevakat flera bloggar av Microsoft-anställda.
- Alla skärmdumpar som visas i dagens avsnitt är från Dave Gainers blogg . Dave är den ledande projektledaren för Excel.
- Jensen Harris har en bra blogg för att prata om det nya användargränssnittet i hela Office
Fler rader
Den första biten av stora nyheter i Daves blogg är att Excel-rutnätet blir betydligt större. Antalet rader går från 65 536 till 1 048 576 (det vill säga 2 20). Antalet kolumner går från 256 till 16 384 (2 14). Detta är en fantastisk ökning av nätets storlek. För närvarande har ett Excel-kalkylblad cirka 16 miljoner celler.
I Excel 12 kommer ett Excel-kalkylblad att ha 17 miljarder celler. Det är en häpnadsväckande ökning. För att visualisera detta, om den gröna rutan är storleken på Excel 12-rutnätet, är den gula rutan storleken på det aktuella Excel 2003-rutnätet.
Förbättrad kartläggning
I Excel 2003, säg att du ville skapa ett diagram från data som denna.
Du kanske är van vid det ganska tråkiga diagrammet som produceras av Excel. Det har sett ut så här sedan Excel 95.
Här visar Dave samma diagram i Excel 12:
Du har alternativ för att styra glöd, ram, metallic, temafärger och mer.
Här är en annan jämförelse av ett aktuellt diagram (överst) och Daves förhandsvisning av den nya kartmotorn.
Ny datafältfunktion
Jag älskar den här nya funktionen som heter Data Bar. Säg att du har en kolumn med värden. Välj kolumnen och använd ett datafält i intervallet. Excel ritar i små stapeldiagram i celler som visar den relativa storleken på varje värde. Detta gör det väldigt enkelt att upptäcka högre och lägre värden.
Snabb summa
Det finns många fler viktiga funktioner, men det finns också mindre förbättringar. De flesta vet inte om quicksum-funktionen i Excel. Det är här du markerar ett antal numeriska celler i kalkylbladet som visas här.
Snabbsumman visas i statusfältet längst ner på kalkylbladet. Du kan högerklicka så att det visar en summa, min, max, antal etc.
I Excel 12 har denna funktionalitet förbättrats kraftigt och visar flera statistik samtidigt.
Sammantaget är förbättringarna i Excel 12 enorma. Om du läser Daves blogg kommer du att lära dig om fantastiska förbättringar i villkorlig formatering, pivottabeller, en Excel Server-produkt. Det finns dock en "Gotcha" som gör människor nervösa. Den välbekanta menyraden för Arkiv - Redigera - Visa - Infoga - Format är … borta.
Problemen med det aktuella användargränssnittet
Det nuvarande Excel-användargränssnittet består av 9 huvudmenyalternativ, plus 42 ikoner i verktygsfältet Standard och Formatering. Det finns också högerklickmenyer som kan visas och ytterligare 17 verktygsfält. Kort sagt, det nuvarande användargränssnittet är en förvirrande röra.
Med omkring 300 aktuella menyalternativ hamnar nya funktioner djupt ner i menysystemet. Till exempel är kommandot Utvärdera formel en av de kraftfullaste nya funktionerna i Excel 2003, men hur många som läser den här artikeln har hittat den begravd djupt på Verktyg-menyn?
Legenden säger att Microsoft har möten med nuvarande Office-användare och frågar dem vilka nya funktioner de vill se. Det vanligaste svaret blir alltid något som redan har funnits i Excel sedan 1997, men ingen kunde hitta funktionen.
Tänk på verktygsfältets ikoner. Vet du verkligen vad alla 47 gör? Jag ska vara ärlig - det är jag och till och med vet jag inte vad några av dem gör. Om jag var riktigt uttråkad kunde jag hålla musen över alla 47 av dem, men om du använder Excel är oddsen att du aldrig blir så uttråkad, eftersom vi har arbete att göra. Hej - titta - du behöver inte använda Ctrl + K för att infoga en hyperlänk, du kan använda den här ikonen.
Och - vem visste att PasteSpecial fanns i verktygsfältet, men dolt bakom den här rullgardinsmenyn?
Så - i grund och botten - det finns många saker i den nuvarande Excel och ingen har tid att hitta den.
Det nya användargränssnittet
I det nya användargränssnittet ersätts menyraden, standardverktygsfältet och formateringsverktygsfältet med "The Ribbon".
Bandet innehåller sex flikar; Ark, infoga, sidlayout, formler, data, granskning. Nya flikar kan visas beroende på vad du gör i Excel. Varje flik innehåller kommandon som är specifika för en grupp uppgifter. Det vackra med kommandona är att de visas som ikoner och ord. Du behöver inte hålla muspekaren för att gissa vad ikonen gör.
Eftersom jag älskar pivottabeller är det exempel som jag tog från Daves blogg vad som händer när du har en pivottabell på kalkylbladet. Två nya flikar visas som är specifika för pivottabeller. På den första fliken har du många kommandon som är specifika för pivottabeller. De flesta av dessa funktioner har funnits i Excel, men du måste vara en guru för att hitta dem.
På den andra fliken finns det många alternativ för att formatera pivottabellen. Några av dessa är nya, men det blir mycket lättare att hitta någon av dem utan att behöva använda det gamla verktygsfältet, sedan en rullgardinsmeny för att hitta alternativdialogen.
Om du gillade den gamla dialogrutan för pivottabell kan du naturligtvis alltid visa den äldre versionen av dialogrutan. Heck - även sättet att komma åt den gamla alternativdialogen är enklare än den tvåstegsprocess som krävs i Excel 97 till 2003.
Det nya användargränssnittet har också ett verktyg för snabbåtkomst (med en cool fade-in / fade-out-effekt som Outlook 2003: s nya meddelandemeddelare). Knapparna i verktygsfältet har en "live preview" -funktion - sväva över en stil så ser du den tillfälligt tillämpad på ditt kalkylark.
Min Take
Excel 12 blir mycket bättre än Excel 2003. Behöver alla 1,1 miljoner rader? Tja, nej - men en massa människor behöver 72 000 rader. Just häromdagen gav Quickbooks mig den här löjliga CSV-filen med 500 kolumner med data. Jag behövde bara 100 av dessa kolumner, men det var säkert trevligt att kunna öppna filen i en betaversion av Excel 12, ta bort de oönskade kolumnerna och sedan spara den för användning i Excel 2003.
Förändringarna i användargränssnittet blir en mindre hastighetsstöt för 400 miljoner befintliga Excellers. Jag måste tänka på var saker finns i Excel 12.
Inledningsvis kommer det att bli lite frustration när vi vänjer oss vid bandet. (Om du är ett Excel-proffs och vet att Alt + EIJ står för Edit - Fill - Justify, så har Microsoft ett kompatibilitetsläge åt dig.)
Om du är en tangentbordsperson kommer du att uppskatta att alla kommandon på menyfliksområdet kan nås från tangentbordet, inte bara några av dem.
Poängen:
Detta är den bästa nya versionen av Excel som har släppts sedan Excel 97. Jag har ofta klagat på att innovationsnivån i Excel minskade efter att Lotus 1-2-3 inte längre var ett hot. Microsoft hade gjort ett fantastiskt jobb med den nya versionen. Det kommer att klagas när vi försöker lära oss det nya användargränssnittet. Jag förväntar mig ett par dagar av förvirring, men jag kommer snabbt att vänja mig där saker är. Jag har alltid sagt att produktiviteten i vit krage skulle skjuta i höjden om folk verkligen visste hur man använder mer än 5% av Excel. Denna nya version kommer att avslöja många av Excels kraftfulla funktioner. Personligen kan jag inte vänta på att den här versionen dyker upp.
